В большинстве компаний проектное управление ассоциируется с диаграммами Ганта, реестрами рисков и отчётами по вехам. Всё, что связано с живыми коммуникациями — совещания, семинары, конференции и прочие ивенты, считается активностью, которую лучше поручить отделу маркетинга или сократить ради экономии бюджета. Это дорого, непонятно и не поддаётся измерению в человеко-часах.
Однако, что в классических стандартах по управлению проектами (PMI, PRINCE2) всё ровно наоборот. Управление коммуникациями и управление заинтересованными сторонами — это целый отдельный пласт проектной деятельности. PMO, который игнорирует коммуникативные активности, почти гарантированно получает провал по тому самому «железному треугольнику»: сроки срываются из-за несогласованных ожиданий, бюджет раздувается от повторных доработок, а результат в итоге никому не нужен, потому что то, как он должен был выглядеть, никто не понял.
Какие же коммуникации вообще бывают в проекте? Стандарты делят их на три большие группы: внутренние (внутри команды), внешние (со стейкхолдерами, заказчиком, руководством) и институциональные (с профессиональным сообществом, рынком, регуляторами). Под каждую группу есть свои форматы. Внутренние — это в первую очередь семинары и рабочие совещания. Внешние — публичные защиты, презентации ключевых решений, демо-ивенты. Институциональные — доклады на конференциях, круглые столы, публикации. И все они прописываются в Плане управления коммуникациями (PMBOK) или в Стратегии управления коммуникациями (PRINCE2).
Публичные выступления и защиты. Регулярная практика на контрольных точках. Выступление перед руководством или инвестором — это не отчёт о том, что вы сделали, а инструмент получения ресурсов и подтверждения полномочий. Частая ошибка: команда готовит 100 слайдов с мельчайшими деталями по проекту, а у аудитории через три минуты начинает дергаться глаз. Каждое слово, каждый график должны отвечать на вопрос: какое решение должен принять слушатель после моего выступления? Если ни одного — вы просто отчитались.
Семинары и рабочие встречи. Это основной механизм сбора требований и фасилитации решений. В PMI они относятся к процессу «Вовлечение заинтересованных сторон» (Identify Stakeholders, Plan Stakeholder Engagement). Семинар — это не «давайте пообщаемся», а структурированное мероприятие с чётким протоколом, часто в формате стратегических сессий с использованием методов мозгового штурма или фокус-группы. Без личного общения на старте, требования по проекту будут гарантированно собраны с потерей части контекста. Исследования PMI (Pulse of the Profession) прямо указывают: неэффективная коммуникация — причина провала в каждом третьем проекте, и 9% бюджета тратятся впустую именно из-за этого. Семинары (при грамотной фасилитации) снижают этот процент кардинально.
Конференции и профильные ивенты. Их часто воспринимают как пиар или командировку с коктейлем. На самом деле это инструмент внешнего управления стейкхолдерами и снижения рисков. Выступая на отраслевой конференции, проектная команда решает как минимум три задачи: находит потенциальных партнёров или клиентов (снижение рыночного риска), получает экспертную оценку своего решения (снижение технического риска) и формирует себе репутацию, которая потом помогает быстрее согласовывать решения внутри компании. В PRINCE2 для этого существует отдельный документ — «Стратегия управления коммуникациями», где прописывается частота и форматы взаимодействия с внешней средой. Если в плане коммуникаций вашего проекта нет ни одной конференции — задайте себе честный вопрос: вы уверены, что ваш проект никому не нужен снаружи? А если нужен, то как они о нём узнают? Сарафанное радио в XXI веке работает через ивенты.
Что же делать руководителю проектного офиса? Внедрить простую норму: при инициации любого проекта заполнять не только реестр рисков и план по вехам, но и матрицу коммуникаций — кто, с кем, в каком формате, с какой периодичностью и ради какого результата общается. И включать в эту матрицу публичные выступления, семинары и конференции не как «приятный бонус», а как обязательные проектные работы с заложенными бюджетом и временем. Поверьте, когда проект начнёт пробуксовывать из-за того, что никто не понимает его ценности, вы вспомните эти строки.
Если вас заинтересовала тема внешних коммуникаций на проекте, напишите в комментариях! Что-нибудь придумаем!
#проектныйофис #управлениепроектами #PMO_Club #PMO #стейкхолдеры #PMI #PRINCE2 #ProjectManagement #CommunicationsManagement #вашпроектныйофис