Бухгалтер допустил ошибку, возникли проблемы с налоговой, последовали штрафы и другие санкции. Однако многие руководители не рискуют увольнять бухгалтера, даже когда понимают, что в финансовой сфере компании творится бардак. Обычно ведь как происходит: владелец бизнеса вверяет все денежные вопросы и учет главбуху и перестает контролировать финансы и погружается в торгово-производственную операционку. А потом хватается за голову. Но все равно до последнего откладывает увольнение главного бухгалтера. Страшно ведь: у него все коды, базы, пароли.
Мне эта ситуация хорошо знакома, потому что я и бухгалтер, и владелец бизнеса. Меня зовут Владимир Зинин. Я основатель и владелец компании «Зинин Бизнес Хаб». Наша компания занимается аутсорсингом бухгалтерии, предоставляет прокачанные бизнес-мозги для консультаций по налоговому и трудовому законодательству, а также внедряет IT-решения для оптимизации бизнес-процессов.
А ещё мы едва ли не ежедневно разбираемся с последствиями работы плохих бухгалтеров, приводим в порядок учет и объясняем клиентам, как выбраться из неприятностей.
В этой статье я расскажу, как уволить бухгалтера, когда стоит идти на такой шаг и есть ли вообще повод для опасений.
Когда увольнение главного бухгалтера действительно необходимо
Понять, что час Х пришел, можно только общаясь с бухгалтером — и чем чаще, тем лучше. С одной стороны, это плюс — вы всегда будете в курсе всех финансовых дел. С другой стороны, на общение нужно тратить время. Зато быстрее поймешь — плохой бухгалтер или хороший.
Принцип тут простой: кто ясно мыслит, тот ясно рассуждает. Профессионал просто обязан уметь доносить суть своей работы или оперативно возникшей проблемы любому дилетанту. Конечно, не всегда у него может быть хорошо подвешен язык, но путаные объяснения сигнализируют, что к его работе необходимо присмотреться.
Следствием путаницы в голове становятся и все дальнейшие действия бухгалтера.
Плохой бухгалтер всё запрещает
Если бухгалтер категорически запрещает бизнесу определённые операции — цессию (переуступку права требования по договору), оплату за третье лицо, займы и кредиты, валютные операции, ссылаясь при этом на налоговую, принятые практики и прочие общие аргументы, — это верный признак лоботряса или балбеса.
Такой специалист просто блокирует любые операции, которые выходят за рамки его компетенций. Он действует по некоторым типовым шаблонам и схемам, но сути вещей не понимает. Значит, в любой сложной ситуации он начнет тупить. А скорее всего, будет от вас эту ситуацию скрывать, отделываясь общими фразами, а вас подсаживая на налог.
Плохой бухгалтер не может объяснить причину формирования налогов
Бывает, что платежи по налогу на прибыль буквально душат бизнес, при том что по факту фиксируются убытки. А бухгалтер только разводит руками.
Как-то раз обратился ко мне владелец бизнеса. Жаловался на плохого бухгалтера. Он сменил уже двух, нынешний был третьим по счету. Но и тот не мог внятно объяснить ему положение дел. Компания проработала три года. Два года в жутком убытке. Наконец вышли на прибыль, но налог платили просто огромный. Бухгалтер развел руками — мол, ничего не поделаешь. Сослался на нюансы расчета налога и авансовые платежи. Предприниматель из его объяснений абсолютно ничего не понял.
Второй момент касался НДС. У этой же компании был закуплен товар. Он долго лежал на складе, потом его стали частично продавать. НДС тоже был очень большим, несмотря на приличные расходы и минимум выручки. И снова вместо внятных объяснений бухгалтер рассказывал что-то про авансы и их зачёты.
Так вот, если бухгалтер не может человеческим языком объяснить природу образования того или иного налога, этот человек — не профессионал. Он сам не разбирается в вопросе.
Плохой бухгалтер переплачивает налоги
Это тоже становится причиной увольнения бухгалтера. Бывает, что не очень компетентные специалисты, не уверенные в своих силах, не могут грамотно рассчитать налоги. И на всякий случай проводят платежи в бюджет с запасом. Бухгалтер допускает ошибки, за которые налоговики не штрафуют и проверками не донимают. Но у компании копится переплата, и она лишается части оборотных средств, которые могла бы пустить в дело. А иногда бухгалтер переплачивает налоги по незнанию.
