Как организовать корпоратив с нуля — вопрос, с которым сталкивается каждый ивент-менеджер впервые и каждый опытный организатор ежегодно. Задача одна, но контексты разные: 100 человек или 800, банкет или концерт, стандартный формат или что-то нестандартное. Вот рабочий чек-лист, который закрывает большинство точек отказа.
За 3–6 месяцев до события
Определите формат и число гостей — это база для всех последующих решений. Установите бюджет с резервом 15–20% на непредвиденное. Выберите и забронируйте площадку: дата в хорошем зале в Москве может быть занята за полгода. Подпишите договор с чётким описанием того, что входит в аренду: часы, технический персонал, оборудование, уборка.
За 1–3 месяца
Разработайте сценарий: хронология вечера с временными метками. Определитесь с кейтерингом — собственная кухня площадки или внешний подрядчик. Закажите дегустацию меню заранее. Согласуйте техрайдер: звук, свет, экраны, интернет. Если нужна прямая трансляция — заложите отдельный бюджет и подрядчика.
За 2–4 недели
Отправьте приглашения с чёткой навигацией: метро, парковка, вход. Согласуйте монтажное время с площадкой. Подтвердите все подрядчиков письменно. Проведите технический осмотр зала вместе с режиссёром и звукорежиссёром. Уточните охрану: сколько человек, кто отвечает за входную группу.
В день события
Начните монтаж с запасом: 3–4 часа до начала минимум. Проведите саундчек и световую репетицию. Проверьте гардероб: достаточно ли персонала. Убедитесь, что Wi-Fi протестирован с нагрузкой. Назначьте дежурного менеджера, который будет на связи с площадкой весь вечер.
После события
Демонтаж согласуйте заранее: площадка часто даёт окно до определённого времени. Соберите обратную связь от гостей в первые 24 часа — память свежая. Зафиксируйте, что сработало и что изменить в следующий раз. Хорошая база для следующего года — это документ, написанный сразу после, а не через месяц.
Что чаще всего забывают
Гардеробный персонал на разъезд — его всегда не хватает в финальные 40 минут. Навигационные указатели от метро до входа — гости теряются даже в 100 метрах от здания. Резервный микрофон — основной садится в самый неподходящий момент. Аптечка и контакт скорой помощи на случай плохого самочувствия гостей.
Площадка для корпоратива до 800 человек в Москве: culturepalace.ru