За девять лет работы с event-площадками мы заметили закономерность: большинство сорванных мероприятий проваливается не на самом празднике, а за несколько недель или месяцев до него, на этапе выбора и брони. Особенно часто ошибки делают неопытные организаторы, но и на опытных бывает проруха. Лофт вроде бы подобран не маленький, а в итоге гостей приходит вдвое больше расчетного, или гостей сколько надо, но на входе «пробка» в гардероб на час - гардеробщик один на всех, или в очереди в бар нужно отстоять половину вечера! В общем много всего: парковочных мест недостаточно, фотозона падает в самый ответственный момент, горячее приносят холодным...и т.д. и т.п.
Каких только историй мы не слышим от наших гостей и агентов, которые уже обожглись на других площадках и теперь проверяют каждую деталь дважды! А ведь эти промахи повторяются из раза в раз, и почти каждый из них стоит либо денег, либо нервов, либо испорченного вечера. Чтобы вам не пришлось учиться на своих ошибках, мы собрали пять самых частых промахов и разобрали каждый: что именно идет не так, почему так выходит и что сделать заранее, чтобы не «убить» мероприятие.
Логика одинаково работает и для корпоратива на 200 человек, и для свадьбы или дня рождения на 20, поэтому статья пригодится и опытному event-менеджеру, и тем, кто организует личное событие впервые.
Ошибка 1. Бронируют лофт, не приехав на просмотр
Самая дорогая ошибка случается раньше всех остальных, еще до брони. Площадку выбирают по фотографиям на сайте, вносят предоплату, а уже на монтаже обнаруживают, что потолки заметно ниже, чем казалось, единственные окна выходят на парковку, а чтобы завезти декор и технику, машину приходится разгружать через половину квартала и вручную.
Причина проста - фотограф снимал зал так, чтобы подчеркнуть его лучшие стороны: широкоугольный объектив растягивает пространство, удачный свет убирает темные углы, в кадре пустое помещение без лишней мебели и людей. На фото лофт выглядит просторнее и светлее, чем он же вечером с накрытыми столами, гостями и приглушенным освещением, и этот разрыв замечают слишком поздно.
Отсюда правило: смотрите площадку до брони и предоплаты, обязательно вживую или хотя бы по видеосвязи (и да, ролик с ютуба тоже не панацея), и обязательно в том формате, в котором планируете событие. На просмотре стоит проверить то, что не видно на отретушированных фотографиях:
• высоту потолков и реальный метраж, потому что заявленная площадь не всегда совпадает с полезной, а низкие потолки давят даже в большом зале или не позволят разместить запланированный декор;
• освещение и расположение окон, ведь от света зависят и атмосфера вечера, и качество фото и видео;
• шумоизоляцию, особенно если планируются музыка и танцы до глубокой ночи;
• подъезд и зону разгрузки, так как декор, техника и кейтеринг должны попасть в зал без согласований и лишних доплат;
• мощность электросети и число розеток, поскольку свет, звук и кухня требуют серьезного запаса по электрике.
Мы не продаем зал заочно! Очень редко показываем залы онлайн. Клиент должен увидеть пространство и задать неудобные вопросы до того, как внесет деньги, а не после.
Ошибка 2. Не закладывают бюджет на охрану и персонал
На событие для ста гостей ставят одного охранника (особенно на вечера с алкоголем) и пару официантов («там всего пару блюд вынести»), а потом удивляются, почему вечер идет тяжело – драку в фойе разнимали гости, за входом фактически никто не следит, горячее принесли остывшим, горы немытых бокалов никто не унес, и как занавес - у гардероба собирается очередь…
Персонал — это статья, на которой проще всего сэкономить на бумаге, ведь в смете она выглядит как лишние тысячи. На деле один официант на сто человек физически не успевает разнести блюда, сменить перемены и убрать посуду, а один охранник не закроет одновременно вход, гардероб и зал, если что-то пойдет не так.
Считать персонал нужно по нагрузке, а не по принципу «один на всех». По нашему опыту, на банкете лучше заложить одного официанта на 10-15 гостей, на фуршете — на 20-25, а охрану рассчитывают по числу входов и количеству людей, а не единой ставкой на весь вечер. Стоит это ощутимо: работа персонала на крупном московском событии обходится в среднем в 80-150 тысяч рублей, и эти деньги разумно заложить сразу, чем сэкономить и получить очереди с холодной едой.
AGLOFT существует регламент по количеству персонала – мы никогда не предложим лишних трат, но всегда оговариваем базовый минимум - без которого ваше мероприятие превратится в испытание для гостей.
