Налоговые органы активно используют автоматизированный анализ чеков ККТ. Один из частых сценариев: ИФНС выгружает все чеки юрлица, смотрит реквизит «Кассир» (тег 1021) и сверяет эти фамилии с данными 6-НДФЛ и РСВ. Если человек значится кассиром, но не получал зарплату и не отражён в отчётности — приходит требование о пояснениях. Разбираемся, как грамотно ответить и избежать штрафов.
Почему возникает расхождение
Возможных причин несколько, и большинство из них вполне легальны. Задача бухгалтера — доказать налоговикам, что нарушения нет.
1. Кассир – индивидуальный предприниматель
Если кассовую операцию проводит ИП (например, владелец бизнеса, который сам работает за кассой), то он не является наёмным сотрудником. Доходы ИП облагаются в рамках другого режима, и в РСВ и 6-НДФЛ его фамилия не появляется. При этом в чеке он обязан указать свои данные как ответственное лицо.
2. Кассир – штатный сотрудник, но в расчётном периоде не было выплат
Например, работник был принят на должность кассира в декабре, а первые выплаты (аванс или зарплата) пришлись уже на январь следующего года. По чеку в декабре его фамилия есть, а в РСВ за год – ещё нет. Причина: доход фактически не выплачен, поэтому обязанность по отражению в отчётности возникает позже.
3. Кассир – генеральный директор (единственный учредитель)
Директор может не получать зарплату, если принял решение не начислять её (например, при убытках или приостановке деятельности). При этом он вправе работать за кассой – выбивать чеки как ответственное лицо. В РСВ и 6-НДФЛ такой сотрудник отсутствует, если нет облагаемых выплат.
4. Ошибка в настройках ККТ
В чеке «всплыла» фамилия бывшего сотрудника, который уже уволен, или технический сбой подставил данные из другой смены. Техническая ошибка – не нарушение, но требует пояснений и подтверждения (например, акт о сбое, журнал ККТ).
5. Договор ГПХ или подряда
Человек привлечён для разовой работы на кассе (например, на время болезни кассира). Если он не является ИП и не состоит в штате, то вознаграждение по договору ГПХ облагается взносами и НДФЛ – тогда его нужно включать в РСВ и 6-НДФЛ. Если же договор ГПХ не заключался, а человек просто «помог» – это уже нарушение. Но на практике могут быть случаи, когда вознаграждение не выплачивалось (помощь без оплаты), тогда отчётность пуста, но налоговая может переквалифицировать отношения.
6. Ошибочное включение фамилии в чек
Например, по умолчанию в программе заполнена фамилия владельца, хотя за кассой работает другой человек. Или кассиром указан администратор, который в этот момент отсутствовал. Формально это нарушение порядка применения ККТ, но объяснить можно.
Как составить пояснение: пошаговая инструкция
Требование ИФНС обычно приходит в виде запроса пояснений (ст. 88 НК РФ). Ответ нужно дать в течение 5 рабочих дней (или согласно сроку в требовании). Пишите официально, но чётко.
Шаг 1. Проверьте фактические данные
Посмотрите, за какой период выбиты чеки. Сверьте фамилии из требования с вашим штатным расписанием, договорами ГПХ, карточками ИП и трудовыми договорами. Если человек действительно работал – проверьте, были ли выплаты.
Шаг 2. Выберите корректную причину из реальной ситуации
Вариант ответа А: Кассир – ИП
Фрагмент пояснения:
«Иванов Иван Иванович, указанный в чеках ККТ в реквизите “Кассир”, является индивидуальным предпринимателем (ОГРНИП 1234567890123). Доходы, полученные от деятельности по оказанию услуг по приёму наличных денежных средств, не являются объектом обложения страховыми взносами и НДФЛ для целей представления РСВ и 6-НДФЛ. Трудовые отношения с Ивановым И.И. не оформлялись, вознаграждения в рамках ТК РФ не выплачивались. Просим учесть данное пояснение.»
Вариант ответа Б: Гендиректор без зарплаты
«Фамилия Петров П.П. в чеке – это генеральный директор ООО “Ромашка”. В проверяемом периоде директор не получал заработную плату (решение единственного участника от 01.03.2024 № 2). В соответствии со ст. 273 ТК РФ начисление зарплаты руководителю не является обязательным при отсутствии факта выполнения трудовой функции за плату. Соответственно, нулевые показатели по Петрову П.П. в 6-НДФЛ и РСВ правомерны. Прикладываем решение участника и приказ об отсутствии начисления зарплаты».
Вариант ответа В: Техническая ошибка в чеке
«В чеке № 1234 от 15.05.2024 ошибочно указана фамилия Смирновой А.А. – сотрудника, который был уволен 01.03.2024 (приказ № 45-у). В момент выбития чека кассовую операцию проводила кассир Зайцева В.В. Техническая ошибка вызвана некорректной синхронизацией справочника сотрудников в кассовой программе. Ошибка исправлена 16.05.2024, что подтверждается актом № 4 и журналом ККТ. Просим признать пояснения обоснованными».
