Смерть близкого человека — тяжелое испытание. В такие моменты поддержка работодателя может стать важным подспорьем для сотрудника. Разбираемся, как правильно оформить и выплатить материальную помощь в связи со смертью родственника, а также как оплатить налоги и отразить операцию в учете.
Материальная помощь от работодателя — добровольная мера поддержки. Решение о выплате, размере и условиях принимает сама организация и закрепляет во внутренних документах. Налогообложение материальной помощи напрямую зависит от того, кем приходился умерший, и как оформлены документы.
Кто считается членом семьи по закону
Согласно статье 2 Семейного кодекса РФ, к членам семьи относятся супруги, родители и дети (в том числе усыновленные). Судебная практика расширяет этот перечень: если с сотрудником совместно проживали и вели общее хозяйство бабушка, дедушка, брат или сестра, их также могут признать членами семьи.
Как оформить выплату?
Если в организации нет специального бланка, сотрудник пишет заявление в свободной форме, в котором обязательно должны быть:
- ФИО и должность
- Причину обращения (смерть члена семьи)
- Степень родства с умершим
- Предпочтительный способ получения выплаты
На основании заявления руководитель издаёт приказ о выплате. Это внутренний документ организации, его форма может быть любой — главное, чтобы в нём были указаны сумма, основание и срок выплаты.
Три важных правила, о которых стоит знать
- Равные условия для всех. Если в компании положена материальная помощь, её размер или формула расчёта должны быть одинаковыми для всех сотрудников.
- Никаких штрафов. Работодатель не вправе отменить или уменьшить выплату, даже если у сотрудника есть дисциплинарные взыскания.
- Каждая утрата — отдельный случай. Если в течение года у сотрудника умерли два разных родственника, это два самостоятельных основания для выплаты. Помощь можно получить дважды, и каждая выплата оценивается отдельно.
Налоги и взносы: когда платить, а когда — нет
Порядок обложения зависит от того, кем умерший приходился сотруднику:
- Смерть члена семьи по СК РФ (супруг, родитель, ребенок) — вся сумма материальной помощи освобождается от НДФЛ на основании п. 8 ст. 217 НК РФ. Лимита по сумме нет, главное — чтобы выплата была единовременной.
- Смерть иного родственника, который проживал совместно с сотрудником — согласно разъяснениям Минфина, такая помощь также не облагается НДФЛ в полном объеме, поскольку совместное проживание позволяет приравнять родственника к членам семьи.
- Смерть иного родственника без совместного проживания — применяется общий лимит: не облагается НДФЛ только сумма до 4 000 рублей в год. С превышения удерживается налог по ставке 13% (или 15% при высоких доходах).
Правила по страховым взносам немного строже:
- Смерть члена семьи (супруг, родитель, ребенок) — выплата полностью освобождается от страховых взносов на основании пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ.
- Смерть любого другого родственника — освобождается от взносов только сумма до 4 000 рублей в год. Факт совместного проживания в данном случае значения не имеет — это отличие от правил по НДФЛ. Сумма сверх лимита облагается взносами в общем порядке.
Как отразить выплату в отчетности
Если помощь полностью необлагаемая (смерть члена семьи или совместно проживающего родственника):
- В расчете 6-НДФЛ такая выплата не отражается.
- В расчете по страховым взносам сумма указывается в общих выплатах, но одновременно отмечается как не подлежащая обложению.
Если применяется лимит 4 000 рублей (смерть иного родственника):
- В 6-НДФЛ отражается вся сумма дохода и вычет 4 000 рублей, с разницы исчисляется НДФЛ.
- В расчете по страховым взносам необлагаемая часть указывается как вычет, а облагаемая база формируется за вычетом 4 000 рублей.
Чек-лист для бухгалтера
- Проверить, закреплен ли порядок выплаты матпомощи в локальных актах организации.
- Уточнить степень родства и факт совместного проживания (для применения льгот).
- Запросить у сотрудника заявление и копии подтверждающих документов.
- Издать приказ по установленной форме.
- Выбрать правильный вид начисления в 1С в зависимости от налогообложения.
- Корректно отразить выплату в 6-НДФЛ и расчете по страховым взносам.
Примеры того, как оформить выплаты в 1С: Зарплата и кадры госучреждения, представлены в нашей статье: Материальная помощь сотруднику в связи со смертью родственника.