Я сталкивался с такой ситуацией. Обратилась ко мне клиентка. Контора, где она работала, вела бухгалтерию одной компании, которая завозила грузовики «Sitrak» из Китая в Россию. В феврале 2023 года эта компания заплатила НДС за 4 квартал — 34 млн рублей. Женщина чувствовала, что не должен быть налог таким высоким, но коллеги уверяли ее, что всё правильно. Я открыл базу и сразу увидел, что бухгалтеры допустили ошибку и налоги рассчитывались неверно. Пересчитал, и оказалось, что налог к возмещению составил 1,4 млн рублей. Как говорится, почувствуйте разницу. «Подавайте, — говорю, — уточнения. Налоговая все увидит».
Оказалось, что компания получала авансы от покупателей и с авансов платила НДС. Потом грузовики доставили в РФ и продали их клиентам — отгрузили. И заплатили НДС с отгрузки. А НДС с ранее оплаченного аванса к зачету не приняли. Таким образом, заплатили НДС два раза.
Плохой бухгалтер на первое место ставит собственное спокойствие, а не выгоду для бизнеса
Есть и другие красные флаги, которые говорят о том, что с данным бухгалтером вам не по пути. Например, если он предлагает перейти на АУСН или «упрощенку» с объектом «доходы» для того, чтобы меньше привлекать внимание налоговой. То есть он думает не о том, как выгоднее работать бизнесу и как правильно выстраивать налоговую систему с точки зрения выгоды для бизнеса, а про то, чтобы у него самого было поменьше работы.
Или заявляет, что НДС — это очень сложно и лучше предпринять какие-то меры, чтобы на НДС не переходить. Разговоры о сложностях и неудобствах, скорее всего, указывают на его некомпетентность.
Уж с какими только нелепыми рекомендациями я не сталкивался в работе! Например, что для любой деятельности нужно открывать минимум три юрлица и каждый год их менять. В первый год работает одна компания, на следующий год все обороты переводятся на другую, а еще через год — на третью. То есть пока одни находятся в «отстойнике», другие работают. Затевается все это «трехполье» опять-таки с той целью, чтобы в глазах налоговой ваша компания выглядела маленькой, непримечательной и вас бы не трогали. По факту же бухгалтер просто не понимает, как работает налоговый контроль.
Плохой бухгалтер отстает от жизни
Плохо, если бухгалтер не знает тонкостей современных программных продуктов «1C» — «Бухгалтерия», «Зарплата и управление персоналом», «Управление нашей фирмой», «Управление торговлей» и т. д. Основным функционалом овладел, а вот шаг влево, шаг вправо — тупик. Или не владеет на должном уровне Excel — разве что простую таблицу может состряпать.
Плохо, если он не следит за изменениями в налоговом кодексе, а как пользоваться справочными правовыми системами тоже не знает, из-за чего допускает ошибки при расчете налогов. То же самое касается нейросетей. ChatGPT (и его доступные в РФ аналоги) стал уже практически штатным инструментом, существенно повышающим производительность. Если бухгалтер не умеет пользоваться ни платными, ни бесплатными нейросетями, значит, он здорово отстал от жизни.
Рано или поздно настает время, когда приходится с некомпетентным, плохим бухгалтером попрощаться. Хотя насчет его увольнения не существует никаких особых указаний, работодателю важно обезопасить себя и свой бизнес от возможных неприятных последствий: чтобы пароли и явки доступ к важным документам и бухгалтерским программам не оказался в чужих руках.
Как уволить бухгалтера?
Вообще говоря, ответ простой — просто взять и уволить. Но делать это нужно, как и всё в жизни, по-человечески. Расставание — маленькая смерть, так что расставаться всегда сложно. Всегда присутствует дискомфорт и неудобство.
Да и чисто технических проблем немало. Бухгалтер имеет свободный доступ к электронной базе учета — архивам, личным данным сотрудников, складской документации, кассовым и банковским документам. У него есть электронные ключи от разных государственных кабинетов, сервисов для подготовки и отправки отчетности, системы электронного документооборота. При увольнении главного бухгалтера все эти каналы доступа нужно перекрыть и передать новому специалисту. Но обо всем по порядку.