Вариант ответа Г: Выплаты будут в следующем отчётном периоде
«Сидоров С.С. принят на работу кассиром с 25.12.2024. В декабре ему не начислялась и не выплачивалась заработная плата (трудовой договор предусматривает выплату зарплаты 10 числа месяца, следующего за отработанным). Соответственно, доход в декабре отсутствует, поэтому Сидоров С.С. не включён в 6-НДФЛ и РСВ за 2024 год. В отчётности за 1 квартал 2025 года данные о нём будут отражены в полном объёме».
Шаг 3. Соберите подтверждающие документы
Приложите к пояснению копии:
- трудового договора (если сотрудник есть, но без выплат);
- решения/приказа о невыплате зарплаты директору;
- выписки из ЕГРИП (для кассира-ИП);
- акта об ошибке ККТ, карточки регистрации ККТ;
- табеля учёта рабочего времени (если сотрудник не работал в эти дни).
Документы заверяйте подписью руководителя и печатью (при наличии). Отправляйте через ТКС или личный кабинет налогоплательщика – так есть подтверждение даты.
Чего делать нельзя
- Не признавайте нарушение, если его нет. ИФНС может выписать штраф просто за то, что вы согласились с «ошибкой».
- Не выдумывайте фиктивных договоров – проверка легко обнаружит подделку (отсутствие актов, нестыковка дат).
- Не игнорируйте требование – это гарантирует блокировку счёта (п. 3 ст. 76 НК РФ) и штраф по ст. 129.1 НК РФ (до 5 000 руб.).
Какие риски и санкции возможны
Если ИФНС не примет ваши пояснения и докажет, что кассир был штатным сотрудником с выплатами, то вас ждут:
- Штраф по ст. 123 НК РФ за неперечисление НДФЛ – 20% от суммы налога, подлежащей удержанию.
- Штраф по ст. 122 НК РФ за неуплату страховых взносов – 20% от неуплаченной суммы.
- Пени за каждый день просрочки.
- Штраф по ст. 15.11 КоАП РФ за грубое искажение отчётности (для должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб. или дисквалификация).
Кроме того, за каждый чек с некорректными данными кассира налоговая может привлечь по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ (использование ККТ, не соответствующей требованиям) – штраф на должностных лиц от 1 500 до 3 000 руб., на организацию – предупреждение или штраф до 10 000 руб. Но на практике массовых штрафов за фамилию не предъявляют, если ошибка единична.
Пример готового ответа на требование (универсальный шаблон)
В Межрайонную ИФНС России № 22 по г. Москве
От ООО «БУХГАЛТЕР ЗНАЕТ» (ИНН 7712345678)
Пояснения на требование № 12-34/567 от 10.03.2025
В ответ на требование о представлении пояснений по расхождению данных чеков ККТ и отчётности 6-НДФЛ, РСВ сообщаем следующее:
- В чеках ККТ за февраль 2025 г. в реквизите «Кассир» указана фамилия Кузнецова Елена Васильевна.
- Кузнецова Е.В. – индивидуальный предприниматель (ОГРНИП 312774612345678), оказывающий услуги по приёму наличных денежных средств по договору возмездного оказания услуг № 5 от 10.01.2025. Трудовой договор с ней не заключался, заработная плата и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений не выплачивались.
- В соответствии с п. 1 ст. 420 НК РФ объект обложения страховыми взносами не возникает при оплате услуг ИП. Также отсутствует объект обложения НДФЛ в части выплат не по трудовому договору.
- Поэтому Кузнецова Е.В. не включена в расчёт по страховым взносам (РСВ) и 6-НДФЛ за отчётные периоды 2025 года. Доходы в виде оплаты её услуг отражены в книге учёта доходов и расходов ИП и в декларации по УСН.
Приложение:
- Копия договора с ИП Кузнецовой Е.В.
- Копия выписки из ЕГРИП.
- Копии чеков (выборочно) с реквизитом «Кассир».
Генеральный директор ООО «БУХГАЛТЕР ЗНАЕТ» _______ Е.А. Разина
Советы от бухгалтера-аутсорсера
- Настройте кассовую программу так, чтобы в чеке всегда было ФИО реального ответственного лица, которое либо состоит в штате, либо зарегистрировано как ИП. Идеально – использовать должность «Продавец» без фамилии (допускается только наименование должности, но налоговая любит фамилии).
- Ведите журнал кассиров-сменщиков – если используете ИП или подрядчиков, храните договоры и акты оказанных услуг.
- При увольнении кассира сразу удаляйте его из справочника ККТ – иначе через полгода получите требование.
- Если кассир временно отсутствует, а чеки бьёт администратор – отражайте его фамилию, даже если он в этот момент выполняет другую работу (главное, чтобы он был официально трудоустроен).
- Помните про директора – если он единственный учредитель и сам работает за кассой, лучше начислить ему зарплату в минимальном размере, иначе налоговая может счесть, что он получает неучтённый доход (риск доначислений по ст. 54.1 НК РФ).
Если вы получили требование – не паникуйте. В большинстве случаев достаточно грамотного пояснения. А если ситуация нестандартная, проконсультируйтесь с бухгалтером налоговым консультантом . Правильный ответ сохранит вам нервы, время и деньги.
