В АЙТАТ часто обращаются компании, у которых вроде бы всё работает.
Кадровые документы оформляются. Сотрудники подписывают заявления и приказы. Бухгалтерия получает нужные данные. Процессы идут своим чередом.
Но когда начинаешь разбирать путь каждого документа, картина становится другой.
Оказывается, кадровик тратит время не только на оформление. Ему нужно распечатать документ, передать его сотруднику, дождаться подписи, проконтролировать возврат, проверить бумагу и только потом внести данные в 1С.
Один документ — не проблема.
Десять документов — уже заметная нагрузка.
А если сотрудников много, они работают в разных точках, а кадровые процессы идут каждый день, бумага начинает тормозить весь процесс.
С такой ситуацией в АЙТАТ обратилась сеть пиццерий «Додо Пицца».
Каждая ситуация в 1С индивидуальна. Если после прочтения статьи останутся вопросы, получите бесплатную консультацию специалиста АЙТАТ — разберем ваш случай и предложим решение.
Документы ходили дольше, чем хотелось бы бизнесу
До проекта кадровый документооборот у клиента был построен на бумаге.
Сотруднику нужно заявление — его готовят, передают, ждут подписи. Нужно оформить приказ — снова тот же маршрут. Если сотрудник находится не рядом с офисом, добавляется доставка. Если документ задержался, кадровику приходится уточнять, где он сейчас и кто его уже подписал.
На первый взгляд это обычная рабочая рутина. Так живут многие компании.
Но у бумажного процесса есть неприятная особенность: он съедает время незаметно. Не за один день, а постоянно. По чуть-чуть, на каждом этапе.
У клиента оформление одного кадрового документа занимало от 3 до 5 дней. И это не потому, что сотрудники плохо работали. Просто сам процесс был слишком длинным.
Документ физически проходил несколько рук, несколько этапов и несколько ожиданий.
Почему это стало мешать
Для небольшого бизнеса бумажный кадровый документооборот ещё можно держать вручную. Когда сотрудников мало, кадровик примерно понимает, где какой документ и кому нужно напомнить.
Но как только компания растёт, такой подход начинает давать сбои.
Появляются филиалы, сменный график, разные подразделения, сотрудники не всегда находятся в офисе. Документы идут через руководителей, кадровую службу, бухгалтерию. И чем больше участников в процессе, тем выше риск, что что-то задержится.
В итоге кадровик занимается не только кадровым учётом. Он ещё отслеживает статусы, пишет сообщения, уточняет у руководителей, ждёт возврата документов и проверяет, не потерялось ли что-то по дороге.
Формально процесс работает. Но для бизнеса он уже слишком медленный.
Что было важно изменить
Клиенту нужно было не просто “перевести документы в электронный вид”.
Задача была шире: сократить путь документа и сделать процесс понятным для всех участников.
Чтобы сотрудник мог быстро получить нужный документ.
Чтобы кадровик видел статус без лишних уточнений.
Чтобы данные попадали в 1С без двойной ручной работы.
Чтобы руководству не приходилось зависеть от бумаги, курьеров и постоянных напоминаний.
При этом бизнес не мог поставить кадровый учёт на паузу. Проект нужно было внедрить так, чтобы сотрудники продолжали работать, документы оформлялись, а текущие процессы не ломались.
Какое решение предложил АЙТАТ
После анализа процессов специалисты АЙТАТ предложили внедрить 1С:Кабинет сотрудника.
Это сервис для кадрового электронного документооборота, который связывается с 1С:ЗУП и позволяет сотрудникам работать с кадровыми документами через браузер или мобильное приложение.
Для клиента это было удобное решение, потому что не требовалось строить отдельную сложную систему. Документы можно было формировать в привычной 1С, отправлять сотрудникам в электронном виде и отслеживать статусы уже внутри процесса.
То есть кадровик перестаёт “вести документ руками” на каждом этапе. Система помогает контролировать движение документа сама.
Как проходило внедрение
Работу начали с изучения текущего процесса.
Команда АЙТАТ посмотрела, какие документы чаще всего оформляются, где возникают задержки, кто участвует в согласовании и какие действия кадровая служба выполняет вручную.
После этого настроили обмен между 1С:ЗУП и 1С:Кабинетом сотрудника, подготовили шаблоны документов и сценарии работы.
Отдельно разобрали процесс с сотрудниками. Это важный момент: даже самая полезная система не даст результата, если людям непонятно, как ей пользоваться.
Поэтому запуск не стали делать резко на всю компанию. Сначала решение проверили на одном подразделении. Посмотрели, как сотрудники подписывают документы, как кадровики отслеживают статусы, где появляются вопросы.
