Автоматизация юридических процессов

Автоматизация юридических процессов

Единое окно для юридических услуг

Функции ESM-системы для автоматизации юристов

• Каталог услуг
• База знаний
• Приоритеты и уровень качества сервиса
• Виджеты

Типичные ошибки при цифровизации юридического сервиса

На что обратить внимание при выборе системы автоматизации юристов

Частые вопросы

От того, насколько быстро юридический отдел реагирует на задачи, зависит многое: в банках скорость проверки по комплаенсу, в маркетинге допуск контента к публикации без нарушения законодательства, в телекомах корректная обработка персональных данных. В целом в компаниях часто встречаются запросы на проверку контрагентов, реквизитов. Поток заявок большой, поэтому срок выполнения долгий, а дедлайн, как всегда, был вчера.

Чтобы упорядочить работы и иметь на входе полное представление о задаче, можно внедрить ESM-систему . Она подходит для управления любыми услугами: ИТ, HR, АХО, и в том числе для автоматизации работы юристов.

С точки зрения рядовых пользователей юридические услуги это внутренний сервис, значит, он должен запускаться в корпоративной системе. Поэтому ESM выглядит как единое окно, куда можно отправлять заявки на подготовку договоров, проверку счетов, оценку маркетинговых материалов и официальных текстов на сайте компании.

Единое окно для юридических услуг

Один из этапов формирования сервисного подхода создание для всех сотрудников одной точки для подачи обращений. Выигрывают обе стороны: рядовые пользователи получают удобный и понятный инструмент для отправки заявок, а юридическая служба централизованное хранение и обработку всех входящих задач. Больше никаких хаотичных писем, звонков и чатов в разных мессенджерах. Работник видит каталог доступных сервисов и может:

• выбрать нужную услугу: Согласование договора , Юридическая консультация , Проверка контрагента или Оформление доверенности ;
• прикрепить необходимые документы, файлы, скриншоты;
• отправить заявку одним нажатием кнопки.

Дальше обращение автоматически уходит по настроенному маршруту к профильному юристу. Инициатору не нужно знать внутреннюю структуру отдела и имена ответственных лиц он видит только статус своей задачи, знает сроки ее выполнения и может при необходимости уточнить детали в комментариях.

Такой подход избавляет от бесконечных уточняющих звонков и запросов статуса. Система делает процесс общения прозрачным и оставляет всю историю взаимодействия в карточке заявки. Руководитель всегда в курсе загрузки своих сотрудников и может эффективнее распределять ресурсы.

Функции ESM-системы для автоматизации юристов

Комплексное управление сервисами достигается благодаря специальным инструментам. Они помогают решать обращения быстрее и делать работу отдела измеримой и предсказуемой для всего бизнеса.

📷
Каталог услуг

Все задачи, к которым можно привлечь юридический отдел, выносятся в единый список. При клике на нужный сервис появляется форма, где сотрудник прописывает суть вопроса и прикладывает документы. Часть полей заполняется автоматически. Время на отправку заявки уменьшается, а обработка такого структурированного обращения сокращается в среднем на 20%.

Каталог услуг в Directum ESM

📷
База знаний

Необходимые документы, инструкции, чек-листы хранятся в едином пространстве. Информация не потеряется, даже если ответственный сотрудник покинет компанию. Доступ к знаниям можно разграничить в зависимости от роли работника.

Многие ESM-системы работают с ИИ. Поэтому благодаря умному поиску находить нужные файлы можно еще быстрее. Искусственный интеллект обрабатывает запрос из поисковой строки и мгновенно выдает ответ, который основывается на источниках из корпоративной базы знаний.

Это напрямую касается автоматизации юристов: чем быстрее и точнее сотрудник ищет референс, шаблон или исходник, тем скорее и лучше он выполнит задачу.

📷
Приоритеты и уровень качества сервиса

Эти инструменты помогут выстроить обращения в юридическую службу в порядке значимости и выполнять их в реальные сроки.

Перед началом работы в ESM-системе можно настроить правила SLA (соглашение об уровне обслуживания) и приоритеты, от которых будет зависеть срочность заявки. Например, консультация по использованию изображений в маркетинговых материалах для рядовых сотрудников назначается со средним приоритетом. Запрос от руководителя продаж на подготовку договора с ключевым клиентом с высоким. Скорость реакции на заявку и ее решение тоже могут быть разными: от нескольких часов до недели. Правила настраиваются индивидуально для каждой компании.

