Откуда берётся неправильная себестоимость в товароучётной программе?
👋 Привет, это Алексей Баранов! В Интерлогике я отвечаю за общую стратегию автоматизации учёта и бизнес-процессов. А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @interlogika
Но сейчас затронем тактический вопрос, связанный с программами и автоматизацией себестоимости. Иногда, к нам на автоматизацию приходят с запросом «почему неправильно считается себестоимость?» Причём сами ситуации бывают разными, от «себестоимость в отчёте ниже закупочных» до «фантастически низкая».
Себестоимость в программе, как правило, автоматический показатель, который рассчитывается в программе по определённым формулам. Если себестоимость явно неправильная, то, скорее всего, надо изучить следующие проблемы: путаница в учёте, незакрытие периода и отсутствие данных для расчёта программы.
Попробую объяснить, общую природу «как они возникают», ну а в чём проблема именно у вас и как чинить, нужно разбираться отдельно, за этим на консультацию.
Путаница в учёте — ведёт к ошибкам и из-за этого неправильно считается себестоимость
Самая частая причина — это путаница в управленческом учёте. Сюда относятся пересорт, отрицательные остатки, путаница в номенклатуре, проблемы с расходной частью. В общем итоге, товароучётная программа «не понимает» суммовые или количественные остатки.
Например, магазин работает со складом FIFO, то есть завезли какой-то новый товар, положили его сверху на полку, и продают то, что лежит сверху. Так можно поступать с непортящимся товаром, практически любая техника подойдёт, пусть для примера будут пластиковые горшки под рассаду! Их мы можем покупать в несколько закупок по разным ценам. Себестоимость товара будет считаться по средней. Так вот, завезли товар, «бросили на полки», начали им торговать, но документы приёмки не указали. В товароучётной системе мы продаём горшки по средней себестоимости предыдущих закупок, а последнуюю закупку в формеле не учитывается. В итоге у нас появляются ошибки. Когда дело касается только горшков — ошибка будет небольшой. Но если такое повторяется постоянно и с каждым товаром в ассортименте?
Нет закрытия периода в товароучётной системе
Программам для учёта нужна такая вещь, как закрытие периода. Это такая команда для программы, после которой та «подводит черту» и считает итоги. После закрытия периода программа считает себестоимость.
В нашей практике мы сталкиваемся с тем, что периоды ни разу не закрывались за несколько месяцев. Чаще встречаются проблемы с занесением данных прошлого периода в текущем. Например, кто-то забыл занести накладную. Когда нашёл и попытался внести — всё сломалось. Можно разобраться, как вносить данные задним числом и ничего не ломать. Лучше внедрить электронный документооборот и сканеры штрих-кодов.
Отсутствие данных для расчёта себестоимости
Частая причина — нет данных для корректного расчёта. Где-то хромает интеграция, где-то не занесли документы или есть ошибки в документах. Часто это чёрные деньги, безусловно чёрные с точки зрения учёта.
Например, владелец пекарни увидел, что осталось мало зернового кофе. Делает заказ поставщикам, ну, а чтобы сегодня хоть какой-то кофе продавать — идёт в ближайшую пятерочку и за свои деньги покупает несколько пачек. С точки зрения учёта — это чёрные деньги, которые нельзя отобразить, вдобавок всё это создаёт отрицательные остатки. Для программы то зерна нет, а продажи кофе есть.
За статью «Почему программа неправильно считает себестоимость» спасибо ребятам из Интерлогики.