После этого систему масштабировали дальше.
Весь проект занял меньше месяца.
Как изменился процесс после внедрения
Разница стала заметна почти сразу.
Раньше кадровый документ мог идти 3–5 дней. После внедрения тот же процесс стал занимать 10–15 минут.
Например, сотруднику нужно подать заявление. Он делает это через электронный кабинет. Кадровик видит запрос, формирует документ в 1С, отправляет его на подпись, а статус можно отследить без звонков и переписок.
Документ больше не нужно печатать, передавать, ждать возврата и вручную уточнять, на каком он этапе.
Для кадровой службы это сняло значительную часть рутинной нагрузки. По оценке клиента, количество ручных действий сократилось примерно на 70–80%.
И это как раз тот результат, который сложно увидеть в отчётах, но очень хорошо чувствуют сотрудники. Меньше уточнений. Меньше пересылок. Меньше ожидания. Больше времени на нормальную работу.
Что получил бизнес
После перехода на кадровый ЭДО компания получила не просто электронную подпись документов.
Изменился сам подход к процессу.
Документы стали оформляться быстрее. Статусы стали видны в системе. Кадровикам больше не нужно было постоянно проверять, вернулся ли оригинал и кто задержал подпись. Руководство получило более прозрачный процесс, а сотрудники — понятный способ взаимодействия с кадровой службой.
Дополнительно сократились расходы на бумагу, печать и доставку документов.
Но главный эффект — скорость. Когда кадровый документ проходит не несколько дней, а за 10–15 минут, компания быстрее закрывает внутренние вопросы и меньше зависит от ручного контроля.
Почему этот кейс не только про «Додо Пицца»
Может показаться, что такая проблема актуальна только для сетевого бизнеса: пиццерий, магазинов, ресторанов или компаний с большим количеством точек.
На практике кадровый ЭДО полезен гораздо шире.
Он нужен любому бизнесу, где сотрудники работают не в одном кабинете с кадровиком. Это может быть производство, торговля, логистика, сервисные компании, строительные организации, филиальные сети.
Проблема обычно выглядит одинаково: документы оформляются, но слишком долго. Кадровики всё контролируют вручную. Руководители не всегда видят статус. Сотрудники ждут, пока бумага дойдёт до нужного человека.
В какой-то момент компания понимает: дело не в одном задержанном документе. Сам процесс уже не подходит под текущий масштаб бизнеса.
Когда стоит задуматься о кадровом ЭДО
Переход на электронный кадровый документооборот стоит рассмотреть, если кадровые документы регулярно проходят через бумагу, подписи собираются несколько дней, а сотрудники находятся в разных подразделениях или городах.
Ещё один явный признак — кадровик постоянно уточняет статусы вручную. Пишет, звонит, напоминает, проверяет, где документ и кто его держит.
Если таких действий становится много, это уже не мелкая неудобная деталь, а полноценная нагрузка на сотрудников.
И чем дольше компания работает в таком режиме, тем больше времени теряется на операционные действия, которые можно автоматизировать.
Что можно вынести из этой истории
Кадровый ЭДО — это не про “модную цифровизацию”.
Это про скорость и управляемость.
В проекте с «Додо Пицца» специалисты АЙТАТ помогли перевести кадровые документы в электронный формат через 1С:Кабинет сотрудника. В результате процесс, который раньше занимал 3–5 дней, стал проходить за 10–15 минут.
Для бизнеса это означает меньше ручной работы, меньше расходов на бумажный документооборот и больше контроля над кадровыми процессами.
Если кадровые документы в вашей компании до сих пор проходят через печать, подписи, пересылку и постоянные уточнения, возможно, проблема уже не в отдельных задержках. Возможно, сам процесс пора перестроить.
🌐 Больше реализованных проектов и кейсов на нашем сайте
📲 Подписывайтесь на Telegram-канал
💬 Есть вопросы? Пишите в наш чат-консультанта
Там мы делимся практическими лайфхаками по 1С, разбираем реальные задачи клиентов, рассказываем о важных изменениях законодательства и показываем, как компании решают повседневные проблемы автоматизации без лишних затрат.
🎯 Бонус самым упорным читателям: забирайте 3 полезных материала в нашем КотБоте
📌Матрица выбора конфигурации 1С для МСП - поможет определить, подходит ли вам текущая версия.
📌Тест производительности 1С: 7 быстрых проверок - чтобы убедиться, что программа работает на максимум.
📌Мини-аудит учёта в 1С: 15 контрольных проверок — для бухгалтеров и собственников.