С января 2017 года бизнес работает по требованиям 54-ФЗ об онлайн-кассах. Один из обязательных реквизитов кассового чека — ФИО кассира, который проводит расчёт с клиентом.
На практике именно здесь компании иногда допускают ошибку. Сотрудник уже уволен, а его учётная запись в кассовой системе продолжает оставаться активной. В результате в новых чеках отображается ФИО человека, который уже не работает в компании.
Многие воспринимают это как мелкую техническую недоработку. Но налоговая получает данные чеков в режиме онлайн, и такое расхождение вполне может стать поводом для дополнительных вопросов.
Как возникает такая ошибка
Чаще всего ситуация развивается по простому сценарию.
Сотрудника увольняют, кадровые документы оформлены, но его доступ в кассовой системе не отключают. После этого другой кассир продолжает работать под старой учётной записью, а в чеках остаются данные уже уволенного сотрудника.
В r_keeper данные кассира обычно меняются через RK Manager. В СБИС/Saby — через онлайн-кабинет системы.
Всё зависит от того, какое кассовое решение используется на объекте. Информация может подтягиваться из кассового ПО, бэк-офиса или пользовательских настроек. Именно поэтому важно понимать, где в конкретной системе меняются эти параметры.
Почему это может стать проблемой
Все фискальные данные передаются через оператора фискальных данных и доступны налоговой службе.
Если в чеке указан сотрудник, который официально уже уволен, у ИФНС могут возникнуть вопросы к корректности учёта.
Такую ситуацию могут расценить как использование недостоверных данных в фискальных документах. В отдельных случаях это может вызвать подозрение, что расчёты проводятся сотрудником без официального оформления или что в компании допущены нарушения кассовой дисциплины.
Дальше всё зависит от конкретной ситуации. Если налоговая уже направила требование или претензию, разбирать вопрос лучше вместе с профильным юристом.
Реальный пример
Один из реальных кейсов из практики выглядел так.
Сотрудник уволился в январе 2025 года, но его учётную запись в системе не отключили. После увольнения под ней продолжил работать другой кассир.
В результате в чеках отображалось ФИО человека, который уже не числился в штате.
ИФНС выявила расхождение и направила компании претензию.
Что делать, если ошибка уже обнаружена
Первое, что нужно сделать, — остановить работу со старыми данными.
Дальше важно определить, откуда именно ФИО попадает в чек. Это может быть r_keeper, СБИС/Saby, другая кассовая программа или пользовательские настройки.
После этого необходимо отключить неактуальную учётную запись, внести корректные данные и обязательно проверить изменения через тестовый чек.
Если неверная информация уже попала в фискальные документы, может потребоваться оформление чеков коррекции.
В такой ситуации лучше обращаться в сервисную организацию, которая сможет определить перечень проблемных чеков и технически провести корректировку.
Если претензия со стороны налоговой уже поступила, юридическую часть вопроса стоит прорабатывать отдельно со специалистом.
Что стоит делать заранее
При увольнении кассира важно обновлять не только кадровые документы, но и данные в кассовой системе.
Это простая процедура, которая помогает избежать лишних вопросов со стороны контролирующих органов.
Мини-чек-лист
1. Отключить учётную запись сотрудника в кассовом ПО
2. Проверить список пользователей в r_keeper, СБИС/Saby или другой системе
3. Убедиться, что новый кассир работает под своей учётной записью
4. Сделать тестовый чек и проверить реквизит кассира
5. Назначить ответственного за актуальность кассовых пользователей
6. Включить этот пункт в стандартный процесс увольнения сотрудников
Чаще всего этим занимается бухгалтерия. Но в зависимости от структуры компании контроль может быть закреплён за управляющим, администратором или ИТ-специалистом.
Почему такую ошибку нельзя игнорировать
Это требование одинаково действует для всех сфер: общепита, розничных магазинов, табачных точек, объектов с маркировкой, алкоголем и ЕГАИС.
Различаться могут только используемые программы и оборудование.
Если в системе остаются старые учётные записи, ошибка будет повторяться в каждом новом чеке.
Как помогает VIMTEX
Специалисты VIMTEX проверяют настройки кассовой системы, находят неактуальные учётные записи, актуализируют данные сотрудников и проверяют корректность реквизитов в чеке.
Если ошибка уже допущена, мы можем помочь определить список чеков, требующих исправления, и провести чеки коррекции.
Важно учитывать, что эта услуга рассматривается отдельно и не входит в стандартный договор обслуживания.
Главный вывод
При увольнении кассира важно обновить не только кадровые документы, но и данные в кассовой системе.
Если этого не сделать, в фискальном чеке может остаться ФИО уже уволенного сотрудника. И это уже не техническая мелочь, а реальный риск лишних вопросов со стороны налоговой.
Если возникают сложности с настройкой кассовой системы, r_keeper, СБИС/Saby или корректировкой чеков, специалисты VIMTEX помогут проверить настройки и привести кассовые данные в порядок.