Разбираемся, почему быть незаменимым не так уж и здорово
Круто, если руководитель проекта разбирается в продукте лучше остальных в компании, может управлять ресурсами с закрытыми глазами и ответить на любой вопрос через пять секунд после пробуждения.
Некруто — в один день по пути на работу ему на голову падает кирпич, и он уезжает в больницу на несколько месяцев. Ну а что? Никто не застрахован от подобных случаев.
Что будет с проектом? Рассказываем в этой статье.
Привет! Это Weeek и мы уже писали об узких горлышках в блоге. Если весь проект или бизнес держится только на одном человеке — это одно из них. Сразу скажем, что статья родилась из нашего реального опыта. Нет, кирпич ни на кого не падал! Но мы с самого начала работы учились выстраивать прозрачные рабочие процессы, и учились на своих же ошибках, так что понимаем, как сложно это организовать и перевести команду в новое русло.
Что будет, если человек, на котором держится всё, пропадает с радаров
Понедельник, 10:30, руководителя отдела нет на месте. Сотрудники немного в замешательстве, но пока что просто пьют кофе и закрывают текущие задачи.
К обеду напряжение нарастает и коллеги решают позвонить начальнику, чтобы узнать, где он, ведь на сообщения в мессенджере он не отвечает. Так весь отдел узнал, что их уважаемый Иван Петрович в ближайшее время не просто не появится в офисе, но и не будет на связи.
Шок, непонимание, но пока что команде есть чем заняться. Коллеги продолжают работать, параллельно обсуждая всю ситуацию друг с другом. Начальство выше Ивана Петровича назначает его временно заменяющего, но тот, увы, не лучше всего отдела понимает, что теперь делать.
На следующий день градус тревоги возрастает, а вместе с тем — понимание того, что в целом, раз начальства нет, то можно и немножечко забить на задачи, ведь никто не стоит за спиной, не спрашивает «Ну что там?». Даже планёрку решили отменить, ведь отчитываться не перед кем.
Третий день прошёл в суете — бухгалтер потерял доступ к учётной программе, в которую приходят счета и текучка. Все пароли и явки знал только Иван Петрович, но он всё ещё вне зоне действия сети. Пришлось искать самостоятельно и потратить почти весь рабочий день на то, чтобы перелопатить папки на компьютере и в облаке.
Прошла неделя, вторая, третья — никто не понимает, что делать. Работа встала, про сроки молчим. Проект под угрозой. Казалось бы, можно было сказать: «Ну а кто же знал, что на голову Ивана Петровича упадёт кирпич?». Но проблему это никак не решит. А ответ звучит так: «А всё, а надо было раньше думать о том, что бизнес, отдел или проект не может держаться на одном человеке».
Сколько человек может сбить автобус, чтобы проект выстоял
Существует уже избитая теория Bus Factor. Опишем её так: если только один человек в проекте или бизнесе всё знает и за всё отвечает, то это значит, что если его собьёт автобус, то наступит конец для всех остальных.
Если таких людей уже трое — всё окей, даже если что-то случится с одним, то второй подстрахует.
Мы не хотим обесценивать священные понятия в управлении проектами. Но можно аккуратно предположить, что Bus Factor можно применить к тем компаниям, где сотрудники вообще ничего не знают о проекте, продукте, не могут три раза кликнуть мышкой, чтобы найти доступы, не знают, что такое База знаний и в целом без человека, который постоянно будет подсказывать, ну никак не обойтись.
Да, мы начали эту статью с подобного примера. Но хотим подчеркнуть, что это не значит, что все компании такие.
Однако, вот что происходит, если ответственный за всё вдруг заболел или резко уволился:
- Задачи замедляются, потому что команда не может сама распределить зоны ответственности, не знает приоритетов и не понимает, какой дедлайн поставить
- Доступы, пароли, корпоративные почты и любая информация по продукту находится в голове того, кто вне зоне доступа. Всем остальным остаётся либо разводить руками, либо искать телепатов, если никто до этого не вёл базу знаний
Если такое происходит, значит существует очень большая проблема. Ну просто гигантская. Дело даже не только в количестве специалистов, которые могли бы заменить того, кто заболел или внезапно пропал с радаров. Дело в системе. Да, опять.
Как себя обезопасить
Напрашивается вывод, мол, что будет лучше, если в компаниях не будет незаменимых людей, если знания о продукте и бизнес-процессах будут доступны всем без исключения. Если каждый будет в курсе, где найти пароль от почты и доступы ко всем программам, а также инструкции, как с ними работать. Вот, каким образом можно обезопасить свой бизнес от внеземных форс-мажоров:
Разделить зоны ответственности и дать свободу в принятии решений. Если в компании типовые решения принимает один человек, то ничего хорошего в этом не нет. Чтобы работа не зашла в тупик, лучше создать регламент и прописать, зоны ответственности каждого и алгоритм действий на случай непредвиденных ситуаций.
