В современном мире внедрение системы управления складом (WMS) стало неотъемлемой частью общей тенденции на повышение эффективности складской логистики, цифровизации и автоматизации складского учёта, снижения затрат и уменьшение количества ошибок. Однако ввод в опытную эксплуатацию не всегда учитывает "Человеческий фактор" и многие проекты сталкиваются с трудностями на данном этапе, которые могут приводить к недостаточно эффективному использованию системы в дальнейшем.
Сотрудники не всегда готовы к новым процессам, сопротивляются изменениям, продолжают работать "по-старому" или используют систему лишь на треть её возможностей.
Успех внедрения 1C:WMS системы на складе напрямую зависит от того, насколько эффективно пройдет адаптация сотрудников к новым условиям работы. Даже самая современная и функциональная система не принесет желаемого результата, если сотрудники не готовы к изменениям.
Чаще всего когда сотрудники не готовы к изменениям, с их стороны можно наблюдать следующее поведение:
- Чрезмерно частые обращения за помощью к коллегам и руководству;
- Намеренные ошибки при выполнении складских операций или попытки испытать систему "на прочность";
- Сопротивление изменениям, игнорирование новых процессов, отход от выполнения инструкций;
- Замедление операций из-за неуверенности в действиях.
Отсутствие должной подготовки сотрудников на этапе ввода системы в опытную эксплуатацию приводит к снижению производительности, нарушению бизнес-процессов и неэффективному использованию возможностей системы.
Техническая часть даёт фундамент, но настоящий результат появляется только тогда, когда персонал принимает новую систему как удобный и полезный инструмент, а не как дополнительную нагрузку.
Почему адаптация персонала критична при внедрении 1C:WMS
1C:WMS кардинально меняет повседневную работу склада. Система вводит жёсткую дисциплину процессов: каждый шаг логически определён и фиксируется, а действия и совершённые ошибки становятся прозрачными, появляются системные показатели эффективности, которые ранее были недоступны для подсчёта. Это создаёт серьёзное психологическое давление.
Основные барьеры:
1. Сопротивление изменениям. Как правило это характерно для линейного персонала, однако может встречаться и в руководящем составе, что сильно усложняет процесс.
2. Потеря привычного контроля. Строго прописанная для наибольшей эффективности, логика поведения не оставляет возможностей для совершения ранее привычных и заученных действий.
3. Страх потери работы. Систему могут воспринимать как полную замену человеку, однако в действительности она выстраивает и дополняет его работу в целях повышения эффективности.
4. Появление системы мотивации на базе 1C:WMS. Чаще всего изменение KPI и построение системы мотивации происходит уже после внедрения WMS, но в ряде случаев это может быть параллельный процесс, что в процессе запуска может оказывать значительное давление на сотрудников.
5. Перегрузка в переходный период. Как правило, сотрудники в переходный период продолжают выполнять привычную работу в полном объёме, и параллельно происходит процесс адаптации к новой системе).
Рассмотрим эффективные модели адаптации персонала и конструктивные пути решения, позволяющие минимизировать риски негативных последствий.
В теории проектной деятельности внедрения системы 1C:WMS выделяют три основные функциональные роли сотрудников.
1. Пользователь ТСД выполняет складские операции при помощи ТСД.
Например: приемка товара, верификация и регистрация поступлений, перемещение товаров, комплектация, сборка заказов, отгрузка, инвентаризация, проведение пересчетов.
2. Пользователь системы 1С:WMS (оператор) выполняет операции в системе.
Например: распределение хранения, планирование приемки и размещения, обработка заказов, планирование отбора, контроль и корректировка отгрузки, мониторинг выполнения операций и движения товаров, управление работой складского персонала и техники.
3. Администратор 1С:WMS осуществляет администрирование системы.
Например: управление пользователями, настройка прав доступа, техническая поддержка, обеспечение стабильной работы системы, настройка параметров работы системы и оборудования, мониторинг выполнения процессов, ведение технической документации, анализ и аудит системы.
Возможны случаи, когда в складской модели персонала Заказчика функциональные роли не выделены. Например, когда функциональная роль "оператора" выполняется одновременно с "пользователем ТСД", это допустимая практика. Проблема возникает, когда не определена в полном объёме функциональных обязанностей роль "администратора WMS" или она совмещается с иной управленческой ролью, не предполагающей совмещения.
Перед началом ввода в опытную эксплуатацию составляется "План адаптации", где прописан весь перечень знаний, которыми должны обладать сотрудники. Данный план в дальнейшем используется при проверке знаний, полученных в ходе адаптации и выявления слабых моментов.
