Упрощённая система налогообложения оправдывает своё название: она действительно одна из самых лёгких в том, что касается отчётности и налогов. Главный налоговый документ для предпринимателей на УСН — это декларация, которую можно подготовить и без помощи бухгалтера. Рассказываем, как это сделать.
Когда подавать налоговую декларацию по УСН
Когда предприниматель переходит на УСН, он выбирает один из двух типов этой системы налогообложения: «Доходы», «Доходы минус расходы». Они отличаются ставками и тем, что входит в налогооблагаемую базу. Также от типа УСН зависит, как заполнять налоговую декларацию.
Налоги по УСН платят в течение года тремя авансовыми платежами и итоговым четвёртым по результатам всего календарного года.
Сроки платежей для ИП на УСН в 2026 году
Авансовые платежи ИП рассчитывают сами и подают уведомление через ЭДО, личный кабинет ИП, по почте или в отделении налоговой. А чтобы узнать итоговую сумму налогов за год и сделать платёж за календарный год — заполняют и подают в ФНС декларацию по УСН. Это делают, даже если бизнес простаивает или в отчётном периоде не было дохода.
ИП Коровин работает уже седьмой год, а ИП Зайцев зарегистрировался в качестве предпринимателя 30 августа 2025-го. И тот и другой обязаны подать декларацию весной 2026 года. ИП Коровин — за весь 2025 год, а ИП Зайцев — за период с 30 августа до 31 декабря 2025 года.
Если не сдать декларацию вовремя, могут начислить штраф — 5% от суммы налога за каждый месяц просрочки, но не менее 1000 ₽ и не более 30% (ст. 119 НК РФ). Если задержать декларацию более чем на 20 рабочих дней, налоговая вправе заблокировать расчётный счёт.
Предприниматели и компании на УСН должны сдавать и декларацию по НДС, если их доход за прошлый год или с начала 2026 года превысил 20 млн ₽.
Где заполнять и как сдавать декларацию
Подать декларацию по УСН удобнее всего в электронном виде через приложение «Личный кабинет ИП». Сервис подскажет, как заполнить документ, — там же можно отслеживать его статус.
Также, если у ИП меньше 100 сотрудников, он может сдать бумажную декларацию: лично в налоговую по месту жительства или отправить документы почтой. Если же сотрудников больше, отчитаться получится только онлайн.
В обоих случаях сначала необходимо заполнить документы. Форму для скачивания и образцы заполнения ФНС размещает на своём сайте. Там же есть важный документ, который называется «Порядок заполнения налоговой декларации по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощённой системы налогообложения». Это подробная инструкция, где расписано практически всё: какие строки заполнять, как ставить точки и прочерки и даже какого цвета должны быть чернила. И, самое главное, там указаны все коды, которые нужно будет вписать в декларацию, чтобы правильно оформить документ.
Также декларацию по УСН можно заполнить в специальной программе «Налогоплательщик ЮЛ», которую загружают с сайта налоговой. На нём выложено несколько версий ― в 2026 году это версии 4.94, 4.94.1, 4.94.2 ― и к ним инструкции по установке. Основная версия ― 4.94. Нужно скачать инструкцию и инсталляционный файл и следовать указаниям. После этого в программе можно ввести данные и сформировать необходимые разделы декларации. Готовый файл затем подают через личный кабинет ИП на сайте ФНС или оператора ЭДО.
Для подачи онлайн понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — её выдают в удостоверяющих центрах ФНС.
Какие разделы декларации нужно заполнять ИП
С 2026 года действует обновлённая форма декларации, принятая Приказом ФНС России № ЕД-7-3/1017@. Документ состоит из титульного листа и нескольких разделов — важно выбрать нужные разделы в зависимости от типа «упрощёнки» и некоторых других нюансов.
Титульный лист заполняют все ИП.
Если предприниматель работает на УСН «Доходы», ему нужно заполнить разделы 1.1 и 2.1.1. Московские ИП, платившие торговый сбор, также оформляют раздел 2.1.2.
На УСН «Доходы минус расходы» помимо титула заполняют разделы 1.2 и 2.2.
Если ИП получал целевое финансирование, нужно внести данные в раздел 3. Чтобы получить налоговый вычет за расходы на контрольно-кассовую технику, бизнес из новых регионов заполняет раздел 4.
Где найти коды для заполнения декларации
Важно правильно указать все коды, которые применяет налоговая. Для ИП будут нужны:
- Код по ОКТМО ― код территории муниципального образования, который подтверждает, что ИП платит налоги по месту жительства. Этот код можно найти на сайте Федеральной информационной адресной системы.
