Устойчивость бизнеса зависит не только от широты ассортимента и ценовой политики, но и от прозрачности операционного учёта. Несмотря на развитие технологий, пересортица товаров (пересорт) — одна из типичных причин потери продаж и лояльности клиентов.
Пересорт - это несоответствие между фактическими и учётными остатками, способное привести к сбоям в работе даже хорошо организованных предприятий. Ошибки при приёмке, перемещении, переоценке товара и ручной ввод данных в 1С приводят к тому, что учетные данные не соответствуют действительности на складе, что особенно критично в период пиковых продаж.
Пока клиенты ждут быстрой обработки заказа и доставки, сотрудники сталкиваются с необходимостью экстренно искать товар, переносить сроки ожидания будущей поставки или вовсе отказывать в продаже. Это 100% подрывает доверие к компании, особенно на столь конкурентном рынке.
В этой статье разбираемся с автоматизацией учёта и техническими решениями для исключения пересортицы из жизни торговой компании.
Как и почему возникает пересорт
Пересорт - это когда в программе товар числится в наличии, а в реальности вместо одной позиции на полке лежит другая, либо его может вообще не быть, либо он находится не на своем месте (при работе с адресным хранением). Особенно часто пересорт возникает у компаний, которые работают с разными партиями и характеристиками товаров. Например, цвет (оттенок), размер, номер партии - когда товар с виду одинаковый, упаковка идентичная, а артикул отличается на одну букву в конце.
Чаще всего пересорт формируется на следующих этапах товародвижения:
Приёмка товара
Когда новый товар поступает на склад или в магазин, его нужно сверить с документами. Если приемка осуществляется вручную и “на веру”, то очень часто возникают банальные ошибки человеческого фактора: перепутали, недосмотрели, поверили любимому поставщику. Дальше документ проводится в 1С и ошибки сразу отражаются в учете, а некорректные остатки попадают в интернет-магазин или рассылаются файлом покупателям (актуально для b2b и оптовых складов).
Внутренние перемещения
Когда товар перемещают с одного склада на другой или между разными местами хранения, важно чётко отмечать это в системе. Бывает, что сотрудник положил товар не туда, просто потому что так удобнее, либо он просто забылся. В итоге перемещение не отразили в базе, а во время подбора и отгрузки искали этот товар “всем складом”.
Отгрузка клиенту
Одна из самых распространенных ситуаций - в спешке взяли не то и отгрузили клиенту. Итог - затраты на доставку до клиента, затраты на рекламацию и возврат товара, затраты на повторную отправку правильного товара клиенту. Сорванные сроки и доверие вашей компании.
Переоценка на полке
Меняя ценники, сотрудники иногда перепутывают цены на похожие позиции. В итоге бизнес либо несет прямые убытки, либо покупатель уходит недовольным из магазина.
Покупатель берёт с полки коробку, на которой написано «Кофе арабика, зерно, 1 кг». На кассе сканируется штрихкод, а в системе он привязан к «Кофе арабика, молотый, 250 г», который стоит в 3 раза дешевле. Касса пробивает дешёвый товар, покупатель платит мало, а со склада списывается не тот SKU.
Неэффективность ручного учёта
Во многих розничных магазинах и на небольших складах до сих пор используют традиционные методы учёта: первичное оформление вручную, бумажные ведомости или разовые пересчёты раз в месяц/квартал. Зачастую такие подходы кажутся простыми и безопасными, однако чаще всего причина пересорта обусловлена именно человеческим фактором: обычная невнимательность или спешка сотрудников.
Даже при формально прописанных регламентах простые ошибки персонала приводят к цепочке расхождений в учёте. Кто-то надеется на память, кто-то пренебрегает проверкой артикула, кто-то забывает ввести расхождения в 1С.
Иногда пользователи даже просто забывают провести операцию в учётной системе или ошибаются при выборе товара в списке.
