Закупки — одна из ключевых статей расходов в сфере гостеприимства. Продукты, напитки, хозтовары и расходники нужны регулярно, но во многих заведениях процесс до сих пор ведется вручную. Такой подход отнимает время, усложняет учет и мешает контролировать затраты. Разберемся, как грамотно управлять затратами в HoReCa и выстраивать закупки так, чтобы снизить издержки, упростить операционные процессы и избежать лишних расходов.
Закупки влияют на прибыль сильнее, чем вы думаете
В сфере гостеприимства важно контролировать все основные статьи расходов: аренду, фонд оплаты труда, коммунальные платежи, налоги, маркетинг и закупки. Но если часть затрат фиксирована и меняется редко, то закупки остаются одной из самых управляемых частей бюджета. Здесь можно влиять сразу на несколько факторов: выбирать поставщиков, пересматривать объемы партий, регулировать частоту заказов и снижать списания.
При этом значительная часть регулярных закупок в HoReCa приходится не только на продукты и напитки, но и на сопутствующие категории — хозтовары, бытовую химию, канцелярию и расходные материалы. Так, по данным Купер Бизнес, около 40% заведений регулярно закупают хозтовары и бытовую химию, еще 20% — канцелярию и расходники.
Такие категории часто остаются вне основного внимания, потому что каждая отдельная закупка кажется небольшой. Но именно из-за регулярности и отсутствия системного контроля расходы постепенно накапливаются и начинают заметно влиять на общий бюджет заведения.
Поэтому эффективное управление затратами в HoReCa — это не только поиск выгодных цен у поставщиков. Важно контролировать весь процесс закупок: понимать, какие категории закупаются чаще всего, как быстро расходуются товары, какие остатки остаются на складе и где возникают лишние траты или списания. Купер Бизнес предоставляет аналитику по закупкам, а также позволяет ускорить процесс закупок с помощью предсобранной корзины.
Закупаться раз в неделю – ошибка
Частота закупок должна зависеть от оборотов, а не осуществляться большими партиями раз в неделю, чтобы «закрыть вопрос» сразу. Такой подход кажется удобным, но на практике не всегда выгоден. По данным Купер Бизнеса, кафе и рестораны с частыми мелкими закупками 2-3 раза в неделю теряют на списаниях в два раза меньше, чем те, кто закупает продукты крупными партиями раз в неделю. Для HoReCa это особенно важно: спрос может меняться из-за погоды, дня недели, сезона и локальных событий. Если закупки не соответствуют реальному потреблению, образуются излишки: часть из них не используется вовремя и уходит в списания. Поэтому оптимальная модель – не просто искать самую низкую цену, а выстраивать закупки вокруг фактического оборота. Лучше чаще обновлять запас ходовых категорий, чем держать избыточные объемы «на всякий случай».
Поставщики – ваши партнеры
Поставщик для сферы гостеприимства – это ключевой партнер, от которого зависят стабильность бизнеса, себестоимость товаров и услуг, а также операционная нагрузка на команду. Если партнер часто меняет условия, срывает сроки или требует сложного документооборота, команда тратит больше времени на администрирование и теряет контроль над затратами. При выборе партнера стоит смотреть на несколько вещей: регулярность доставки, ширину ассортимента, прозрачность цен и документов, удобство повторных заказов.
Средний активный клиент Купер Бизнес тратит на закупки около 95 000 рублей в месяц. При таком объеме даже небольшая неэффективность в процессе может превращаться в заметные потери: лишние списания, срочные дозакупки, переплаты за отдельные позиции или время собственника, которое уходит на операционную рутину.
Гайд: как HoReCa–бизнесу взять закупки под контроль
Шаг 1. Оценить текущую структуру закупок
Начните с базовой оценки: определите категории, которые закупаются регулярно и быстрее всего расходуются. В HoReCa это могут быть продукты, напитки, хозтовары, бытовая химия, расходники и другие позиции, от которых зависит ежедневная работа объекта. По таким категориям особенно важно контролировать остатки, сроки, качество поставок и объем закупки.
Шаг 2. Определить частоту закупок
Оцените, как часто нужно пополнять запас по каждой категории. Для скоропортящихся продуктов могут подойти небольшие регулярные пополнения, для хозтоваров и расходников — более редкие плановые закупки. Такой подход помогает не держать лишние объемы на складе и снижать риск срочных дозакупок.
Шаг 3. Оценить списания и перерасход
Проверьте, какие позиции чаще всего списываются, заканчиваются раньше срока или закупаются с избытком. Если одни товары регулярно не успевают использоваться, а другие приходится докупать срочно, проблема может быть в объеме закупки, графике поставок или контроле остатков.
Шаг 4. Выбрать поставщиков
Проверьте, сколько поставщиков закрывают базовые потребности бизнеса. Чем больше разрозненных точек закупки, тем сложнее контролировать цены, документы, сроки и остатки. Оптимальная модель та, где основные категории можно закупать регулярно, прозрачно и без лишней операционной нагрузки.
Шаг 5. Вести учет
Даже базовый учет помогает увидеть, где появляются потери: в закупочных ценах, списаниях, срочных дозакупках, лишних объемах или разрозненных поставщиках. Без учета закупки остаются рутиной, а с учетом становятся инструментом контроля затрат.
Перенесите снабжение туда, где заказ, оплата и документы лежат рядом