В ходе внедрения 1С:WMS, для адаптации персонала, применяются следующие методики обучения:
- Групповые занятия по 3-5 человек с учетом функциональных обязанностей (Группы могут быть и больше, однако здесь необходимо понимать, что с увеличением числа сотрудников снижается степень вовлеченности);
- Практические занятия с использованием реальных примеров;
- Имитация рабочих процессов (ролевые игры);
- Выделение лидеров в группах с упором на их детальное обучение для дальнейшего наставничества.
Для успешного проведения адаптации сотрудников важно наличие актуальной документации, по которой сотрудник, при необходимости, сможет убедиться в правильности выполняемых действий и найти ответы на интересующие вопросы. К такой документации можно отнести:
- Инструкцию по работе с ТСД;
- Инструкцию оператора по работе с 1C:WMS;
- Порядок действий при возникновении нестандартных ситуаций (может быть обозначен в отдельных пунктах инструкций).
Этапы адаптации персонала в проекте внедрения 1C:WMS:
Несмотря на то, что основные работы по адаптации сотрудников происходят на заключительных этапах проекта, непосредственно перед запуском в опытную эксплуатацию, работы в этом направлении начинаются с самого старта проекта.
1. Предпроектный этап
Данный этап является необязательным и направлен в большей степени на смягчения процесса адаптации сотрудников.
- Формирование проектной команды (как правило из состава непосредственно руководства, но возможно также включение HR специалистов);
- Диагностика текущей культуры и уровня сопротивления (опросы, интервью);
- Предварительная подготовка и проведение коммуникаций с сотрудниками.
2. Этап проектирования процессов
Этап предварительной подготовки, является крайне желательным к выполнению и позволяющий в большей степени подготовиться к этапу адаптации.
- Максимальное вовлечение ключевых сотрудников в ходе проведения обследования в описание "как есть". По возможности, также вовлечение наиболее опытных сотрудников в описание "как будет".
- Выявление наиболее расположенных к изменениям из числа опытных сотрудников.
- Подготовка инструкций и "Плана адаптации".
3. Этап адаптации перед вводом в опытную эксплуатацию
Основной этап адаптации, на котором происходит знакомство сотрудников с системой и решение наиболее значительных вопросов.
Обучение должно быть многоуровневым:
- Теоретически занятия в группах, практической выполнение реальных задача на живом примере, проведение экзамены (опросы).
- Может предусматривать различные форматы: очное, онлайн, игровое, обучение на рабочем месте.
- Заполнение информации о пройденной адаптации и достигнутых результатах в "Плане адаптации" по каждому сотруднику в разрезе его роли.
4. Этап опытной эксплуатации (пилот)
На данном этапе сотрудники ощущают наибольшую нагрузку, поскольку начинается самостоятельное выполнение операций по ранее освоенному материалу.
- Всесторонняя поддержка со стороны команды внедрения исполнителя и заказчика.
- В отдельных случаях возможно добавление дополнительной мотивации сотрудников за освоение новой системы.
5. Этап промышленной эксплуатации
Данный этап является завершающим в ходе адаптации сотрудников.
- Постепенный переход на внутреннюю поддержку (например: на этапе опытной эксплуатации решение всех возникающих вопросов происходит только командой внедрения исполнителя, но по мере накопления опыта данная роль постепенно перетекает на команду заказчика. Команда исполнителя консультирует внутреннюю поддержку по возникающим вопросам).
- Постепенная корректировка системы мотивации под новые KPI.
- Дальнейшее развитие компетенций сотрудников.
Типичные ошибки компаний
1. Работа с людьми начинается только на этапе непосредственной адаптации.
2. Полное перекладывание адаптации на поставщика 1C:WMS без предварительной коммуникации с сотрудниками и их поддержки в процессе.
3. Занижение роли адаптации, особенно её предварительных и подготовительных этапов.
4. Отсутствие плана удержания ключевых сотрудников.
Несмотря на безусловную важность процесса адаптации сотрудников, в ряде случаев можно обойтись без масштабной адаптации или проводить её в ограниченном варианте. Исключения из правил возможны в следующих случаях:
- Персонал уже имеет опыт работы с аналогичными системами;
- Внедряются незначительные обновления существующей системы;
- Компания нанимает новый персонал, изначально обученный работе с 1C:WMS.
Адаптация персонала при внедрении 1C:WMS системы – это не вспомогательная задача, а один из ключевых критических факторов успеха проекта и инвестиция в будущее вашего бизнеса. Правильно организованное обучение позволяет минимизировать риски, связанные с переходом на новую систему, и максимально быстро достичь желаемых результатов автоматизации. Помните: успех проекта зависит не только от технической стороны, но и от готовности людей к изменениям.
Внедрение 1C:WMS – это не просто установка программного обеспечения, а комплексный процесс трансформации бизнес-процессов, требующий внимания к каждому этапу, включая адаптацию персонала.
wmssale@sitec-it.ru
8 800 700-97-70