- Если сдаёте отчётность впервые, в строке «Номер корректировки» укажите «0» и два прочерка. Если подаёте уточнённую декларацию, вместо «0» поставьте «1».
- Код для строки «налоговый период» обозначает, за какой промежуток времени отчитывается ИП. Для декларации за календарный год пишут код 34. Если вы ликвидируете ИП, укажите код 50, а при смене налогового режима — 95. Если вы подаёте отчётность за последний налоговый период перед завершением деятельности на УСН, поставьте код 96.
- В строке «Представляется в налоговый орган» указывают код 120 ― это значит, что данные подают в налоговую инспекцию по месту жительства.
- В строке «Код налогового органа» ставят код инспекции ФНС, в которой зарегистрирован ИП. Найти его можно по адресу на сайте налоговой.
- Если предприниматель применяет льготные ставки, важно указать подтверждающие коды, которые можно найти в Приложении № 5 к «Порядку заполнения налоговой декларации по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощённой системы налогообложения» — этот документ выложен на сайте ФНС.
Где продавец Ozon может найти данные о доходах и расходах
Если предприниматель продаёт товары на Ozon, то может увидеть информацию о своих доходах и расходах на маркетплейсе в личном кабинете продавца Ozon Seller. Для этого перейдите в раздел Финансы → Документы → Финансовая отчётность. Маркетплейс формирует отчёты ежемесячно, не позднее 8-го числа.
Определить доходы помогут:
- отчёты о реализации товара;
- отчёты о перечислениях;
- отчёты о компенсациях;
- акты о премии за расчёты баллами;
- УПД по выкупленным товарам.
Расходы, связанные с услугами Ozon, зависят от схемы, по которой продавец сотрудничает с маркетплейсом: продажи со склада Ozon — FBO, или продажи со склада продавца — FBS или realFBS.
Цифры для подсчёта расходов можно найти:
- в УПД-1 к отчёту о реализации;
- в исходящих актах выполненных работ селлера;
- в отчётах о перечислениях;
- в отчётах о перевыставлении услуг (исполнении поручений);
- в актах о премии за расчёты баллами;
- в отчётах о декомпенсациях;
- в УКД к УПД-1 к отчёту о реализации;
- в УКД к акту продавцу;
- в отчётах об исполнении поручений по переводу и возврате благотворительных пожертвований;
- в актах об оказанных услугах (звёздные товары), о страховой премии и штрафах.
Подробнее о том, какие документы из личного кабинета продавца нужны ИП на УСН для заполнения декларации, можно прочитать в Базе знаний.
Как рассчитать налог на УСН
Заполняя декларацию, предприниматели на УСН указывают доход нарастающим итогом. Это бухгалтерский термин, который означает, что сначала пишут сумму за I квартал, затем за полугодие, за 9 месяцев и в конце — за календарный год.
Например, ИП Коровин работает по схеме «Доходы». В I квартале он получил 400 000 ₽ дохода ― эту сумму нужно написать в строке 110 раздела 2.1.1. Если за II квартал доход вырос на 300 000 ₽, то за полугодие указывают суммарный доход ― 700 000 ₽. В III квартале предприниматель заработал ещё 300 000 ₽, поэтому доход за 9 месяцев составит 1 000 000 ₽. IV квартал принёс ещё 400 000 ₽: ИП прибавит их к 1 000 000 ₽ и получит 1 400 000 ₽ ― это и будет доход за календарный год.
Когда декларацию заполняют вручную, приходится считать платежи на калькуляторе. Сначала рассчитывают налогооблагаемую базу — доходы или доходы минус расходы — и умножают на налоговую ставку.
Допустим, у ИП Коровина больше 100 сотрудников, поэтому в 2026 году он платит налог по ставке 6%.В I квартале налог равен 400 000×6% = 24 000. Это первый авансовый платёж ― эту цифру предприниматель записывает в строке 130 раздела 2.1.1.
За полугодие: 700 000×6% = 42 000. Это значение заносит в строку 131.
За 9 месяцев: 1 000 000×6% = 60 000. Эти данные записывает в строку 132.
Всего за налоговый период: 1 400 000×6% = 84 000. Это указывает в 133-й строке декларации.
Если заполнять документ в личном кабинете ИП на сайте ФНС или в «Налогоплательщике ЮЛ», сервис рассчитает суммы автоматически, нужно только ввести доходы и расходы за каждый период.
