Кадровая отчетность — обязательства работодателя перед государственными органами: Социальным фондом России (СФР), Росстатом, службой занятости, военным комиссариатом и (при работе с иностранными гражданами) – МВД. Для каждого направления установлены сроки представления, правила заполнения и меры ответственности за нарушения.
Какие отчеты входят в кадровую отчетность
В зависимости от характера данных, отчетность делится на срочную (подается непосредственно при наступлении события), ежемесячную, ежеквартальную и годовую. Кроме того, компании формируют внутреннюю управленческую отчетность для анализа персонала, структуры, возрастного и квалификационного состава, а также других показателей.
1. Ключевая форма – ЕФС-1
Единая форма сведений ЕФС-1 является основным инструментом передачи кадровой информации в СФР.
Главные правила работы с ЕФС-1:
- титульный лист заполняется при каждой отправке;
- в отчет включается тот раздел, по которому произошли изменения или наступило отчетное событие;
- сведения направляются по месту регистрации страхователя (организации или ИП);
- при среднесписочной численности сотрудников > 10 человек отчет подается только в электронном виде
Раздел 2 формы содержит показатели для исчисления страховых взносов на травматизм, итоги медосмотров и спецоценки условий труда. Ряд подразделов заполняется при определенных условиях – например, если у сотрудников есть право на досрочную пенсию или применяются специальные тарифы.
С 2026 года в форму включено дополнительное требование: работодатели обязаны отражать численность работающих в компании инвалидов.
Сроки представления ЕФС-1
Срок подачи зависит от раздела и подраздела:
- прием и увольнение – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа;
- перевод, изменение режима работы и иные кадровые мероприятия – до 25-го числа месяца, следующего за отчетным;
- сведения о стаже – ежегодно;
- расчеты по травматизму – ежеквартально до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
- добровольные взносы – ежеквартально до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Если установленная дата выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, срок переносится на ближайший рабочий день.
Санкции за ошибки и просрочки
Нарушение правил подачи ЕФС-1 влечет финансовую ответственность для организации и должностных лиц. Распространенные ситуации:
- несвоевременная сдача – 500 рублей за каждое застрахованное лицо;
- ошибки в персональных данных – 500 рублей за каждого работника;
- задержка отчетности по взносам на травматизм – до 5% от суммы взносов, начисленных за отчетный период.
2. Статистическая отчетность в Росстат
Отчитываться перед Росстатом обязаны только те организации, которые попали в выборку. Отбор осуществляется по ряду критериев: вид деятельности, численность персонала и объем выручки. Организации с похожими характеристиками сдают разный набор форм. Актуальный перечень следует уточнять через официальный интернет-сервис Росстата по ИНН.
С 2026 года применяются обновленные формы. В числе распространенных:
- № 1-Т – сведения о численности и заработной плате;
- № 1-Т (ГС и МС) – аналогичные данные для государственных и муниципальных служащих;
- № 1-Т (условия труда) – информация об условиях труда и факторах производства.
- Отраслевые отчеты (ИТ-сфера, строительство, транспорт и т.д.) и формы по инвестициям/финансам — в зависимости от специфики организации.
Типовые сроки сдачи:
- ежемесячные – до 15 числа месяца, следующего за отчетным;
- квартальные – до 15 числа месяца, следующего за окончанием квартала;
- годовые – чаще всего до 1 апреля следующего года.
Индивидуальные предприниматели направляют статистическую отчетность при включении в выборку и используют упрощенные формы.
Штрафы за нарушение порядка представления статистических данных:
- для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
- для юридических – от 20 до 70 тыс. рублей;
- при повторном нарушении санкции возрастают; ответственность наступает, если организация была уведомлена о необходимости сдачи отчетности.
