Пятница, 18:40. 6-НДФЛ не сходится с расчётными листками на 4 217 ₽
«Контрольные соотношения красные. Раздел 2 не бьётся с суммой удержанного по сотрудникам. Что делать?» — таких сообщений в чате коллег за прошлую неделю было четыре. Знакомо? Расхождение в пару тысяч рублей превращается в полдня раскопок. Сейчас будет важное — не пропустите. Расскажу, где обычно прячется ошибка и как её ловить в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Без воды, по шагам — как я сам это делаю на проектах.
Откуда вообще берутся расхождения в 6-НДФЛ
Причин немного, и почти все — про дату получения дохода. Сейчас это поле — главное в учёте НДФЛ: налог считается по дате выплаты, а не по дате начисления (по правилам ст. 223 НК РФ). Типичные источники несовпадений:
- Перерасчёт прошлого периода — больничный задним числом, отмена отпуска, доначисление премии
- Межрасчётные выплаты — отпускные, больничные, материалка попали в «не тот» период по сроку перечисления
- Ручные правки в документах начисления — кто-то «подбил» сумму руками
- Разные даты документа и даты выплаты — частая история по премиям
- Сотрудник уволен в середине месяца, а доход «дотянулся» в следующий период
Ладно, погнали дальше.
Шаг 1. Сверяем «Анализ НДФЛ по месяцам» с расчётными листками
Первым делом — отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода». В 1С:ЗУП он лежит в разделе Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам. Настраиваем группировку по сотрудникам и по месяцу налогового периода. Сравниваем с расчётным листком за тот же месяц. Если в листке у Иванова исчислено 13 000 ₽, а в анализе — 12 870 ₽, разница в 130 ₽ — это маркер. Где-то перерасчёт или ручная правка. Совет из практики: не сверяйте «в целом по организации». Я раньше так делал — и пару раз больно обжёгся. Цифры могут сложиться случайно, а внутри будут плюсы и минусы по разным людям, которые просто компенсировали друг друга. Только по каждому сотруднику отдельно.
Шаг 2. Проверяем дату получения дохода в межрасчётных выплатах
Самая частая беда — отпускные и больничные. По п. 1 ст. 223 НК РФ дата получения дохода для них — день фактической выплаты, а не последний день месяца, как для зарплаты. Что смотрим в 1С:ЗУП:
- Документ «Отпуск» или «Больничный лист» — поле «Планируемая дата выплаты»
- Документ «Ведомость на выплату» — фактическая дата выплаты и дата удержания НДФЛ
- Если даты разъехались — НДФЛ зафиксируется не в том периоде Раздела 1 формы 6-НДФЛ
Помню случай — бухгалтер провела отпускные 28 марта с датой выплаты 31 марта. А по факту деньги ушли 1 апреля (банк не успел до конца дня). В 6-НДФЛ за первый квартал НДФЛ не попал, а в Разделе 2 — попал. Расхождение 9 100 ₽. Полдня искали. Лечится перепроведением ведомости с правильной датой и пересчётом НДФЛ через Налоги и взносы → Все документы по НДФЛ.
Шаг 3. Ищем перерасчёты прошлых периодов
Открываем отчёт «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику». Это самый честный инструмент — он показывает движение по регистрам накопления. На что смотрим:
- Колонка «Перерасчёт» — если там не ноль, копаем причину
- Месяц регистрации vs месяц налогового периода — должны совпадать, кроме случаев законного перерасчёта
- Сторнирующие записи красным — признак того, что документ перепровели задним числом
Если нашли сторно в закрытом периоде — это сигнал для уточнённой 6-НДФЛ по тому кварталу. ФНС в рамках камеральной проверки может запросить пояснения, лучше сдать уточнёнку самим. Один нюанс, на котором я лично спотыкался. Если перерасчёт уменьшает доход прошлого квартала (например, отозвали из отпуска), отрицательную сумму нельзя «съесть» текущим месяцем. Уточнёнка — обязательна.
Шаг 4. Прогоняем контрольные соотношения
В 1С есть встроенная проверка. Формируем 6-НДФЛ через Отчётность, справки → 1С-Отчётность, нажимаем «Проверить → Проверить контрольные соотношения». Программа подсветит красным то, что не сходится. Основные соотношения, которые ломаются чаще всего:
- Строка 110 (начислено) ≥ строка 130 (вычеты) — иначе отрицательная база
- Строка 140 (исчислено) = (110 − 130) × ставка — арифметика по применимой ставке НДФЛ
- Сумма по Разделу 2 = сумма выплат из Раздела 1 за период
- Удержанный НДФЛ по 6-НДФЛ = удержанному по справкам о доходах (бывший 2-НДФЛ, теперь приложение к годовой 6-НДФЛ)
Если соотношение нарушено — ФНС попросит пояснения по ТКС в рамках камеральной проверки. Не страшно, но времени съест.
Шаг 5. Сверка с уведомлением по ЕНП
С переходом на ЕНП НДФЛ перечисляется с подачей уведомлений по периодам удержания. И тут — отдельный пласт расхождений, о который часто спотыкаются. Проверьте: суммы в уведомлениях за каждый период удержания должны в сумме давать строку 160 (удержано) по 6-НДФЛ за квартал. Где смотреть в 1С:Бухгалтерии: Операции → Единый налоговый счёт → Уведомления. Фильтр по КБК НДФЛ. Если по уведомлениям отправили 412 000 ₽, а в 6-НДФЛ строка 160 показывает 408 500 ₽ — разница 3 500 ₽ висит на ЕНС. Либо переплатой, либо как недоимка.
Типичные ошибки, на которых горят
Собрал то, что вижу в чатах коллег регулярно:
- Декабрьская зарплата, выплаченная в декабре — это доход декабря, попадает в 6-НДФЛ за год. Если выплатили в январе — это уже доход января следующего года
- Аванс с удержанием НДФЛ забыли отразить в нужном периоде удержания
- Материальная помощь в пределах необлагаемого лимита (п. 28 ст. 217 НК РФ) НДФЛ не облагается, но в отчёт попадает с вычетом по соответствующему коду. Часто про этот код забывают, а сверх лимита уже облагается
- Дивиденды — по прогрессивной шкале НДФЛ (ст. 224 НК РФ); при превышении порогов дохода применяется повышенная ставка
- Уволенному сотруднику выплатили компенсацию за неиспользованный отпуск — дата дохода = дата выплаты, а не дата увольнения
Честно? По нашей практике, значительная часть этих ошибок происходит не от незнания, а от спешки в последний день перед сдачей. Ну вы поняли, к чему я веду — закладывайте на сверку отдельный день, а не последний час.
Что делать, если уже сдали с ошибкой
Спокойно. Алгоритм такой:
- В 1С исправляем первичные документы и перепроводим расчёт за нужный месяц
- Формируем корректирующую 6-НДФЛ с номером корректировки 1 (или 2, если уже корректировали)
- Если изменилась сумма удержания — подаём уточнённое уведомление по ЕНП за соответствующий период
- Доплачиваем разницу + пени по ст. 75 НК РФ за дни просрочки
- Если разница в пользу бюджета — переплата зачтётся на ЕНС автоматически
И ещё момент. Штрафа за уточнёнку, поданную до требования ФНС, по общему правилу нет. Это важно: лучше отправить корректировку самим, чем ждать требования.
Итог: чек-лист перед отправкой 6-НДФЛ
Прогоняйте каждый квартал:
- Анализ НДФЛ по месяцам сошёлся с расчётными листками — по каждому сотруднику
- Даты выплат в ведомостях = фактическим датам перечисления
- Перерасчётов прошлых периодов — нет (или есть и оформлены уточнёнкой)
- Контрольные соотношения 1С — зелёные
- Сумма уведомлений по ЕНП = строке 160 формы 6-НДФЛ
Полчаса проверки в пятницу — спасают от двух недель переписки с ФНС в апреле. Проверено на своей шкуре.
Полезно? 👍 — простой способ поддержать материалы по 1С и учёту
Есть задача в 1С, которую в вашей бухгалтерии некому делать? На koderion.ru — спецы с часовой оплатой, без найма и долгих собеседований. Описали проблему → получили расчёт → работаете.
Материал — рабочая практика, не заменяет письма ФНС и консультацию аудитора. Если в вашей базе картина отличается — это нормально, ЕНС и 1С не всегда совпадают. Пишите в комменты, разбираем.