Пересорт обычно выявляется тогда, когда товар срочно нужен клиенту, а найти его — невозможно. В рознице и на складе с большим количеством позиций особенно часто проблемы случаются при пиковых нагрузках: сезонных распродажах, приёмках новых партий, массовых переоценках.
Автоматизация учёта и штрихкодирование - решение проблемы пересорта
Переход к автоматизированному учёту на базе штрихкодирования принципиально меняет ситуацию с пересортом. Каждый товар учитывается по штрихкоду, который фиксируется в учётной системе. Любое перемещение, приёмка, списание или продажа регистрируется не вручную, а с помощью сканирования идентификатора. Ошибки практически исключаются — система сразу контролирует соответствие фактических операций данным в 1С.
На практике это даёт следующее:
- Реальное состояние остатков склада и торгового зала всегда синхронизировано с учётной системой;
- Инвентаризация занимает в разы меньше времени: сотрудник просто сканирует штрихкод, и позиция мгновенно отображается в базе;
- Любое расхождение выявляется моментально, нет накопления ошибок;
- Снижение нагрузки на персонал: меньше ручных сверок, меньше недоразумений;
- Прозрачная ответственность за операции: каждое товарное движение фиксируется.
Что необходимо для автоматизированного учёта?
Терминалы сбора данных (ТСД) - основа автоматизации. Это специальные мобильные устройства, позволяющие быстро сканировать штрихкоды любого товара, передавать данные в учётную систему без задержек.
Программное обеспечение (ПО) для ТСД - специальное мобильное приложение, которое устанавливается на терминал сбора данных и превращает его в полноценный рабочий инструмент: автоматизирует все операции с товаром и передаёт информацию напрямую в 1С.
В нашей работе мы используем Клеверенс и Data Mobile. Эти коробочные решения отлично зарекомендовали себя именно в работе с розницей и складами среднего/малого масштаба, подходят под современные требования автоматизации и закрывают все задачи по учёту товара.
Оба ПО интегрируются с 1С, поддерживают простой интерфейс и быстро внедряются за 1-3 дня.
Выбор конкретного ПО зависит от специфики бизнеса, но оба решения обеспечивают удобство для персонала и надежный обмен данными с учётной системой 1С.
Сканеры штрихкодов - ручные или стационарные, в зависимости от специфики участка. Используются в рознице на кассе, должны обязательно поддерживать работу с 2D штрихкодами для чтения Data Matrix (коды маркировки Честный ЗНАК)
Принтеры этикеток - для печати новых или замены затертых\испорченных штрихкодов.
Чтобы не тратить время на подбор каждой позиции, у нас есть готовые комплекты, где уже учтены все нюансы совместимости оборудования и ПО. Например, комплект оборудования для работы в бутиках и розничных магазинах от ВИАНТ, куда входят терминал сбора данных с кредлом, пистолетной рукояткой и защитным чехлом + мобильный принтер этикеток + софт Клеверенс. Магазин 15.
Для магазинов и складов с разным объёмом и специфическими задачами мы помогаем подобрать оптимальный состав комплекта и необходимые опции.
Регламенты инвентаризации и переоценки
Автоматизация бессмысленна без грамотной организации процедур. Важно регламентировать следующие процессы:
- Регулярные инвентаризации с использованием ТСД — быстрый, полностью автоматизированный пересчёт остатков (раз в неделю, месяц или по фактической необходимости);
- Мобильная переоценка: изменение цен и актуализация остатков без длительных остановок торговли и без бумаги;
- Немедленная фиксация всех товарных перемещений и любых изменений через оборудование, чтобы данные в учётной системе всегда были актуальны.
Интеграция с 1С и примеры типовых бизнес-процессов
Все указанные решения интегрируются с популярными версиями 1С: Розница, Управление торговлей, УНФ, Комплексная автоматизация, ERP и др. На практике это выглядит так:
- Сотрудник на складе получает терминал сбора данных, на который выгружаются задания из 1С. Каждая операция становится мобильной, а каждый шаг фиксируется автоматически.
