При организации перевозки грузов компании используют два основных документа: транспортную накладную (ТН) и товарно-транспортную накладную (ТТН). Несмотря на схожие названия, эти документы выполняют разные задачи. Неправильное оформление может привести к отказу в признании расходов на доставку и вопросам со стороны налоговых органов.
В этой статье от команды проекта 42Clouds разберем, чем отличаются ТТН и ТН, когда необходимо оформлять каждый из документов и как избежать ошибок при ведении транспортного документооборота.
Чем отличаются ТТН и ТН и какой документ необходим
Главное различие между документами заключается в их назначении.
Товарно-транспортная накладная (ТТН) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и отражения сведений о транспортировке груза.
Транспортная накладная (ТН) подтверждает факт заключения договора перевозки и служит основанием для расчетов с перевозчиком.
Основные отличия документов:
ТТН подтверждает:
- перемещение товарно-материальных ценностей;
- операции по списанию и оприходованию товаров;
- использование автотранспорта при перевозке.
ТН подтверждает:
- наличие договора перевозки;
- оказание транспортных услуг;
- право на учет транспортных расходов при налогообложении прибыли.
Обязательность применения:
- ТТН обязательно оформляют только при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции;
- ТН обязательна при работе со сторонним перевозчиком в соответствии со статьей 8 Федерального закона № 259-ФЗ.
Структура документов:
- ТТН включает товарный и транспортный разделы;
- ТН содержит транспортную информацию.
Роль в бухгалтерском учете:
- ТТН может использоваться для отражения операций по счетам учета товаров и материалов;
- ТН подтверждает затраты на перевозку.
В каких случаях оформляется транспортная накладная
Транспортная накладная представляет собой письменное подтверждение договора перевозки. Ее оформляют при привлечении сторонней транспортной организации или индивидуального предпринимателя.
Если компания воспользовалась услугами перевозчика, но оформила только ТТН, налоговая инспекция может исключить транспортные расходы из состава затрат. Причина заключается в том, что ТТН не подтверждает заключение договора перевозки.
Когда ТН обязательна
Транспортную накладную необходимо оформлять, если:
- доставку выполняет транспортная компания;
- перевозку осуществляет индивидуальный предприниматель или частный перевозчик по отдельному договору;
- услуги по перевозке выделены как самостоятельная услуга и подтверждаются отдельными документами.
Когда ТН не требуется
Транспортную накладную можно не оформлять, если:
- покупатель самостоятельно забирает товар;
- продавец доставляет продукцию собственным транспортом, а стоимость доставки входит в цену товара и не выделяется отдельно.
Когда используется товарно-транспортная накладная
Обязательное применение ТТН предусмотрено законодательством только при перевозке:
- этилового спирта;
- алкогольной продукции;
- спиртосодержащей продукции.
Для указанных категорий грузов ТТН выступает обязательным сопроводительным документом согласно статье 10.1 Федерального закона № 171-ФЗ. Отсутствие накладной может повлечь штрафные санкции и конфискацию продукции.
Во всех остальных случаях использование ТТН остается правом организации. Многие компании применяют ее для оптимизации документооборота вместо оформления нескольких документов.
Как подтвердить транспортные расходы и избежать претензий ФНС
Налоговые органы уделяют особое внимание подтверждению транспортных расходов. Неправильно оформленные документы могут стать причиной отказа в признании затрат.
ФНС обращает внимание на несколько ключевых факторов.
Подтверждение факта перевозки
Документы должны содержать:
- подписи отправителя, перевозчика и получателя;
- сведения о транспортном средстве;
- информацию о маршруте перевозки.
Экономическая обоснованность расходов
Стоимость транспортировки должна:
- соответствовать рыночным условиям;
- быть зафиксирована в договоре;
- совпадать с данными транспортной накладной.
Раздельный учет операций
Налоговая служба рекомендует разделять учет:
- движение товаров оформлять через ТОРГ-12 или УПД;
- транспортные услуги подтверждать ТН.
Частые ошибки, из-за которых компании теряют право на вычеты
Практика налоговых проверок и судебных разбирательств показывает несколько типичных ошибок.
Ошибка № 1. Использование только ТТН
Ситуация: перевозчик оформляет исключительно товарно-транспортную накладную.
Последствия: налоговая служба может не признать расходы на доставку, поскольку ТТН не подтверждает договор перевозки.
Решение: оформлять отдельную ТН либо проверять, чтобы ТТН содержала все необходимые сведения.
Ошибка № 2. Отсутствие подписей и расшифровок
Ситуация: в документе отсутствует подпись ответственного лица или невозможно установить, кто принял груз.
Последствия: накладную могут признать недействительной.
