Как уже отмечалось ранее, в процессе работы у любого предприятия, независимо от его масштаба, скапливается огромное количество документов самого разного типа: от управленческих распоряжений и приказов до кадровых документов и бухгалтерских отчетов. Важно понимать, что у каждого документа есть свой жизненный цикл. Когда он перестает быть актуальным для текущей работы, его нельзя просто уничтожить. После завершения всех делопроизводственных процедур – то есть, когда он окончательно оформлен в дело согласно нормам закона – документ переходит в новый статус. Он становится частью архивного фонда организации и подлежит передаче на хранение. В качестве примера можно привести договор, по которому стороны полностью исполнили свои обязательства. Его актуальность для оперативной деятельности исчерпана. Аналогичная ситуация происходит и с кадровыми документами: как только сотрудник увольняется, его личное дело закрывается. В этот момент документ перестает быть объектом делопроизводства и приобретает статус архивной единицы, подлежащей хранению. Важно отметить, что документы становятся архивными в году, следующим за тем, в котором посчитались законченными делопроизводством.
В начале организации документооборота индивидуальному предпринимателю необходимо определить основные сроки хранения документов, появляющихся в процессе жизнедеятельности его бизнеса. Подробный перечень сроков, на которые он может ориентироваться, установлен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». [18] Указанные в данном приказе сроки хранения актуальны и для бумажных, и для электронных документов.
По срокам хранения документы делятся на следующие виды:
1. Временного срока (до 10 лет) – данные документы остаются в подразделении, в котором были созданы, и уничтожаются после истечения срока, если обратного решения не дала проводимая перед уничтожением экспертиза ценности.
2. Долговременного срока (более 10 лет);
3. Постоянного срока.
Учитывая, что большое количество документов имеет временный срок хранения, их скопление в оперативной базе ЭДО может создать избыточную нагрузку системы. Для эффективного управления документооборотом и соблюдения нормативов по хранению предприятиям необходимо использовать электронный архив – отдельную систему для структурированного и долгосрочного хранения документов, выведенных из оперативного использования.
Существует несколько способов хранения электронных документов:
- Создание электронного архива на физических носителях (например, флешке или жестком диске);
- Использование специальных систем хранения электронных документов (СХЭД);
- Использование облачного хранилища выбранного оператора ЭДО (при наличии).
Стоит отметить, что хранение документов на физическом носителе несет за собой определенные риски, так как подобное решение не исключает возможность утраты или искажения файлов. К тому же это крупная электронная база предполагает наличие большого количества документов, поэтому может быть излишней для мелких организаций и ИП. Таким образом, на сегодняшний день индивидуальному предпринимателю наиболее целесообразно использовать варианты приобретения доступа к СХЭД или облачному хранилищу.
Говоря о СХЭД, стоит отметить, что на законодательном уровне (а именно в Приказе Росархива от 31.07.2023 № 77) определены требования, предъявляемые к работе в таких системах:
- Хранение документов должно осуществляться вместе с их метаданными (т.е. файлами, содержащими важную информацию, позволяющую идентифицировать документ – его дату, номер, информацию о режиме доступа);
- Ответственному за электронный архив сотруднику необходимо ежегодно проверять протоколы СХЭД на предмет неразрешенного доступа или изменения файлов и метаданных;
- Необходимо контролировать размещение и состояние электронных носителей, а также менять программное обеспечение на актуальное;
- Электронные документы должны иметь резервную копию;
- И т. д. [21]
Помимо вышеуказанного, требования предъявляются не только к системе хранения, но и к самим документам:
- Документы должны храниться в формате PDF;
- Документы должны быть подписаны электронной подписью;
- И т. д. [16]
Для выбора наиболее подходящего решения важно определить разницу между СХЭД и облачными хранилищами операторов ЭДО:
1. Структура и поиск:
- Облачное хранилище ЭДО – поиск обычно линейный: по контрагенту, дате, номеру. Найти все договоры по заданному клиенту за определенный срок, которые относятся к определенному проекту, может быть сложно или невозможно.
- Система электронного архива – здесь существует четкая иерархия. Документы формируются в дела (например, «Договоры за 2023 год», «Личные дела уволенных сотрудников»), и сопровождаются описями. Благодаря расширенному поиску можно найти документ по любому атрибуту, а навигация по структуре архива интуитивно понятна.
2. Сроки хранения и уничтожение:
- Облачное хранилище ЭДО – операторы, как правило, не следят за сроками хранения документов. Они будут хранить их столько, сколько оплачен тариф (или по их внутренним регламентам). Такие хранилища не отслеживают сроки хранения документов, поэтому не предложат уничтожить документ по их истечению.
- Система электронного архива – отслеживание сроков хранения – это ее ключевая функция. В системе ведется реестр сроков хранения для каждого типа документа. Она автоматически сигнализирует, когда срок истекает, и позволяет запустить процедуру экспертизы ценности. Если срок хранения документа (например, 1 год) истек, система поможет оформить акт об уничтожении и удалить его в установленном порядке.
3. Юридическая значимость при проверках:
- Облачное хранилище ЭДО – для текущей проверки (например, камеральной налоговой) – это идеальный источник. Но если предпринимателю понадобиться найти документы 5-летней давности для выездной проверки или суда, выгрузка из облака оператора может быть неструктурированной и не соответствовать требованиям к оформлению архивных дел.
- Система электронного архива – это золотой стандарт для проверок и судов. Документы здесь хранятся в виде, требуемом законом: сформированные в дела, с описями, с сохранением всей истории подписей и метаданных. Выгрузка из такой системы — это готовый ответ на требование налоговой или аргумент для суда.
Сравнение вышеуказанных вариантов хранения архивных документов кратко отображено в таблице 2.
Таблица 2 – Сравнение системы хранения электронных документов и облачного хранилища оператора ЭДО
Однако, помимо этого, у облачных хранилищ есть ряд преимуществ перед системами СХЭД:
- Удобство работы с документами. Облачные сервисы позволяют легко редактировать, комментировать и обмениваться документами, а работать с ними можно с любого устройства с доступом в интернет.
- Автоматическое резервное копирование. В облачном хранилище все данные автоматически копируются. Если возникнут проблемы, документы не потеряются.
- Безопасность данных. Облачные сервисы защищают данные с помощью механизмов шифрования. [19]
Таким образом, индивидуальному предпринимателю важно проанализировать плюсы и минусы указанных подходов, четко определить нужды бизнеса и по заданными критериям подобрать наиболее эффективное решение.
16. Делис Архив : сайт. – Москва, 2008. – URL : https://www.archiv.ru/useful – Режим доступа: свободный. – Текст: электронный.
18. Контур Диадок : сайт. – Екатеринбург, 1992. – URL : https://www.diadoc.ru/articles/47281 – Режим доступа: свободный. – Текст: электронный.
19. Контур Удостоверяющий центр : сайт. – Екатеринбург, 1997. – URL : https://ca.kontur.ru/articles – Режим доступа: свободный. – Текст: электронный.
21. Справочная медиа Точка Банк: сайт. – Москва, 2015 г. URL : ). https://allo.tochka.com/sno-ip?utm_campaign=g_sno-ip – Режим доступа: свободный. – Текст: электронный.