Многие проектные компании сталкиваются с одинаковой проблемой: процессов много, отделов много, а единой точки контроля нет.
Коммерческие предложения, тендеры, согласования, проектирование, акты, оплаты — всё живет в разных таблицах, чатах и папках. В итоге руководители теряют прозрачность, сотрудники — время, а проекты начинают тормозить на стыках между отделами.
Именно с такой ситуацией к нам обратилась компания «АМ-Групп».
О компании
АМ-Групп занимается проектированием объектов инфраструктуры:
— автомобильные дороги
— сети газоснабжения
— инженерные изыскания
— архитектурные и конструктивные решения
Компания ведет полный цикл проектных работ:
от коммерческого предложения и тендера до выпуска проектной документации, экспертизы и закрытия проекта.
В работе участвуют сразу несколько подразделений:
ОУП, ПТО, СДО, отделы проектирования, сметный отдел и технические специалисты.
С какими проблемами столкнулась компания
До внедрения Битрикс24 процессы были частично разрозненными:
— не было единого контроля этапов проекта
— задачи между отделами распределялись вручную
— статусы проектов приходилось уточнять отдельно
— сотрудники не всегда понимали актуальное состояние документации
— отсутствовали автоматические напоминания по срокам
— возникали сложности с разграничением доступа между подразделениями
Из-за этого часть процессов зависела от ручной коммуникации и человеческого фактора.
Например, ГИПам приходилось самостоятельно уведомлять отделы о переходе проекта на следующий этап, а контроль сроков часто велся вручную.
Что было сделано
Главная задача проекта — создать единое пространство управления проектным циклом внутри Битрикс24.
Для этого мы внедрили:
— воронку договоров
— смарт-процессы разработки
— автоматические постановки задач
— систему уведомлений
— гибкие права доступа
— единое хранение проектной документации
Воронка “Договор”: от КП до закрытия проекта
В Битрикс24 была настроена отдельная воронка сделки с 7 этапами:
1. КП / Конкурс
Подготовка коммерческого предложения, расчет смет, участие в тендере, назначение ГИПа.
2. Заключение контракта
Согласование и подписание договора, фиксация сроков и суммы проекта.
3. Предоплата
Контроль оплаты аванса и запуск работ после подтверждения финансирования.
4. В работе
Автоматический запуск проектного цикла и постановка задач отделам.
5. Финальная оплата
Подготовка актов, закрывающих документов и контроль оплаты.
6. Завершение
Формирование итогового отчета по проекту.
7. Успех / Проигрыш
Фиксация результата сделки и причин отказа при необходимости.
Автоматизация процессов
Одной из ключевых задач было убрать ручное управление между отделами.
Теперь при переходе сделки на новый этап:
— задачи создаются автоматически
— ответственные сотрудники получают уведомления
— система контролирует обязательные поля
— сроки фиксируются автоматически
— документация хранится прямо внутри карточек
Также были настроены пользовательские поля:
— тип контракта
— контрагент
— кураторы проекта
— наблюдатели
— суммы и сроки
— проектная документация
— акты, счета, КП
Гибкая система прав доступа
Для компании была настроена ролевая модель из 17 ролей.
Например:
— руководство имеет полный доступ ко всем проектам
— технические подразделения видят все проекты, но редактируют только свои
— отделы разработки работают только в рамках собственных задач
— сметный отдел получил расширенный доступ к финансовым документам
Это позволило одновременно сохранить прозрачность и ограничить лишний доступ к данным.
Что изменилось после внедрения
После запуска системы компания получила единый центр управления проектами.
Результаты:
Срок согласования КП
Было: 5–7 дней
Стало: 2–3 дня
Подготовка тендерной документации
Было: около 3 дней
Стало: 1 день
Прозрачность хранения файлов
Было: около 60%
Стало: 100%
Ручные напоминания о сроках
Было: 10–15 в неделю
Стало: 0–2
Ошибки при распределении задач
Было: 3–4 в месяц
Стало: практически 0
Что особенно понравилось клиенту
По словам команды АМ-Групп, одним из самых полезных изменений стала автоматическая маршрутизация задач между подразделениями.
Теперь сотрудникам не нужно вручную уведомлять коллег о начале нового этапа — система делает это автоматически.
Кроме того, процессы остались гибкими:
если какой-то этап не требуется, его можно корректно пропустить без “поломки” всей логики проекта.
Итог
Для проектных компаний Битрикс24 — это не просто CRM.
При правильной настройке система становится полноценным инструментом управления проектным циклом:
от коммерческого предложения до закрытия документации.
Главный эффект автоматизации — не только ускорение процессов, но и снижение зависимости от ручной коммуникации между отделами.
А значит:
меньше потерь, меньше хаоса и больше прозрачности для руководства.
Если хотите понять, как подобную систему можно выстроить под вашу компанию — мы готовы провести диагностику текущих процессов и показать возможные точки автоматизации.
Telegram | ВКонтакте
Art Solution24 - Платиновый партнер Битрикс24