Как уволить бухгалтера: шаг первый. Позаботьтесь о безопасности данных
Первым делом убедитесь, есть ли у вас права администратора на доступ к базе 1С или ее архивная копия. Эта база — главное хранилище всей информации компании. Если доступа к базе нет, попросите бухгалтера, чтобы он вам его передал. К сожалению, некоторые бухгалтеры отказываются это делать, особенно когда увольнение происходит на фоне конфликта. Забирают базу с собой, превращая в предмет шантажа, или стирают.
У себя в телеграм-канале я писал про клиента (https://t.me/Zinin_znaet/848), который очень хотел распрощаться со своим бухгалтером-фрилансером. А тот, узнав о планах своего начальника, расценил их как предательство. И в ответ на вероломную попытку сменить подрядчика пригрозил удалить базу. Но в итоге все же предложил компромисс — скидку на стоимость своих услуг. Правда, предупредил, что в случае отказа будет вынужден все стереть. Прямо как в «Крестном отце» — тут тебе и предложение, от которого нельзя отказаться, и блюдо, которое подают холодным. Благо новоиспеченный Дон Корлеоне был не очень сведущ в вопросах администрирования баз 1С и давным-давно предоставил клиенту учетную запись с доступом в конфигуратор, чем мы и воспользовались. Скачали архив, развернули его на своих серверах и приступили к работе. А клиент от фрилансера-экстремиста просто сбежал.
В принципе, даже в худшем случае все данные можно восстановить — это лишь вопрос времени и денег, а значит, дело поправимое. К нам приходили владельцы крупных, серьезных бизнесов, у которых штатный бухгалтер уничтожал базу. Либо же результаты его работы оказывались такими, что эту базу легче было просто выбросить и настроить все заново. Так что даже если нет базы, мы в «Зинин Бизнес Хабе» с этой проблемой справимся. Сложнее всего восстанавливать зарплатный блок — то, где стаж, средний заработок и т. д. Но и это поправимо.
Лучше, конечно, урегулировать все вопросы мирно. Правда, если до этого момента вы базой не интересовались, то бухгалтер поймет, что спрашиваете вы про нее неспроста. Может обидеться. В этом случае можно немного схитрить. Объясните, что вводите новое правило — в интернете, мол, пишут, что в целях безопасности нужно иметь копии.
Резервную копию на самом деле нужно делать, например, раз в квартал. А лучше хранить ее онлайн в облаке, администратором которого вы являетесь. Тогда она всегда будет актуальная и никаких дополнительных манипуляций не потребуется. И в договоре с бухгалтером всегда четко прописывать, что база должна быть предоставлена по требованию руководства.
Если система учёта выстроена правильно, увольнение главного бухгалтера не превращается в катастрофу для бизнеса. В «Зинин Бизнес Хабе» мы всегда строим работу именно так: база остаётся у клиента, учёт ведётся прозрачно, а все данные систематизированы и доступны для дальнейшей работы. Поэтому предпринимателю не приходится гадать, что происходит в его бухгалтерии и где находятся результаты многолетней работы.
Как уволить бухгалтера: шаг второй. Подыщите замену
Если вы однозначно собираетесь расстаться с бухгалтером, сначала найдите альтернативу. Парадокс в том, что для проверки бухгалтера в идеале нужно самому быть хорошим бухгалтером, иначе поиски превращаются в лотерею. Тесты могут помочь, но без понимания принципа можно либо бездумно отфутболить профессионала, либо взять ловкого балбеса.
Опыт в резюме — дело мутное. Главбух, к примеру, проработал 30 лет на одном предприятии. Вроде как должен быть большим профи с лютейшим знанием специфики, а на деле — это засидевшаяся тётя, которая 30 лет катит по одним рельсам, не желая делать «ничего лишнего».
Или приходит на собеседование молодой человек с внушительным резюме. По документам – опытный специалист: работал по всем участкам бухгалтерии, имел опыт аутсорсинга, дорос до должности главного бухгалтера, но по каким-то причинам уволился. Начинаешь задавать ему элементарные вопросы и становится понятно, что за громкими формулировками в резюме стоит крайне поверхностная практика. Формальные ответы, отсутствие интереса к работе, завышенное самомнение и полное нежелание вникать в сложные ситуации.