Да, это долго и муторно. Но оно того стоит. А ещё можно сделать так, чтобы каждый сотрудник мог вносить изменения в документы в любое время и актуализировать информацию. Если страшно, что информация будет безвозвратно потеряна.ю но советуем пользоваться сервисами, где отображается история обновления документов. Например, как в Weeek
Мы уже видим лес рук, поэтому тут должно быть примечание: для того, чтобы этот совет работал, львиный процент команды должен быть заинтересован в том, чтобы работать самостоятельно. Для того, чтобы им было не всё равно, у них должны быть нормальные условия труда и зарплата😌Но это мы так… идеализируем. Потому что даже всё перечисленное не гарантирует самостоятельности работника, но об этом в другой раз.
Вести задачи в единой системе — так проще отслеживать нагрузку, работу по проекту и следить, чтобы задачи закрывались вовремя. Сразу видно, кто чем занят, укладывается ли команда в дедлайны и так далее. Также можно настроить автоматические напоминания о сроках, чтобы не тыкать сотрудника лично.
Настроить автоматизацию — в таск-менеджере можно автоматически назначать исполнителя, делать задачи повторяющимися (например, отчёты), синхронизироваться с ботом в телеграме, чтобы получать отчёты о проделанной работе. Это отлично помогает не выбиваться из колеи даже в самых кризисных ситуациях, так как у сотрудника остаётся хотя бы часть привычной предсказуемости.
Вести базу знаний — да, тот самый кладезь информации, которую нужно вытащить из головы одного человека и разложить по полочкам в текстовых редакторах так, чтобы было понятно и доступно всем. На случай, если хранитель знаний вдруг перестанет выходить на связь.
Что заносим в базу знаний: всевозможные инструкции, концепции проектов, регламенты, пароли, доступы, описание бизнес-процессов и всё-всё-всё о продуктах компании. Всё, что относится к «верхнеуровневой» информации можно предоставлять только отдельным лицам по паролю.
Например, как на скриншоте ниже. Значок замка на папке «Продакшн» означает, что на данном документе есть настройки конфиденциальности, и человек не сможет его посмотреть, если не обладает правами от системы:
При желании можно создать отдельную папку на диске и заливать туда обучающие видео — например, туториалы как работать в нужных программах.
Звучит здорово, а теперь представим, что в организации нет ничего из вышеперечисленного, но есть желание поменять систему — то есть внедрить таск-менеджер, собрать всю информацию, которая копилась годами, и разложить в базе знаний. Долго ли это будет? Никто не знает. Сложно ли — однозначно.
На этот случай мы в weeek сделали подробное руководство для менеджеров проектов, где подробненько описали, как встроить таск-менеджер в жизнь коллектива, чтобы всё встало на свои места.
Что может пойти не так
Если мы спустимся с небес на землю, то поймём, что вероятно существуют сотрудники, которым легче и быстрее спросить у коллеги, куда нажать, чтобы заработало, чем узнать самому. Все мы люди, ищем самые быстрые и эффективные для нас решения. В таком случае можно сначала скидывать конкретный файл с нужной информацией, на 2-3 раз направлять в базу знаний с небольшим указанием (ищи в документе таком-то), а дальше человек с 90% вероятностью пойдёт искать туда сам.
Более того, нет никаких гарантий, что команда сможет быстро вникнуть, как работать по-новому. Мы уже молчим о том, как трудно и долго внедрять методологии проектов и работать с сопротивлением коллег.
Мы это знаем и понимаем. Но тем не менее, уверены: если уверять всех в том, что ничего не работает, всё чепуха, и даже не попробовать что-то поменять, то точно ничего не получится. А если пробовать, давать новые шансы себе и своей команде, то шансы на успех всё же выше. Никто не говорит, что это легко. Но кое-что в процессах наладить можно, чтобы команда стала более автономной. И да, всё что мы пишем в статьях — наш опыт, поэтому все сложности, описанные выше, знаем не по чужим рассказам. И точно так же знаем, что многое можно изменить.
→Как наладить систему контроля сотрудников и не стать врагом коллектива
Как понять, что команда справится без незаменимого
Коротенький чек-лист на всякий случай:
- Сотрудники знают, где найти данные для входа в аккаунты, корпоративные почты и прочие необходимые доступы для работы
- База знаний активно пополняется, а коллегам удобно туда заходить и узнавать обо всех изменениях в работе
- Рабочие процессы выстроены и понятны в таск-менеджере, каждый сотрудник знает всё о своих задачах, может их ставить самостоятельно, и никому не нужно напоминать о сроках
- Коллеги знают свою зону ответственности и не боятся принимать решения самостоятельно
- В компании есть как минимум три человека, которые разбираются в процессах, продукте и могут помочь, если что-то пойдёт не так