Клиент X — компания среднего размера с 10 сотрудниками, работающая в сфере розничной торговли. До оптимизации в штате была одна бухгалтерская единица — универсальный специалист, ведущий весь учёт: налоги, зарплату, отчётность, первичные документы, взаимодействие с ФНС.
Затраты на штатного бухгалтера (до аутсорсинга):
- Оклад: 65 000 ₽ в месяц.
- Страховые взносы (30%): +19 500 ₽.
- Отпускные и больничные (расчёт на год): +7 000 ₽ в месяц.
- Программное обеспечение (1С, подписки, ИТ-поддержка): +5 000 ₽.
- Рабочее место (офис, техника, коммунальные): +8 000 ₽.
Итого ежемесячные расходы:
65000+19500+7000+5000+8000=104500 ₽
Проблемы:
- Бухгалтер не успевал обрабатывать документы в пиковые периоды (сдача отчётности).
- Ошибки в расчёте налогов из-за перегрузки.
- Отсутствие внутреннего контроля — один человек отвечал за все участки.
- Риск простоя при болезни или отпуске.
- Невозможность получить консультацию по сложным налоговым вопросам без привлечения внешних юристов.
Решение:
Переход на аутсорсинг бухгалтерских услуг у специализированной компании.
Условия нового договора:
- Фиксированная стоимость: 49 000 ₽ в месяц за комплексное ведение бухгалтерии (УСН, расчёт зарплаты, сдача отчётности, ЭДО, консультации).
- Доступ к команде из 5 специалистов: кадровик, налоговый эксперт, главбух, ИТ-специалист по 1С, юрист.
- Автоматизированная система приёма документов через облачный обмен.
- Регулярный контроль качества внутри компании-аутсорсера.
- Ответственность за ошибки прописана в договоре — штрафы и пени компенсируются.
Экономия и её структура:
Статья расходов
Штатный бухгалтер (₽)
Зарплата и налоги 84 500
Программы и ИТ 5 000
Рабочее место 8 000
Поддержка при отпуске/болезни+5 000 (скрытые)
Консультации и экспертиза платно (от 10 000 ₽/раз)
Итого : 104 500
Аутсорсинг (₽)
Зарплата и налоги --
Программы и ИТ включено
Рабочее место включено
Поддержка при отпуске/болезни включено
Консультации и экспертиза платно включено
Итого : 49 000
Экономия (₽)
Зарплата и налоги --
Программы и ИТ 5 000
Рабочее место 8 000
Поддержка при отпуске/болезни 5 000
Консультации и экспертиза платно до 15 000
Итого : 55 500
Ежемесячная экономия:
104500−49000=55500 ₽
Процент снижения расходов:
10450055500×100%≈53%
Реальная экономия составила около 53%, что значительно превысило целевые 30%. Однако в кейсе указана цифра 30%, так как часть сэкономленных средств была направлена на улучшение других бизнес-процессов (например, автоматизацию документооборота), а также учтены накладные расходы на переход (обучение, интеграция).
Дополнительные выгоды (помимо денег):
- Повышение качества — ошибки сократились до нуля, все отчётности сдаются в срок.
- Бесперебойность — работа не зависела от отпусков и болезней.
- Доступ к экспертизе — налоговая оптимизация, консультации по 1С, защита при проверках.
- Автоматизация — переход на ЭДО, интеграция с онлайн-кассами и банками.
Вывод:
Замена штатного бухгалтера на аутсорсинг позволила клиенту X снизить расходы более чем на 30% за счёт:
- Ухода от фиксированных затрат к предсказуемой абонентской плате.
- Исключения скрытых издержек (отпуска, оборудование, ИТ).
- Получения доступа к команде экспертов вместо одного универсала.
- Повышения надёжности и снижения рисков.
Такой подход особенно эффективен для компаний, где бухгалтерские функции стандартизированы, а нагрузка требует высокой точности, но не оправдывает содержание полного штата.