«ЛокоТех‑Сервис» начал масштабный переход на электронный формат внутреннего документооборота. Предприятия будут ежемесячно оформлять десятки тысяч документов в области движения товарно‑материальных ценностей без использования бумажных носителей, что позволит сократить издержки на расходные материалы и ускорить согласование документов.
Для внутреннего электронного документооборота в компании используется учётная система 1С:ERP — в настоящее время документы заносятся в неё в виде сканов бумажных носителей. Функционал электронной подписи начнёт применяться для 19 видов наиболее часто оформляемых первичных документов, с помощью которых осуществляется оборот и учёт товарно‑материальных ценностей (ТМЦ) в «ЛокоТех‑Сервис» (передача материалов в производство, перемещение, списание и др.). Это необходимое для ремонта и техобслуживания локомотивов оборудование, комплектующие, расходные материалы, инвентарь, инструмент, оснастка, спецодежда и защитная экипировка.
Объём первичных учётных документов по движению ТМЦ на всех площадках «ЛокоТех‑Сервис» достигает нескольких десятков тысяч в месяц. Специалисты на местах обязаны в установленные графиком сроки закрыть, подписать, отсканировать и разместить их в системе электронного архива. Несоблюдение сроков несёт риски: в оперативном и регламентированном учёте это может привести к получению ложных выводов об экономике предприятия. Кроме того, наличие первичных документов без подтверждения реального факта хозяйственных операций лишает организацию права на получение налоговых вычетов по НДС и учёт соответствующих расходов.
Елена Шарикова, главный бухгалтер «ЛокоТеха»:
«Среди оснований для реализации проекта — требование нашего основного заказчика перейти на электронный документооборот по расходным договорам, заключённым между Дирекцией тяги ОАО „РЖД“ и „ЛокоТех‑Сервис“. Инициатива также соответствует Плану мероприятий Правительства РФ в области цифровой трансформации ключевых отраслей экономики до 2030 года. Конкретно для нашей компании основная цель внедрения электронной подписи — унификация и повышение эффективности системы управления структурными подразделениями, снижение трудоёмкости в процессе документооборота управляющей компании „ЛокоТех“ и производственных предприятий „ЛокоТех‑Сервис“».
Руководитель подчеркнула, что среди основных прогнозируемых эффектов — снижение расходов. Использование внутреннего электронного документооборота повышает скорость обработки документов, снижает финансовые и трудовые затраты: позволяет экономить расходные материалы для печати, избавляет от необходимости содержать архивное помещение, а также ведёт к увеличению производительности труда сотрудников за счёт высвобождения времени, что составляет десятки человеко‑часов.
Наталья Болгова, руководитель департамента по ведению учёта товарно‑материальных ценностей, внеоборотных активов и материалов повторного использования «ЛокоТех‑Эксперт»:
«Пилотные проекты по внедрению электронной подписи, проведённые в сервисных локомотивных депо Москва‑Сортировочная и Курск, показали: только по одному предприятию за месяц можно перевести в цифровой формат более девяти тысяч документов. Это огромный объём бумаги: в среднем первичный документ на одну хозяйственную операцию занимает полтора листа, которые следует распечатать в двух‑трёх экземплярах. Далее его вручную должны подписать минимум трое специалистов: кто разрешил, кто отпустил и кто принял. Есть такие хозяйственные операции, которые требуют комиссионного подписания. С учётом того, что специалисты не находятся в одном кабинете, на подписание уходят часы, а иногда и дни. Электронный же документ легко создать, подписать и отправить по маршруту согласования в режиме онлайн. В среднем подписание одним человеком теперь занимает от 0,1 секунды. Уходит этап сканирования и размещения в системе электронного архива первичных документов. Все подписанные простой электронной подписью документы хранятся в учётной системе 1С: ERP».
Переход на ВЭДО приведёт к упрощению процессов — будет легко отследить путь файла, проанализировать, на каком этапе подписания происходят задержки, внести корректировки. В депо пользоваться сервисом будут мастера, кладовщики, в отдельных случаях — бригадиры. Для удобства в системе реализован функционал получения уведомлений на электронную почту пользователя: например, о том, что документ подписан и можно получить материалы на складе. Переход на цифровой формат не потребует специальной техники и специфических знаний — достаточно пользовательских инструкций и обучающих семинаров, которые будут проведены для всех филиалов.
Переводить на электронный документооборот планируется по одному филиалу в месяц. С 1 июня 2026 года на электронное подписание переходят все депо Московского филиала «ЛокоТех‑Сервис», с 1 июля — Западно‑Сибирский, с 1 августа — Забайкальский, далее — по утверждённому графику. Полностью переход во всех филиалах «ЛокоТех‑Сервис» планируется завершить к июлю 2027 года.
#ЛокоТех #ЛокоТехСервис #электронныйдокументооборот #ВЭДО #цифровизация #1CERP #ТМЦ #РЖД #цифроваятрансформация #эффективность #оптимизацияпроцессов #экономияресурсов #логистика #железнодорожныйтранспорт