«Можно ли как-то ускорить миграцию «1С:Документооборот» на редакцию 3.0, если у нас большая база и много доработок?»
С таким запросом клиенты приходят достаточно часто, потому что типовому обмену требуется много времени на обработку больших объемных данных, а адаптированные модули не подходят для переноса. В статье мы расскажем, какой выход из этой ситуации нашла наша команда.
Причины трудностей
В новой системе значительно изменились системы прав доступа, справочники, механизмы обработки процессов. Поэтому во время миграции происходит реструктуризация базы данных. Написать такой обмен руками — достаточно трудозатратная и дорогостоящая задача.
«1С» бесплатно предоставляет пользователям процедуру миграции и обработки данных. Такой перенос прекрасно справляется с недоработанными конфигурациями, но большой объем информации будет переноситься очень долго. База данных объемом 100 Гб может мигрировать более полугода.
Руководитель отдела внедрения СЭД Руслан Кудабаев:
Инструмент хороший, но на больших базах данных превращается в пытку. А если это неопытный подрядчик, который раньше не имел дела с переносом, шанс провала повышается. Либо редакция 3.0 будет непригодной к работе, либо мы не получим результат вообще, либо результат будет через огромный срок, неприемлемый для заказчика.
Кроме того, большинство организаций адаптируют «1С:Документооборот» под свои потребности. Доработки не направляются в миграцию, поскольку обмен не конвертирует измененные части системы. Если типовой функционал 3.0 не перекрывает доработки, их вручную адаптируют под третью редакцию конфигурации. К счастью, новая версия достаточна функциональна и учитывает самые частые доработки. Например, в ней разделили понятия «пользователь» и «должностное лицо», что позволяет настраивать совмещение должностей и правильно управлять документами.
Механизм миграции
Миграция ведется с копии рабочей базы. Это необходимо, поскольку на некоторых этапах переноса массовая отправка информации может вызывать торможение второй версии и дискомфорт пользователей. Сотрудники продолжают работу в прежней системе, поскольку она никак не связана с передачей данных. При этом копирование даже большой базы данных занимает совсем немного времени — около одного дня.
Рядом с копией версии 2.1 разворачивается пустая база данных редакции 3.0. Между ними создается обменная папка и запускается регламентное задание, которое из «1С:Документооборот 2.1» перекачивает всю необходимую информацию в эту папку. В это время в пустой базе данных 3.0 тоже включаются специфические регламентные задания, и они начинают постепенно забирать информацию из обменной папки, заполняя базу данных новой редакции.
Чтобы не нарушить процедуру переноса данных, доработки адаптируются в отдельной базе данных третьей редакции «1С:Документооборот». Процесс ведется параллельно с миграцией, чтобы избежать временных потерь. Внедрение прописанных доработок занимает не так много времени, как адаптация с нуля.
Те доработки, которые не влияют на стандартный функционал, можно переносить в рабочую систему во время миграции. Это сокращает время на подготовку к промышленной эксплуатации после завершения переноса и ускоряет переход. Для минимизации рисков потери данных или нарушения уже заложенных процессов, наши специалисты создают резервную копию конфигурации до и после внедрения доработок.
Наша доработка — выборочная миграция
Наш клиент энергетическая компания «Уралэнергосбыт» за 7 лет работы в «1С:Документооборот» накопил базу данных размером 500 Гб. Учитывая, что даже 100 Гб может мигрировать более полугода, полный перенос информации занял бы непозволительно долгое время. После неудачной попытки перехода с другим подрядчиком клиент обратился к нам.
Мы предложили клиенту доработать типовой механизм, чтобы была возможность выбрать документы и диапазон времени, за который их нужно перенести в новую редакцию. Таким образом, мы сокращаем объем мигрирующей информации и время на ее перенос. Клиента такой подход устроил, и наша команда приступила к реализации.
Мы связались с фирмой «1С», где нам подтвердили, что такая доработка возможна и не повлияет на работоспособность миграции. Наш программист видоизменил код, добавив новый функционал. По нашей просьбе заказчик заполнил подробную таблицу, в которой указал все виды документов, представленные в системе, и диапазон дат, за который их нужно перенести.
Типовая процедура не предоставляет возможности выбрать группы документов и диапазон дат. В редакцию 3.0 переносится либо 100 %, либо ничего. Наша доработка выборочной миграции подойдет заказчикам, которым не нужна вся база. Они смогут выбрать любые удобные им комбинации: приказы переносим все, служебные записки не переносим совсем, а договоры — только за последний год, свеженькие.
Контроль переноса данных
Во время миграции с версии 2.1 на версию 3.0 неизбежно возникают ошибки. Их причиной могут стать различные процессы, в том числе взаимодействие с системой. Несмотря на то, что перенос ведется с копии, с ней работают ИТ-специалисты: изучают доработки для их адаптации в редакции 3.0, исправляют недочеты.
При ошибке загрузка данных приостанавливается, и миграция дальше не идет. Это тоже влияет на время миграции. Мы всегда следим за ходом переноса во избежание простоя. При возникновении ошибок мы оперативно выясняем и устраняем причины, чтобы не допустить увеличения сроков процедуры.
Заключение
Переход на «1С:Документооборот» в редакции 3.0 — достаточно сложная процедура с большим количеством нюансов. Каждый из них может удлинять время миграции:
- большой объем базы данных,
- доработки в системе,
- ошибки при передаче данных.
Однако опытный подрядчик, который уже взаимодействовал с миграцией, сможет найти методы, чтобы этот процесс был максимально комфортной для вашей компании. Один из таких способов, который использовали мы — доработка типового переноса с возможностью выбора файлов — уже показал свою эффективность. Наш клиент «Уралэнергосбыт» уже увидел первые результаты, согласно которым наполнение базы данных идет успешно в установленные строки. Представители компании признались: «Коллеги, вы подарили нам надежду!»