3. Отчеты в службу занятости и военкомат
В службу занятости передаются:
- сведения о вакансиях – не позднее 5 рабочих дней после появления свободного рабочего места (аналогичный срок действует при изменении условий);
- отчетность по квотам для инвалидов (для организаций с численностью от 35 человек) – отражается среднесписочная численность, установленная квота, фактическое количество трудоустроенных инвалидов, число оборудованных рабочих мест;
- уведомления о кадровых изменениях – при планируемом сокращении штата информация подается за 2 месяца (за 3 – при массовых увольнениях; за 2 недели – для индивидуальных предпринимателей).
По воинскому учету:
- ежегодный план работы (согласовывается с военкоматом и направляется не позднее 31 декабря);
- сведения о численности работающих и забронированных граждан — дважды в год;
- информация о сотрудниках, подлежащих постановке на воинский учет, и об изменениях учетных данных (например, смена места жительства).
С 2026 года допускается передача этой отчетности в электронной форме с использованием квалифицированной электронной подписи.
4. Отчетность по иностранным работникам
Работодатели обязаны уведомлять территориальный орган МВД:
- о заключении и расторжении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем — не позднее 3 рабочих дней с даты события;
- о пребывании иностранных граждан, включая место проживания и перемещения.
Последствия нарушений: штрафы за пропуск срока, ошибки в заполнении или несоблюдение формата уведомления.
Что изменилось в 2026 году
- Обновлена форма ЕФС-1 – состав передаваемых показателей расширен, введены дополнительные реквизиты.
- Скорректированы условия, связанные с минимальным размером оплаты труда. Рост МРОТ влияет на базу для начисления страховых взносов: если заработная плата работника (в том числе руководителя) окажется ниже установленного минимума, взносы придется рассчитывать исходя из МРОТ.
- Изменилось регулирование стимулирующих выплат. Премии квалифицируются как неотъемлемая часть заработной платы. В связи с этим работодатели обязаны:
- закрепить прозрачные критерии и порядок премирования во внутренних нормативных документах;
- обосновывать различия в размерах премий по одинаковым должностям;
- учитывать, что необоснованное снижение или отмена премии без дисциплинарных оснований могут быть признаны неправомерными.
Компаниям рекомендуется пересмотреть положения об оплате труда и убедиться, что система премирования документально подтверждена и понятна персоналу.
4. Усилен контроль за обработкой персональных данных. Организациям необходимо четко определять, когда согласие сотрудника обязательно, а когда обработка допускается в силу закона.
Инструменты для подготовки и сдачи кадровой отчетности
Кадровая отчетность требует оперативного реагирования на изменения, контроля дат и безошибочного заполнения форм. В экосистеме «1С» эту задачу решают два продукта: сервис «1С-Отчетность» и информационная система 1С:ИТС.
«1С-Отчетность» – сервис для прямой отправки отчетности, встроенный в прикладные решения «1С». «1С-Отчетность» позволяет готовить, проверять и направлять регламентированную отчетность во все контролирующие органы: ФНС, СФР, Росстат, Росалкогольтабакконтроль, Росприроднадзор, ФТС и Банк России. Все операции выполняются в едином окне без выгрузки файлов, конвертации данных и запуска сторонних систем.
Информационная система 1С:ИТС – специализированная информационная система, созданная для пользователей программ «1С:Предприятие».
Она адресована руководителям, бухгалтерам, кадровикам, экономистам и ИТ-специалистам.
Материалы готовят разработчики программ, аудиторы и методисты фирмы «1С». Эксперты ежедневно отслеживают изменения законодательства, разрабатывают методики учета хозяйственных операций и заполнения отчетных форм. Затем программисты реализуют эти методики в программах, а методисты выпускают подробные статьи для 1С:ИТС.
Как подключить
Обратитесь к своему партнеру фирмы 1С: он ответит на все вопросы и поможет с подключением. Если у вас еще нет обслуживающего партнера, пишите в комментариях свой город (область) и отрасль бизнеса, а мы подберем для вас партнера с нужным опытом.