Карточка заявки в Directum ESM, где уже настроены влияние и срочность в зависимости от роли инициатора
и выбранной услуги

Настройка правила SLA

📷
Виджеты

Отслеживать загрузку юридического отдела удобнее на дашбордах. В онлайн-режиме руководитель видит распределение задач по сотрудникам, наиболее востребованные услуги и качество их исполнения. Уровень удовлетворенности сервисами отслеживается на основе оценок пользователей. Виджеты помогают формировать планы по ресурсам и искать точки улучшения.

Типичные ошибки при цифровизации юридического сервиса

1. Непроработанный SLA. Смысл системы не в том, чтобы дать единое окно для подачи обращений, а в том, чтобы корректно управлять заявками. Поэтому без настройки SLA запросы будут поступать огромным потоком, как и раньше, просто в одном канале.
2. Слишком сложные формы заявок. Всем сотрудникам хочется получать как можно более полную информацию на вход. Из-за этого увеличивается количество полей при отправке обращения. Пользователь видит, что надо много писать, и приходит к юристу лично. Лучше найти компромисс для обеих сторон и максимально упростить формы, оставив при этом самое важное. Если система поддерживает no-code-настройку, то это дело пары минут.
3. Сотрудников не обучают работе в системе. На первом этапе автоматизации юристов необходимо буквально провести их за руку, чтобы новый инструмент не отталкивал команду. Можно проводить вебинары, дарить мерч тем, кто ни разу за месяц не сорвался и не выполнил заявку в обход системы.

Самый главный совет, чтобы избежать трудностей, обратиться к вендору, который имеет большой опыт внедрений и владеет методологией.

На что обратить внимание при выборе системы автоматизации юристов

Кроме проверенного поставщика продукта стоит учесть еще несколько критериев:

1. быстрый запуск. В коробочном решении уже есть готовые маршруты и услуги, можно использовать сразу после установки;
2. бесшовная интеграция с другими продуктами. Это возможно, если цифровые инструменты объединяются в экосистему. За счет этого функциональность ESM расширяется;
3. no-code. Гибкая настройка помогает изменить интерфейс, формы или маршруты без привлечения программистов;
4. искусственный интеллект. Умные технологии ускоряют обработку заявок, поиск информации и даже способны перевести часть вопросов на самообслуживание.

Directum ESM система для управления корпоративными услугами от компании Directum. Она отвечает всем требованиям рынка и подходит для автоматизации юристов и других отделов компании.

Сервисный подход помогает сфокусироваться на основной деятельности, снизить количество уточняющих вопросов и повысить ценность для бизнеса. Благодаря Directum ESM руководитель юридического департамента получает прозрачность и управляемость процессами, эффективную приоритизацию и распределение. Кейсы внедрения показывают, что работа действительно перестраивается, а рутина сокращается на 20-30%.

Константин Кочергин product-менеджер Directum ESM

Частые вопросы

Нужна ли вашему юридическому отделу ESM-система?

Вашему юридическому отделу нужна ESM-система , если нет единого стандарта предоставления услуг, качество сервиса низкое, сложно распределять ресурсы и контролировать загрузку специалистов.

Каким еще отделам, кроме юридического, может быть полезна ESM-система?

ESM-система может быть полезна в первую очередь ИТ-департаменту . В основе решений для управления услугами лежат ITSM-принципы , которые изначально применялись только для технической поддержки. Но этот опыт успешно переносят и на другие подразделения, поэтому эффект увидят и кадровая служба, и HR, и АХО, и любые другие отделы.

Какие функции должны быть в ESM-системе для юристов?

В ESM-системе для юристов должны быть:

1. Каталог услуг единое окно для всех обращений.
2. Реестр всех обращений в одном интерфейсе с возможностью посмотреть полную информацию, переадресовать другому исполнителю, пообщаться с заказчиком услуги.
3. База знаний для накопления опыта и быстрого поиска документов, шаблонов.
4. Управление уровнем сервиса (SLA). Настройка правил, чтобы оперативно реагировать и решать обращения.
5. Виджеты. Возможность в режиме реального времени отслеживать загрузку юридического отдела и качество предоставляемых услуг.

На что обратить внимание при внедрении ESM-системы?

При внедрении ESM-системы стоит обратить внимание на:

1. Возможности интеграции внутри экосистемы решений и со сторонними приложениями.
2. Импортонезависимость разработки.
3. Интерфейс и наличие мобильного доступа.
4. Вариативность поставок.
5. Развитие функциональности.
6. Доступность no-code-технологии.