- Приёмка новой партии — контроль по заказу поставщика, печать штрихкодов, учет характеристик и серий. Появляется возможность сфотографировать поставку и бракованные товары. Вся информация загружается в 1С сразу после сканирования.
- Отгрузка товаров - четко задание с проверкой товара по штрихкоду, точный подбор серии и партии, контроль сканирования товаров вне плана.
- Переоценка и списание — фактическое действие подтверждается сканированием, что устраняет ошибки ручного учёта. Печать новых этикеток осуществляется на станционарный или мобильный принтер.
- Инвентаризация проводится в удобное время (оффлайн, без остановки работы магазина или склада), а результаты напрямую попадают в 1С.
Такой подход минимум в 2–3 раза ускоряет складские и торговые процессы, исключает пересорт за счёт прочной привязки товара к уникальному идентификатору, делает учёт прозрачным и удобным для руководителя и персонала.
Мобильная переоценка: технология быстрого обновления данных
В условиях современной розницы и динамичных складских операций скорость обновления информации о товарах становится одним из ключевых факторов конкурентоспособности. Особенно это заметно, когда речь идёт о переоценке ассортимента — акции, сезонные скидки, изменение закупочных цен. Задержка обновления ценников или устаревшие данные на полке могут не только сбить с толку персонал, но и негативно отразиться на опыте покупателей.
Чем мобильная переоценка отличается от традиционного подхода
Традиционно переоценка требует подготовки новых ценников на рабочем месте администратора, «прогонки» документов через 1С, печати ведомостей и этикеток на стационарном принтере и только потом — фактической проверки, учета и расклейки в торговом зале. На практике процесс часто растягивается на весь день, фиксирование изменённых остатков и реальных цен выполняется с задержками.
Мобильная переоценка полностью меняет подход:
- Сотрудник берёт в руки терминал сбора данных (ТСД) с установленным мобильным приложением;
- Прямо у витрины сканируется штрихкод товара, в мобильном устройстве выбирается новая цена из актуальных данных 1С;
- Все изменения сразу фиксируются в системе, а при необходимости новая этикетка печатается на переносном принтере;
- Нет необходимости возвращаться к компьютеру — процесс становится полностью автономным, быстро масштабируется под любые торговые точки.
Основное преимущество для бизнеса - это существенная экономия времени на каждом этапе переоценки. Персонал меньше отвлечён от обслуживания покупателей, а ошибки из‑за бумажных процедур исключены.
Актуальная информация обрабатывается и предоставляется покупателям сразу, никакой путаницы с устаревшими ценниками не возникает. Руководство всегда видит, какие товары были переоценены, кем и когда — это полностью прозрачный, управляемый процесс.
Детально о процессе переоценки в 1С и внедрении мобильных устройств для контроля и печати ценников в торговом зале мы писали в отдельной статье:
Итоги
Пересорт - это далеко не просто техническая ошибка на складе или в торговой точке. Это системный фактор, который влияет и на внутренние процессы компании, и на восприятие бренда клиентами, и на финансовый результат. Там, где для контроля остатков и движения товаров по-прежнему используют ручной учёт и разовые пересчёты, расхождения неизбежно накапливаются, а срыв отгрузок и потеря лояльности покупателей становятся регулярной реальностью.
Потерю клиента из-за пересорта можно и нужно предупредить с помощью автоматизации и современного ПО. Если вы хотите минимизировать потери и повысить лояльность покупателей, имеет смысл рассмотреть готовые комплексные решения.
В наших проектах внедрение комплектов и ПО для автоматизации складского учёта занимает от 1 дня. Команда ВИАНТ всегда готова проконсультировать вас и подобрать оптимальный вариант под ваш магазин или склад.
Получить бесплатную консультацию можно:
- по телефону: +7 (495) 212-06-55
- по почте: zakaz@viant.ru
Подписывайтесь на наш ТГ канал: ВИАНТ | Про технологии для бизнеса, где мы показываем реальные кейсы автоматизации компаний, а также простым языком рассказываем про ИТ технологии для бизнеса.