Ручной контроль пропусков: невидимые потери, которые вы терпите каждый день

Вы наверняка считаете, что контролируете пропуска. Раз в неделю ваш сотрудник службы безопасности открывает Excel или бумажный журнал, пробегает глазами список, что-то отмечает, кого-то дёргает. Вроде бы порядок и всё под контролем, но на самом деле — нет.

Ручной контроль пропусков — это одна из самых коварных дыр в операционных процессах на любом предприятии с режимным объектом. Почему коварных? Потому что вы не видите от него потери, так как они не отражаются отдельной строкой в финансовой отчётности, а скрыты в затратах рабочего времени, простоях сотрудников и штрафах. Но если посчитать их суммарно, то получаются реальные цифры и измеримые риски.

Представьте: ваш сотрудник службы безопасности садится в пятницу после обеда, открывает список пропусков и начинает сверять даты. В среднем на такую сверку уходит от четырёх до шести часов в неделю. Пять часов в неделю — это 260 часов в год или полтора месяца чистого рабочего времени, которое ваш сотрудник тратит на механическое перебирание дат в таблице.

Вторая беда ручного контроля — это просроченные пропуска. Как бы вы ни старались, человеческий фактор никто не отменял. Устал, отвлёкся, забыл, подумал «и так сойдёт». И вот результат: на проходной стоит сотрудник, а его пропуск истёк вчера. Каждый такой инцидент равен потерянным 10–20 минутам рабочего времени самого сотрудника, который не может пройти, охраны, которая вынуждена разбираться, администратора, которого дёргают. Однако это не такие серьёзные проблемы, как проверки надзорных органов. На режимном объекте просроченный пропуск является прямым нарушением, а штрафы доходят до 500 000 рублей за один факт.

Есть ещё один тип потерь, который редко считают, но он самый болезненный. Это внутренняя тревога. Руководитель службы безопасности просыпается утром и думает: а не забыли ли мы продлить пропуск Иванову? А что будет, если завтра придёт проверка? Когда вы отвечаете за контроль пропусков вручную, на вас висит постоянный груз ответственности. Вы никогда не можете быть уверены на 100%, потому что любой человеческий фактор может дать сбой.

Самое удивительное для большинства руководителей — автоматизация окупается быстро. Сложите 130 000 рублей в год на сэкономленном времени администратора, плюс 400 000 рублей на предотвращённых штрафах, плюс 200 000 рублей на непростоенных часах сотрудников, которые раньше ждали у проходной. Итог — около 730 000 рублей экономии в год. Лицензия на предприятие с 1000–2000 человек стоит 250 000 рублей. Внедрение занимает два дня и выполняется бесплатно. Окупаемость наступает через 4–6 месяцев. Через полгода система начинает приносить деньги.

Ручной контроль пропусков держится на двух вещах: привычке и страхе что-то менять. Привыкли сверять таблицы, боитесь, что автоматизация будет сложной или дорогой. Но в реальности она не требует замены вашей СКУД, нового оборудования и остановки работы. Всё работает поверх того, что у вас уже есть, а внедрение занимает два рабочих дня.

Так что автоматизация — это вопрос сроков. Чем дольше вы откладываете внедрение, тем больше потерь накапливается.

АвтоЧек. Системный контроль пропусков.