Бизнес в эксель

Бизнес в эксель

Большинство систем начинается именно и эксель. И я люблю эту программу за ее универсальность и адаптивность.

Минус экселя - это моно-доступ. Пока один в таблице - другие могут только смотреть. Поэтому часто из экселя система переходит в гугл-таблицы.

Гугл создали удобный и понятный многопользовательский сервис, открывающий множество возможностей

В принципе, уже из гугл таблиц при правильном планировании и ведении можно неплохо вести учёт.

Но вот беда. Бизнес растёт, задач становится больше и вместо одной таблицы приходиться заполнять три, пять, семь и т.д.

Сотрудники, кто давно в компании привыкают и знают наизусть названия таблиц и свободно в них ориентируются.

Новые сотрудники же должны в кратчайшие сроки понять систему из энного количества таблиц и сервисов и начать работать без косяков.

Вот вам личный опыт.

Кейс 1. Таблица расчётов себестоимости ЛДСП + Таблица расчётов себестоимости Лабораторки + Таблица по металлоучастку. Из них нужно создать прайс-лист. А потом из общего прайс-листа сделать 5 дилерских с разными скидками. Изменение цены запускает цепочку рутинных действий. И я молчу про то, что статистика изменений теряется, потому что физически нет возможности вести еще одну таблицу по изменениям.

Кейс 2. Таблица поступлений в локации 1 + Таблица поступлений в локации 2 + Таблица поступлений в локации 3 + Таблица-справочник + Таблица счетов и УПД + Таблица с договорами + Таблица расходов. Важен порядок в бухгалтерских документах, договорах и статистика доходов и расходов плюс расчёт kpi.

Кейс 3. Тендерные поставки. В таблице ведётся учёт клиентов и тендеров. Со временем Таблица становится громоздкой и неудобной. Плюс статистику выигранных тендеров приходится вести вручную. Время тратится не на развитие, а на рутину.

Первый личный опыт превращения экселя в аналитическую систему был связан с кейсом 3. В команде с программистом мы создали сервис для работы с тендерами.

Тогда я только писала техническое задание, а воплощал его в реальность специалист.

А вот кейс 2 я уже самостоятельно воплощаю в сервис. Десятки ранее несвязанных таблиц под чутким руководством превращаются в систему аналитики и контроля.

Я люблю порядок и системность, люблю опираться на данные в рассуждениях и проверять гипотезы конкретными цифрами, а не только по наитию.

Внедрение систем аналитики позволяет соединить бизнес в единую систему, объединить информацию из разных отделов, получать статистические данные.

Это фактически карта бизнес-процессов в одном окне. Каждый пользователь получает ту область для работы, которая относится к его функции. А умные алгоритмы несут данные туда, куда нужно. Отчёты формируются одной кнопкой.

Раньше для создания такой системы нужна была команда программистов и опытный проджект, который распределит работу. Плюс нужно понимание бизнес-процессов для создания грамотного технического задания.

Сейчас создание подобной системы реально в тандеме специалист+ИИ. От меня аналитика и техническое описание, от ИИ - код.

За 2 месяца работы по кейсу 2 было внедрено 3 блока: доходы, расходы, локации. Выведена статистика и необходимые отчёты. Работа продолжается в направлении технического контроля и АХО.

2 месяца, Карл! И твой бизнес, как открытая книга лежит перед тобой. Ты видишь бизнес-процессы, видишь отчёты и можешь принимать стратегические решения.

Как думаете, что мешает перейти от ведения бизнеса в эксель к бизнес-системе?