С 1 сентября 2026 года в России вводится обязательный электронный формат для экспедиторских документов, но несмотря на повсеместную цифровизацию, Минтранс России определил перечень случаев, когда участники рынка будут вынуждены оформлять экспедиторские документы на бумаге.
1) Первый набор случаев, когда нужно использовать бумажные документы, касается государственных заказов и особых грузов. Экспедитор обязан оформлять документы на бумаге, если речь идет о перевозках для государственных органов, для нужд обороны, безопасности страны, поддержания порядка, а также при работе с особыми и военными грузами.
2) Второй случай связан с введением специальных правовых режимов (режим повышенной готовности или ЧС, чрезвычайного положения, военного положения, правового режима контртеррористической операции) на территории. В таких условиях экспедиторские документы оформляются только на бумаге. Правило действует строго в пределах территории с введенным режимом, независимо от статуса клиента.
3) Когда клиент не имеет технической возможности получить электронный экспедиторский документ ввиду непреодолимых обстоятельств, ему предоставляется бумажный аналог.
4) Аналогично, если экспедитор сам не может передать электронный документ клиенту из-за форс-мажора, он обязан использовать бумажную форму. Хотя законодательство и приказы не дают исчерпывающего перечня таких обстоятельств, понятие "непреодолимой силы" указывает на события, не зависящие от воли участников договора.
5) Отдельно в пятом пункте выделены случаи, когда клиентом является физическое лицо, чья деятельность не носит предпринимательского характера. Для таких клиентов, использующих услуги экспедитора в личных, семейных или бытовых целях, не связанных с извлечением прибыли, предусмотрено оформление документов в бумажном виде.
6) Шестой пункт посвящен внешнеэкономической деятельности. Ключевым моментом здесь является обязательное наличие бумажного экспедиторского документа, если клиентом по договору транспортной экспедиции является иностранное юридическое или физическое лицо. Это требование универсально и применяется ко всем зарубежным контрагентам, независимо от их страны регистрации или вида перевозимого груза.