Ошибка 3. Берут декор на себя
Чтобы сэкономить, оформление часто заказывают у знакомых или собирают своими силами… И тут - как повезет! Но чего мы только не видели в день монтажа - фотозона не держится на легком каркасе, шары сдуваются еще до прихода гостей, гирлянды хватило на половину зала, а тяжелую арку не за что закрепить как следует, и она кренится или падает в самый неподходящий момент.
Декор кажется простой задачей ровно до того, как доходит до монтажа на месте. Тут выясняется, что нет креплений под нагрузку, нет нормального инструмента, площадка не разрешает сверлить стены и вешать конструкции на исторические перекрытия. Любительское оформление почти никогда не рассчитано на то, что простоять оно должно несколько часов активного использования, а не пару кадров.
Рабочих решений здесь два: либо брать подрядчика, у которого есть опыт монтажа именно на площадках, либо выбирать лофт с готовым оформлением. Базовый декор крупного события в Москве начинается от 50-80 тысяч рублей, а полноценное оформление свадьбы или премиального корпоратива доходит до 200-500 тысяч, поэтому самодельная фотозона «чтобы не переплачивать» в случае провала обходится дороже всего, ведь переснять испорченный вечер уже не получится.
Но и тут можно сэкономить – подберите зал под вашу концепцию с хорошим светом. Лофты со своим дизайн-кодом снимают большую часть затрат на привозной декор. В наших залах интерьер в стиле mid-century уже работает как фотозона: кирпичная кладка, винтажная мебель, теплый свет и фактурные стены не требуют отдельной декорации, и доснимать к ним приходится по минимуму.
Ошибка 4. Неверно считают вместимость или скрывают число гостей
Типичная ситуация: бронируют зал на двадцать человек, а на событие приходит сорок. Гости стоят в проходах, рассадки на всех не хватает, кейтеринг рассчитан на меньшее число порций, и весь вечер проходит в тесноте, которую уже не исправить на ходу.
Причин обычно две. Либо вместимость зала считают неверно, путая площадь зала с числом реальных посадочных мест, ведь на банкете с рассадкой и сценой в то же помещение войдет заметно меньше людей, чем на фуршете или конференции. Либо реальное число гостей сознательно занижают агенту, чтобы влезть в зал поменьше и подешевле, и тогда тесноту заказчик, по сути, устраивает себе сам.
Называйте честное число гостей и закладывайте запас на тех, кто приходит «плюс один» без предупреждения. И уточняйте вместимость именно под ваш формат: у каждого зала есть свой cap-rate, то есть максимальная вместимость при конкретном сценарии, и для банкета, фуршета и конференции это будут три разные цифры в одном и том же помещении. Площадка с опытом сама спросит про формат и подскажет, какой зал подойдет под ваш сценарий, а не просто продаст тот, что сейчас свободен.
Ошибка 5. Не составляют план мероприятия
Зал нередко берут на минимальное число часов, без тайминга и без понимания, как именно пойдет вечер. В разгар события время заканчивается, и дальше работают два одинаково неприятных сценария: либо доплата за каждый дополнительный час по повышенному тарифу, либо праздник приходится сворачивать на самом интересном месте.
За всеми этими симптомами стоит одна причина: нет плана события. Без тайминга невозможно честно оценить, сколько часов нужно с учетом монтажа, сбора гостей, самой программы и уборки после, поэтому время и берут на глаз, и крайне редко угадывают.
Составьте тайминг еще до брони: во сколько заезд на монтаж, когда сбор гостей, сколько длится программа, когда выезд и уборка. Заложите запас на форс-мажор, потому что задержки случаются почти всегда.
И совет, не входящий в ошибки. Но весьма ценный! Не упустите свой идеальный зал…Если дата с залом устраивают, фиксируйте бронь предоплатой и договором сразу, ведь устная договоренность ничего не гарантирует, и пока нет предоплаты, дату спокойно отдадут тому, кто готов заплатить раньше.
Коротко о главном
Почти все пять ошибок сводятся к одному корню: событие готовят на бегу, без просмотра, без честного расчета гостей и персонала, без плана и тайминга. Времени на подготовку всегда оказывается меньше, чем кажется в начале, поэтому считать гостей, людей и часы выгоднее заранее и на спокойную голову.
Если впереди корпоратив, свадьба или съемка, мы поможем не наступить ни на одни из этих граблей: покажем зал онлайн или вживую, честно посчитаем вместимость под ваш формат и подберем площадку под бюджет и число гостей. Ваш AG LOFT.