Стоит команде вырасти, и сразу становится видно, рассчитан ли офис на новых сотрудников. Стол, который раньше стоял у окна и никому не мешал, вдруг оказывается посередине прохода. А новый сотрудник приходит на место, где нет ни одной свободной розетки.
Именно в таких ситуациях становится очевидно: рабочие места при расширении нужно продумывать заранее, а не в день выхода нового человека на работу.
Сначала – посадка, потом – мебель
Начинать стоит не с покупки столов, а с проверки офиса. Сначала нужно понять, как пространство работает в реальности:
- сколько сотрудников постоянно находится в офисе;
- какие команды должны сидеть рядом;
- где проходят основные маршруты;
- какие зоны используются для встреч и звонков;
- где не хватает мест для хранения;
- какие участки перегружены мебелью или техникой.
Проверка занимает немного времени, зато сразу показывает, куда можно посадить новых людей без тесноты и постоянных перестановок.
Дальше посадку нужно привязать к задачам сотрудников. Менеджеры по продажам много звонят, поэтому их лучше не сажать рядом с теми, кому нужна тишина. Бухгалтерии нужен быстрый доступ к документам. IT-специалисту важны розетка рядом со столом, место для второго монитора и удобный доступ к технике.
Если это не учесть, сотрудникам будет неудобно работать.
Мебель: что проверить до расстановки
Случается, что новые сотрудники появляются быстрее, чем офис успевает к ним подготовиться. Поэтому руководители обычно выбирают самое очевидное решение: докупить столы и поставить их там, где осталось свободное место.
Сначала кажется, что задача решена. А потом выясняется:
- тумба не открывается до конца;
- кресло нельзя нормально отодвинуть;
- шкаф перекрыл розетку;
- проход между рядами стал слишком тесным.
Поэтому перед расстановкой мебели нужно проверить не только площадь, а также и то, как люди будут пользоваться рабочим местом. Сотрудник сидит за столом весь день. Он двигает кресло, подключает ноутбук, открывает ящики, берет документы, подходит к шкафу. Если каждый раз приходится что-то обходить или двигать, планировка сделана плохо.
Для быстрой проверки достаточно пройтись по пяти пунктам:
- удобно ли проходить между рабочими местами;
- хватает ли сотрудникам места на столе;
- можно ли свободно отодвинуть кресло;
- легко ли подключить технику к розеткам;
- не мешают ли шкафы и тумбы движению по офису.
Если по нескольким пунктам возникают сомнения, мебель лучше переставить еще на этапе планирования. Так проще избежать тесных проходов, неудобных рабочих мест и лишних движений в течение дня.
Простые расчеты
Ширина проходов должна быть хотя бы 80-90 см. Тогда люди смогут ходить между столами без постоянных столкновений и просьб подвинуться.
Если сотрудник работает с двумя мониторами, столешница глубиной меньше 70 см окажется тесной. Лучше сразу заложить 70-80 см, чтобы на столе осталось место для клавиатуры, документов и обычных рабочих мелочей.
Плохую расстановку не всегда видно на плане. Проблемы появляются в работе: ящики не открываются до конца, кресла перекрывают проходы, а доступ к розеткам оказывается закрыт мебелью.
Хранение тоже нужно привязать к реальным задачам. Документы, которые берут каждый день, должны лежать рядом с рабочим местом или хотя бы в пределах одной зоны.
Если человек несколько раз за день идет за папкой через весь офис, он теряет время и раздражается. А когда таких сотрудников много, досадные мелочи превращаются в постоянную проблему для отдела.
Розетки и кабели: мелочь, которая мешает
Розеток почти всегда меньше, чем нужно. И при организации рабочих мест при росте штата компании это выясняется уже после расстановки столов и техники.
В итоге через проход тянут удлинитель. По нему ходят люди, кабели цепляются за кресла, техника отключается в самый неподходящий момент.
Перед тем как ставить новые столы, посчитайте, сколько точек питания нужно на каждое место: компьютер или ноутбук, монитор, телефон, настольная лампа. Если встроенных розеток не хватает, лучше заранее установить дополнительные или проложить кабель-каналы, чтобы провода не лежали на полу.
Запас по местам
При увеличении сотрудников офиса грамотный подход – оставить в плане одно-два свободных места сверх текущей потребности. Не пустые столы посередине зала, а заранее продуманные точки, куда можно поставить рабочее место без перестановки всего офиса. Это актуально, если компания нанимает людей регулярно, а не разово.
Подготовка офиса к росту команды – это продуманная система. Расширение штата офиса пройдет без хаоса, если еще до прихода новых людей проверить посадку сотрудников, мебель, проходы, розетки и системы хранения. Чем раньше это сделано, тем меньше переделок потом придется делать.
Помните: рост команды не должен превращать офис в тесное и неудобное пространство. Nice-Office поможет подобрать мебель и продумать расстановку так, чтобы новые рабочие места вписались в действующую планировку, не перекрывали проходы и оставались удобными для ежедневной работы.