Большинство пользователей открывают Notion, создают пару страниц для заметок — и на этом всё. Я сам одно время ограничивался этим. Но если вы не используете базы данных, на самом деле вы упускаете главное. Сегодня расскажу, что скрывается за базами данных в Notion, как они работают и почему именно они радикально поменяли мой рабочий процесс.
Notion
Универсальный сервис, в котором заметки, задачи и управление проектами объединены в одну мощную систему — всё, что нужно для вашей продуктивности.
Notion — не просто записная книжка
Скорее, это база данных, переплетённая с продвинутыми текстовыми документами
В Notion всё строится вокруг страниц: вы создаёте заметки, добавляете картинки, таблицы, форматируете текст — вариантов масса. Можно связывать страницы между собой, выстраивать целые системы. Кажется, что на этом возможностей уже достаточно, но самое интересное начинается дальше.
Все настоящие фишки Notion скрыты на более глубоком уровне.
Главный суперсил — это базы данных. Как сказал один мой друг: Notion — это как если бы текстовый редактор и электронная таблица объединились и получили свой интеллект. После этого описание многое стало на свои места.
Обычную коллекцию страниц тут легко превратить в структурированную базу: каждая страница становится отдельной записью, где можно указать любые нужные свойства — статус, дату, теги, ссылки. А дальше их можно сортировать, фильтровать, группировать, строить под себя — и даже использовать вычисляемые формулы. Вот тогда Notion раскрывает весь потенциал.
Не пытайтесь использовать Microsoft Excel как полноценную базу данных — он для этого слишком ненадёжен!
Excel плохо справляется с большими, сложными или критичными данными.
Что такое базы данных в Notion — и чем они круче привычных таблиц
Документы плюс таблицы плюс суперспособности = базы данных Notion
База данных в Notion — это набор записей, где каждая запись сама является полноценной страницей. Для каждой можно задать собственные поля: статус, дата, ссылка, теги и прочее. Вот какие поля встречаются чаще всего:
А дальше — магия представлений: вы можете создавать разные виды отображения базы, чтобы показывать только нужные записи, сортировать их по любому признаку и настраивать внешний вид под свой рабочий процесс. Хотите видеть только задачи "на сегодня"? — сделайте фильтр по дате. Нужно отслеживать степень важности? Добавьте формулу для расчёта приоритета. Данные одни и те же, а подходов к их отображению — множество.
Причём просматривать базу можно не только как простую таблицу: есть календари (если вы используете поля с датой), канбан-доски, галереи, временные шкалы и другие форматы. Это разные "окна" в одни и те же записи — очень удобно.
Ещё один прорыв — связка между двумя базами через поле Relation. Например, вы соединяете базы проектов и статей: изменения в одной сразу отражаются в другой. Через поле Rollup можно подтягивать вычисления из одной базы в другую, например, видеть количество связанных статей в определённом проекте. Благодаря этим связям Notion превращается из обычной таблицы в по-настоящему умную систему.
Как база данных в Notion изменила мой подход к написанию текстов
Любой инструмент ценен, только если он реально помогает вам работать
Раньше мой рабочий поток существовал в виде россыпи приложений. Идеи и задачи я фиксировал в Google Keep, черновики писал в Google Docs, сроки отмечал в Google Календаре. Всё работало, но всё же оставалось громоздко и неудобно.
Главная загвоздка была с расстановкой приоритетов. Мне нужно было моментально определять, в какие проекты нужно вложиться, чтобы получить больше статей, — и как можно быстрее переходить от идеи к готовому тексту. С кучей разных сервисов это было проблематично.
Когда я попробовал связные базы данных в Notion, жизнь стала проще. Я сделал две базы: одна — для статей, другая — для проектов. Как это устроено на практике, рассказываю ниже.
Как я устроил свою базу «Проекты»
В эту базу попадает всё, что потенциально может стать темой для статьи. Каждая запись в базе содержит несколько ключевых полей:
Я сортирую дела по ожидаемой отдаче (ROI) — так самые перспективные всегда наверху. Получается идеальный список: максимальный результат при минимальных усилиях.
Как работает моя база «Статьи»
Каждая запись здесь — это либо готовая статья, либо только идея. Я мгновенно переключаюсь между шагами: от идеи к тексту и обратно — всё хранится в одной системе.
У каждой статьи тоже есть нужные свойства:
С помощью поля «Готовность» у меня есть удобное представление со всеми темами, которые можно брать в работу прямо сейчас. А сортировка по срочности сразу выстраивает задачи по приоритету — нет времени теряться в раздумьях, что делать дальше.
Подпишитесь на рассылку — для вас подборка шаблонов и рабочих процессов для Notion
Я завёл ещё два представления: Pitch Deck и Archived. В Pitch Deck показываются темы, которые уже готовы к написанию и стоят на отправку редактору — именно отсюда я выбираю, что отправить первым. Archived — это архив отклонённых идей; иногда я возвращаюсь сюда, чтобы взглянуть на старые задумки свежим взглядом.
Настройте Notion под свои задачи
Сделать свою базу — проще простого!
Я подготовил шаблон базы данных — скопируйте его себе и адаптируйте под свои задачи, это действительно просто.
Возможно, вы не пишете статьи, и мой пример вам не подойдёт дословно. Но если у вас в работе бывают этапы подготовки, задачи с зависимостями, нужно отслеживать прогресс — смело попробуйте эту идею. Названия полей, формулы и варианты представления легко меняются — подход остаётся тем же.
По крайней мере, теперь базы данных Notion перестают быть загадкой. После примеров с полями, связями, формулами и видами представлений становится намного проще разобраться, как этот инструмент может работать для вас.
Кстати, у ChatGPT и Claude уже есть интеграции с Notion. Если самостоятельно разобраться сложно — попросите ИИ помочь с первым шаблоном базы данных.
Obsidian или Notion — где ваши заметки будут действительно в безопасности?
Выбирайте, где ваши идеи реально заживут и не потеряются.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Премиум подписка - это доступ к эксклюзивным материалам, чтение канала без рекламы, возможность предлагать темы для статей и даже заказывать индивидуальные обзоры/исследования по своим запросам!Подробнее о том, какие преимущества вы получите с премиум подпиской, можно узнать здесь
Также подписывайтесь на нас в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Youtube: https://www.youtube.com/@gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru