За основу мы взяли исследование сервиса Яндекс 360. Оно показало, что каждый третий сотрудник в РФ тратит на рутинные задачи от 2 до 4 часов своего рабочего времени ежедневно. Сюда относится согласование документов, подготовка отчётов и другие дела, которые можно было бы автоматизировать — например, с помощью Битрикс24.
Если брать в расчёт показатели средней зарплаты по стране, равной примерно 100 000 ₽, а также среднюю численность штата в 50 человек, треть которых уделяет рутине в среднем по 3 часа каждый день, то в месяц бизнес платит за такую работу ~ 600 000 ₽, а в год — 7,2 млн ₽.
Разумеется, приведённый расчёт — определённая условность, и цифры будут меняться от компании к компании. Однако он подсвечивает важное обстоятельство: бизнес буквально платит людям миллионы за механические действия, не создающие новой ценности.
При этом логика руководителя — не единственный возможный критерий для оценки. Если смотреть на ситуацию глазами сотрудника, то отношение к рутинным делам часто бывает даже позитивным: например, потому что они дают ощущение стабильности, снижают уровень стресса и позволяют мозгу переключаться.
В итоге складывается парадоксальная ситуация. С точки зрения бизнеса рутина выглядит исключительно как источник финансовых потерь и нерациональной траты ФОТ. Но вот с точки зрения линейного сотрудника это ещё и механизм психологической разгрузки, без которого можно быстро столкнуться с выгоранием.
→ В этой статье разбираемся, оправданно ли бизнесу в условиях кризиса и взрывного роста технологий продолжать платить за выполнение рутинных задач? Или не стоит торопиться автоматизировать буквально всё, поскольку у однообразной механической работы есть и свои положительные стороны?
Почему рутина в работе — это проблема. И дело не только в деньгах
Финансовые потери — самая очевидная сложность для бизнеса, связанная с рутиной. И о ней мы уже упомянули выше. Но только деньгами проблема не ограничивается — как минимум напрямую. Необходимость ежедневно решать однотипные задачи влияет ещё и на внутреннюю динамику команды: уровень вовлечённости, скорость внедрения изменений, отношение сотрудников к собственной работе.
Вот несколько последствий, которые заставляют компании всё чаще задумываться об автоматизации рутинных процессов.
Имитация бурной деятельности вместо результата
Сотрудник, который весь день вручную заполняет таблицы, отвечает на стандартные запросы и переносит данные между системами, искренне считает себя занятым. И формально он прав. Только результата нет. Это особенно опасно, потому что руководителю такую имитацию бурной деятельности тяжело отследить и ещё сложнее оспорить.
Часто проблему усугубляет разрозненность инструментов. Когда процессы, коммуникации и данные существуют отдельно друг от друга, сотрудники тратят всё больше времени на то, чтобы собрать картину по задаче воедино. Поэтому многие компании переходят к системам вроде Битрикс24, где рутинные действия — от постановки задач до согласований — можно автоматизировать внутри единого пространства.
Тихие увольнения
Тихое увольнение или тихое выгорание — это ситуация, когда человек вовремя приходит в офис, выполняет задачи, ни с кем не конфликтует, но внутри давно отключился. Он не проявляет инициативы, не выдвигает никаких идей, не вкладывает энергию в процессы. Формально всё хорошо и даже KPI могут выполняться, но внутри сотрудник испытывает только равнодушие.
Связано это в том числе и с однообразными, бессмысленными действиями, которые нужно выполнять изо дня в день и которые напрямую не позволяют влиять на достижение целей компании. Человек теряет вовлечённость, и в какой-то момент руководство обнаруживает (и это хороший расклад, если всё-таки это удаётся сделать), что платит человеку, который просто отбывает время.
Пассивная корпоративная культура
Когда большая часть рабочего дня состоит из однотипных действий, люди постепенно привыкают работать строго по инструкции. Сотрудники перестают искать более эффективные способы решения задач, потому что их роль сводится к механическому воспроизведению заданных процессов.
В отличие от тихого увольнения, инициативность здесь атрофируется на уровне всей корпоративной культуры. Людям становится безопаснее делать как раньше, чем предлагать изменения. И новые сотрудники, попадая в такую среду, быстро считывают правила игры, даже если изначально приходили с идеями и энергией.
Для бизнеса это особенно опасно в условиях быстро меняющегося рынка. Любой компании нужны люди, способные адаптироваться и самостоятельно принимать решения. Поэтому автоматизация должна освобождать ресурс сотрудников для задач, где действительно нужны внимание, аналитика и инициатива.
Сложности с внедрением изменений
Любые изменения требуют времени, энергии и внутренней мотивации команды. Но если сотрудники ежедневно перегружены утомительными однотипными задачами, свободного ресурса просто не остаётся. Тогда любая инициатива сверху разбивается об усталость и сопротивление.
Поэтому компании, перегруженные рутиной, буксуют даже тогда, когда руководство искренне хочет двигаться вперёд. Инструменты наподобие Битрикс24 в таких ситуациях помогают освободить ресурс, без которого трансформация и масштабирование невозможны.
Кризис смысла
Смысл в работе — базовая потребность для большинства сотрудников. Если день за днём человек занят рутиной, не видя связи между своими действиями и результатом компании, рано или поздно он задаёт себе вопрос: а зачем всё это? Особенно остро такие ситуации воспринимают квалифицированные работники, чьи реальные навыки и опыт оказываются практически невостребованными.
По данным исследований, ощущение бессмысленности входит в топ причин увольнений. И от этого не спасает ни достойная зарплата, ни хороший коллектив. Автоматизировав рутину, помимо экономической отдачи компании нередко обнаруживают побочный эффект: люди начинают работать вовлечённее и внимательнее. Потому что чисто механические дела делегированы системе.
Что если рутина — это не только баг, но и фича?
Если смотреть на рутинные процессы исключительно глазами руководителя, вывод кажется очевидным и однозначным: шаблонные операции нужно максимально быстро автоматизировать, поскольку они стоят бизнесу ощутимых денег. Плюс выматывают психологически, убивая инициативность и смысл в работе.
Но на уровне команды отношение к рутине может оказаться куда сложнее. Более того, сотрудники, которые сопротивляются автоматизации, далеко не всегда делают это из страха перемен или желания скрыть собственную неэффективность — хотя и такие причины, безусловно, встречаются.
Вопрос здесь в другом: некоторые рутинные задачи могут выполнять важную роль в поддержании внутренней устойчивости. Но работники часто не осознают этого до конца, поэтому им бывает сложно сформулировать свою позицию относительно тех проблем, с которыми им приходится сталкиваться в процессе автоматизации.
У однообразной работы действительно есть несколько положительных свойств, которые сложно заметить, если оценивать её только через призму KPI и ФОТ. Среди их:
Психологическая и когнитивная разгрузка
Мозг не может работать на полную мощность восемь часов подряд пять дней в неделю. В этом контексте рутина позволяет сделать паузу без отрыва от работы: пока руки заняты более простыми однотипными делами, голова переключается на фоновый режим.
Причём именно в этом состоянии люди нередко находят решения сложных задач, над которыми безрезультатно бились часами. Избавиться от рутины полностью — значит убрать и возможность для восстановления, заменив её либо постоянным напряжением, либо открытой прокрастинацией.
Предсказуемость как источник стабильности
Повторяющиеся процессы формируют понятный ритм работы, что заметно снижает стресс. Человек чётко знает, как будет выглядеть хотя бы часть его дня, какие действия нужно выполнить и какой результат он получит. В условиях кризиса и высокой неопределённости это создаёт ощущение контроля над ситуацией.
По этой причине попытки резко сломать привычную систему иногда вызывают сопротивление, даже когда автоматизация объективно делает процессы эффективнее. Компании, которые в кризис торопятся перекроить все процессы разом, нередко получают не рост эффективности, а дезориентированную команду.
Точка входа для новых сотрудников
Первые недели в новой компании — это всегда информационный перегруз: незнакомые люди, процессы, негласные правила, терминология. Рутина здесь часто становится безопасным способом погрузиться в контекст. Выполняя простые однотипные задачи, сотрудник попутно узнаёт, как устроена компания изнутри.
Если убрать этот этап полностью, адаптация новых людей может стать заметно сложнее. Особенно это касается команд с высокой скоростью и ответственностью работы, а также большим количеством внутренних процессов.