Решение:
- водитель должен поставить подпись и указать Ф. И. О.;
- представитель получателя должен подписать документ и при необходимости указать данные доверенности.
Ошибка № 3. Некорректные сведения о транспорте
Ситуация: отсутствует информация о марке автомобиля либо допущены ошибки в государственном номере.
Последствия: невозможно подтвердить, каким транспортом перевозили груз.
Решение: проверять данные транспортного средства по регистрационным документам.
Ошибка № 4. Использование только ТОРГ-12 при привлечении перевозчика
Ситуация: товар передан стороннему перевозчику без оформления транспортной накладной.
Последствия: расходы на перевозку подтвердить невозможно.
Решение: при любой передаче груза стороннему перевозчику оформлять ТН.
Ошибка № 5. Отсутствие ТТН при перевозке алкоголя
Ситуация: компания использует только УПД и транспортную накладную.
Последствия: нарушение требований законодательства, штрафы и конфискация продукции.
Решение: обязательно оформлять ТТН при перевозке алкогольной продукции и этилового спирта.
Для снижения количества ошибок и использования актуальных форм документов многие компании ведут логистический документооборот в 1С в облаке.
Особенности оформления ТТН
Товарно-транспортную накладную составляют в четырех экземплярах:
- первый экземпляр остается у грузоотправителя;
- второй передают грузополучателю;
- третий получает перевозчик для расчетов;
- четвертый используют для учета транспортной работы и расчета оплаты труда водителя.
Товарный раздел ТТН
При заполнении необходимо обратить внимание на следующие сведения.
Грузоотправитель
Следует указать полное наименование организации и данные склада отгрузки.
Плательщик
Необходимо отразить информацию о лице, оплачивающем товар.
Товарная часть
Нужно указывать:
- точное наименование товара;
- артикулы;
- количество;
- стоимость продукции.
Важно контролировать соответствие количества мест и массы груза.
Обязательные подписи
В ТТН должны присутствовать подписи:
- лица, разрешившего отпуск товара;
- главного бухгалтера;
- сотрудника, который передал груз.
Транспортный раздел
В документе необходимо указать:
- характеристики груза;
- количество грузовых мест;
- вид упаковки;
- способ определения веса;
- адреса погрузки и разгрузки;
- марку и государственный номер транспортного средства;
- расстояние перевозки;
- сведения о водителе.
Водитель, указанный в накладной, отвечает за сохранность груза во время транспортировки.
Особенности оформления транспортной накладной
Транспортную накладную оформляют в трех экземплярах:
- для грузоотправителя;
- для грузополучателя;
- для перевозчика.
Если ТН используется как первичный учетный документ, может дополнительно оформляться экземпляр для отправителя.
Раздел для грузополучателя
Получателю необходимо:
- проверить состояние груза;
- убедиться в соответствии количества и веса;
- поставить подпись с расшифровкой;
- при необходимости указать реквизиты доверенности.
Водитель также подтверждает передачу груза своей подписью.
Раздел для грузоотправителя
Необходимо указать:
- точное наименование груза;
- характеристики продукции;
- номер контейнера при контейнерных перевозках;
- способ определения массы;
- объявленную ценность груза в случаях, предусмотренных законодательством.
Следует учитывать, что предоставление недостоверных сведений о грузе может привести к дополнительным финансовым санкциям.
Разделы для перевозчика и водителя
Раздел 6 «Перевозчик»
Содержит сведения о перевозчике.
Раздел 7 «Транспортное средство»
Включает данные автомобиля и сведения о специальных разрешениях при необходимости.
Раздел 8 «Прием груза»
Водитель проверяет соответствие груза данным накладной и фиксирует замечания.
Раздел 10 «Выдача груза»
Подтверждает передачу груза получателю.
Следует помнить, что с 2016 года использование печатей на ТН и ТТН не является обязательным.
Выводы
При работе со сторонними перевозчиками необходимо оформлять транспортную накладную. Для подтверждения движения товаров рекомендуется использовать ТОРГ-12 или УПД.
Товарно-транспортная накладная обязательна только при перевозке алкогольной продукции и этилового спирта. В остальных ситуациях организация самостоятельно принимает решение о ее использовании.
Наиболее распространенная ошибка — оформление только ТТН при отсутствии ТН. Это может привести к исключению транспортных расходов из налогового учета.
Перед отправкой груза необходимо проверить:
- наличие всех обязательных подписей;
- соответствие государственного номера транспортного средства данным в документах;
- совпадение дат отгрузки и дат в первичной документации.
Корректное оформление транспортных документов помогает снизить налоговые риски и защитить компанию от финансовых потерь. Использование 1С в облаке позволяет работать с актуальными формами ТН и ТТН и минимизировать вероятность ошибок в документообороте.