Компании переезжают по разным причинам: вырос штат, закончилась аренда, появилось более удобное место. Но вне зависимости от причины сам процесс часто превращается в стресс – особенно если переезд офиса начали готовить за неделю до даты смены локации.
И что характерно: большинство проблем не возникают внезапно. Они накапливаются из-за отсутствия грамотного плана.
С чего начать подготовку к переезду офиса
За процесс должен отвечать координатор: человек, который знает сроки, держит связь с подрядчиками и понимает, что происходит с мебелью, техникой и документами. Без него переезд быстро превращается в хаос.
После того как координатор назначен, составьте список имущества. В него входят столы, кресла, шкафы, тумбы, компьютеры, принтеры, архив, кабели и офисные мелочи. Перечень поможет не отправлять в новый офис лишнее и заранее понять, какую мебель лучше заменить.
Новое помещение нужно проверить до перевозки: где будут располагаться отделы, хватит ли розеток, куда уйдет серверное оборудование, где разместить документы.
Если этого не сделать, проблемы появятся не во время переезда, а на следующее утро после него.
Переезд офиса пошагово: что и в каком порядке делать
За 4-6 недель о переезде уведомляют сотрудников, подрядчиков и клиентов. Не в последний момент, а заранее, чтобы у людей было время перестроить планы. Одновременно выбирается транспортная компания и оговариваются условия.
За 2–3 недели начинается офисный переезд мебели и крупного оборудования в режиме инвентаризации:
- проверьте, в каком состоянии имущество;
- определите, что нужно разобрать;
- проанализируйте, сколько нужно упаковки.
Техника маркируется заранее – не стикерами от руки, а нормальной системой, понятной грузчикам и IT-специалистам.
За неделю сотрудники упаковывают личные вещи и рабочие материалы. IT-отдел или подрядчик готовит схему подключения на новом месте. Прокладывать сеть и настраивать рабочие станции лучше за 1-2 дня до переезда, пока старый офис еще работает.
Что учесть при переезде офиса: полезное дополнение
Есть вещи, о которых легко забыть, потому что они не на виду, как столы и коробки. Но именно они чаще всего тормозят работу после переезда. Их лучше вынести в отдельный список и пройти заранее:
- уведомить банки, налоговую и контрагентов о смене адреса;
- обновить корпоративную почту, шаблоны писем и подписи сотрудников;
- сделать резервные копии данных до отключения серверов;
- решить, кто в день переезда работает удаленно, а кто выходит в новый офис;
- собрать контакты подрядчиков, ответственных и администраторов в одном месте.
После переезда не надо сразу приступать к работе. Сначала стоит проверить, подключена ли техника, открываются ли общие папки, работают ли внутренние системы, телефония и интернет. Лучше найти сбой утром, чем узнать о нем от клиента.
Чек-лист переезда офиса как рабочий инструмент
При смене локации всегда хватает очевидных дел: собрать коробки, вызвать перевозчиков, разобрать столы, промаркировать технику. Но чаще всего мешают не они. Мешают забытые уведомления, неподписанные кабели, коробки без адреса и мебель, которую привезли до того, как решили, куда ее ставить.
Чек-лист должен быть не общим списком задач, а набором конкретных проверок:
- назначен координатор;
- составлен список имущества;
- утверждена планировка;
- подписаны коробки;
- промаркирована техника;
- сделаны резервные копии;
- проверены доступы;
- подключена связь;
- подготовлены рабочие места;
- освобождены проходы;
- проверены переговорные.
Такой чек-лист не перегружает команду и не превращает переезд в бесконечное согласование. В этом и есть практичная организация переезда офиса: заранее видно, что уже сделано, что зависло и кому нужно напомнить.
Финальная проверка нужна до того, как сотрудники начнут полноценный рабочий день.
Посмотрите, где стоят столы, открываются ли общие папки, работает ли связь, есть ли доступ к документам и не заняты ли переговорные коробками. Когда перечисленные вещи закрыты заранее, становится понятно, как переехать в офис без проблем, без переделок после сборки мебели.
И если вдруг старая мебель не подходит под новое помещение, в Nice-Office можно заранее подобрать рабочие места, шкафы и решения для переговорных. Подберем для вас функциональные варианты, чтобы работа сотрудников в новом помещении была максимально удобной и продуктивной!