Где граница: что автоматизировать, а что — оставить людям
Когда бизнес начинает бороться с рутиной, возникает соблазн автоматизировать буквально всё подряд. Особенно на фоне постоянных разговоров про эффективность, AI и сокращение издержек. Однако на практике такой подход далеко не всегда работает в интересах компании.
Важно также учитывать, какую роль для команды играют конкретные процессы. Если без разбора убрать все повторяющиеся задачи, можно столкнуться с новой проблемой: на короткой дистанции метрики вырастут, зато впоследствии сотрудники начнут быстрее уставать от постоянной когнитивной нагрузки и стресса, а новичкам станет сложнее адаптироваться к рабочей среде.
Вот несколько ориентиров, которые помогают сделать всё правильно:
✅ Сначала спросите команду
Уточните у своих сотрудников, какие задачи их раздражают, какие — нет, где люди чувствуют себя перегруженными, а где, наоборот, могут передохнуть. То, что кажется руководителю очевидным кандидатом на автоматизацию, сотрудник может ценить — и наоборот.
✅ Не копируйте чужие процессы
Одна из самых частых ошибок — внедрять автоматизацию по принципу «так делают конкуренты». Но процессы, которые идеально работают в одной компании, могут оказаться неудобными или даже разрушительными для другой.
✅ Помните, что автоматизация — это про помощь
Автоматизация не должна создавать ощущение, что человек обязан находиться в состоянии максимальной продуктивности каждую минуту рабочего дня. Кроме того, если внедрение нового инструмента воспринимается командой как способ следить за каждым её шагом, то сопротивление будет практически неизбежно.
При этом важно отметить, что нет универсального ответа на вопрос, что именно стоит отдать системе, а что — оставить людям. Однако есть несколько общих принципов, которых стоит придерживаться:
- Оставляйте людям задачи, где важен контекст и погружение в процессы. Некоторые рутинные действия выполняют ещё и обучающую функцию. Например, новичок, работая с заявками или документами, постепенно начинает понимать, как устроен бизнес, какие ошибки возникают чаще всего и как взаимодействуют между собой разные отделы. Если такие задачи не вызывают раздражения у команды и помогают сотрудникам быстрее встраиваться в процессы, полностью убирать их не всегда рационально.
- Отдайте системе всё, что представляет собой просто обработку информации без принятия решений: рассылку типовых уведомлений, стандартные согласования с заранее известным исходом, формирование регулярных отчётов по фиксированным шаблонам, напоминания и постановку повторяющихся задач. Это работа, в которой человеческое участие не добавляет ценности, а только отнимает время и увеличивает вероятность ошибки.
Итог
Рутина дорого обходится как в прямом смысле — бизнес тратит огромные суммы на выполнение однотипных задач, — так и косвенно: она замедляет процессы, создаёт иллюзию занятости, снижает вовлечённость и мешает компаниям адаптироваться к изменениям. Поэтому избавляться от неё действительно необходимо.
При этом экономическая эффективность — не единственная оптика, через которую стоит смотреть на рутинные задачи. Для сотрудников она может выполнять вполне практическую функцию: например, даёт передышку в перегруженном дне, создаёт ощущение предсказуемости.
Поэтому вопрос не в том, стоит ли автоматизировать рутину — тут ответ однозначный. Важно при этом, насколько осознанно руководство подходит к этому процессу и готово ли оно слышать свою команду. Ведь автоматизация ради автоматизации рискованна и может вызвать серьёзное сопротивление у коллектива.
А как вы считаете, стоит ли в борьбе с рутиной в бизнесе руководствоваться только экономическими показателями? Сталкивались ли вы с ситуациями, когда автоматизация дала неожиданный результат — в ту или иную сторону? Будет интересно обсудить ваш опыт.
Понравился материал? Будем благодарны за ваш лайк, комментарий и подписку. Мы регулярно публикуем полезные статьи по автоматизации бизнеса, делимся секретами управления и помогаем быть эффективнее. Оставайтесь с нами!
Больше актуальной информации об автоматизации бизнеса ищите в наших соцсетях: Telegram | VK | MAX