Может быть интересно
Как ИП подтвердить доход
Прочитать
Как уменьшить налог за счёт страховых взносов
ИП на «упрощёнке» обязаны платить страховые взносы:
- за себя — на пенсионное и медицинское страхование (ОПС и ОМС) в размере 57 390 ₽ в 2026 году. ИП вносит эти взносы, даже если не вёл деятельность. Дополнительно он платит 1% от годового дохода (УСН «Доходы») или прибыли (УСН «Доходы минус расходы»), если они превышают 300 000 ₽;
- за сотрудников — ОПС, ОМС, страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ) и страхование от несчастных случаев на производстве.
Кроме этого, есть добровольные страховые взносы за себя, которые позволяют предпринимателям получать пособие по болезни, беременности и родам.
Предприниматели могут уменьшить налоги на сумму страховых взносов:
- на УСН «Доходы» взносы вычитают из суммы налогов;
- на УСН «Доходы минус расходы» взносы, как и другие расходы, вычитают из налогооблагаемой базы.
На УСН «Доходы»
ИП без сотрудников за счёт страховых взносов может снизить налог на 100%, ИП с сотрудниками — только наполовину.
Представим, что у начинающего продавца ИП Зайцева, который открыл своё дело 30 августа, пока нет сотрудников, он работает на УСН «Доходы».За первые 9 месяцев года его выручка составит 100 000 ₽, а за год — 290 000 ₽. Таким образом, налог по ставке 6% будет равен 17 400 ₽. В 2026 году ИП заплатит за себя обязательные взносы — 57 390 ₽. На эту сумму он может уменьшить свой налог. Таким образом, ему нужно будет подать нулевую декларацию.
Предприниматель по желанию может уменьшить или авансовые платежи по налогам, или итоговый годовой платёж и отразить эти расчёты в декларации.
При заполнении декларации взносы, как и налоги, вписывают нарастающим итогом в той пропорции, в которой решит сам предприниматель. Например, если ИП платит только обязательный сбор за себя, он может разделить 57 390 ₽ на 12 и умножить на количество месяцев в налоговом периоде:
- за I квартал ― 14 347,5 ₽ (строка 140 в декларации);
- за полугодие ― 28 695 ₽ (строка 141);
- за 9 месяцев ― 43 042,5 ₽ (строка 142);
- за налоговый период ― 57 390 ₽ (строка 143).
На УСН «Доходы минус расходы»
ИП, работающие на УСН «Доходы минус расходы», могут указать страховые взносы в категории расходов и благодаря этому уменьшить налоговую базу.
Например, если бы начинающий продавец ИП Зайцев, который открыл своё дело 30 августа, работал на УСН «Доходы минус расходы», то при расчёте налога ему нужно было бы вычесть из 290 000 ₽ дохода за календарный год не только расходы на бизнес, но и 57 390 ₽ страховых взносов. Оставшуюся сумму ему нужно умножить на ставку 15%.
В декларации по УСН «Доходы минус расходы» страховые взносы входят в общую сумму расходов, которые указывают в строках 210–223.
Когда продавец заполняет декларацию сам, а не передаёт эту обязанность бухгалтеру, у предпринимателя появляется полное представление о движении денежных средств и доходности бизнеса. К тому же, если у ФНС появятся вопросы, ИП сможет понять, на каком этапе возникла проблема и как её решить. А программа «Налогоплательщик ЮЛ» поможет сделать расчёты, корректно заполнить нужные ячейки, правильно поставить точки и пробелы.
Что делать, если вы потеряли право на УСН
В 2026 году условия «упрощёнки» изменились. Предприниматель теряет право на спецрежим с 1-го числа месяца, в котором превысил хотя бы один из лимитов:
- доход — 490,5 млн ₽;
- количество сотрудников — 130 человек;
- остаточная стоимость основных средств — 218 млн ₽.
Лимиты индексируются каждый год.
Если право на «упрощёнку» потеряно, перейти можно только на ОСНО — у других спецрежимов лимиты ниже. Кроме этого, нужно:
- уведомить налоговую в течение 15 дней после окончания квартала, в котором было утрачено право на УСН;
- перенастроить онлайн-кассу на ОСНО и сформировать отчёт об изменении параметров;
- сдать последнюю декларацию по УСН и заплатить налог;
- сообщить контрагентам о смене режима.
Вернуться на «упрощёнку» можно только с 1 января следующего года.
Если вам полезны такие инструкции и вы тоже думаете о своём деле — в «Бестселлере» регулярно разбираем:
— как работать с разными ведомствами
— реальные истории предпринимателей
— как открыть ПВЗ
— что продавать на маркетплейсах.
👉 перейти и посмотреть другие материалы