Чтобы найти грамотного бухгалтера, можно обратиться в профильное кадровое агентство. Или же к знакомому профессионалу, который уделит время и поможет с поиском. Но проверка бухгалтера не должна быть формальной. Недостаточно просто посмотреть резюме — специалист должен слушать соискателя и задавать вопросы.
Еще один вариант — перебрать несколько бухгалтерских компаний. Чем крупнее контора и чем дольше она работает, тем лучше. Посетите офис, пообщайтесь с бухгалтером, клиентским специалистом, с собственником, если получится. Посмотрите отзывы. В этом случае вариантов ошибиться будет намного меньше.
К нам тоже обращаются по вопросам проверки бухгалтера и подбора штатного специалиста в компанию. И тогда мы делаем всё, чтобы это был действительно профессионал, а не человек с красивым резюме и пустым содержанием. Проводим тщательный скрининг резюме, проверяем практические навыки на тестовых заданиях, оцениваем его soft skills и способность к обучению.
В малом и среднем бизнесе можно вообще отдать всю бухгалтерию на аутсорсинг — один раз обратиться в «Зинин Бизнес Хаб» и пользоваться нашими прокачанными бизнес-мозгами всю жизнь. Мы ведём учёт оперативно, точно, аккуратно, отвечаем за каждое действие. Нас подключают и к более сложным задачам – налоговой оптимизации, сопровождению проверок, разблокировке счетов и другим непростым ситуациям. Мы — как спрут — везде просунем свои щупальца, чтобы ничего не ускользнуло от нашего внимания.
По сути, мы встраиваемся в бизнес клиента и закрываем слабые места, позволяя собственнику сконцентрироваться на основном бизнес-процессе — производстве и продажах. Создаем ему надёжный тыл в бухгалтерии, финансах, кадрах, налогах и прочих НЕ основных, но критически важных процессах.
Как уволить бухгалтера: шаг третий. Поговорите с работником
Объясните бухгалтеру причину увольнения, договоритесь о компенсации, поддержите. Ситуации бывают разные — может быть, у человека свои приоритеты, и он не готов уделять вашей компании много времени. А бывает, что и специалист опытный, но вы понимаете, что отношения не складываются и дальше будет только хуже. Что поделать — приходится расставаться.
И лучше всего разойтись без потерь сил, денег и нервов. Выясните, сколько времени нужно бухгалтеру, чтобы передать дела, какой последний месяц будет закрыт и какую отчетность он сдаст перед уходом. Уточните, когда будет передана база 1С. Поинтересуйтесь, готов ли бухгалтер внести исправления в базу, если в ней обнаружатся недочеты.
Когда вы увольняете штатного бухгалтера, вы должны выдать ему зарплату (расчет за месяц) и компенсацию неиспользованного отпуска при увольнении. А все, что сверху, можно оформить как выходное пособие. Эта сумма, кстати, не облагается налогами.
Как уволить бухгалтера: шаг четвертый. Организуйте прием и передачу дел
После того как новый бухгалтер найден, он должен принять дела у предыдущего. Раньше под приемом-передачей дел подразумевалось, что старый главбух объясняет новому специфику работы, нюансы, учит проводить те или иные документы. Сейчас никого ничему учить особо не требуется. Квалифицированный бухгалтер сразу поймет, что принял в работу, глядя в базу 1С и выясняя недостающую информацию у руководителя напрямую.
Ваш предыдущий бухгалтер должен перепроверить базу и сверить её с отчетностью, передать актуальный и выверенный архив. Ну и переварить новость об увольнении, которой вы его огорошите. Новый специалист должен убедиться, что не столкнется с неприятными сюрпризами, и работа бухгалтерии не остановится. Он распакует и установит базу, проверит ее техническое состояние и содержимое, подготовит вопросы прежнему главбуху. Вопросы обычно возникают, когда какие-то операции кажутся ошибочными или нестандартными.
По большому счету, никаких рисков в увольнении главного бухгалтера нет — страхи во многом преувеличены, а за нерешительность придется дорого расплачиваться.
Правда, найти нового квалифицированного сотрудника непросто. Рынок переполнен формальными специалистами, которые умеют «поддерживать видимость порядка», но не способны нести ответственность за результат. Для бизнеса это опасно.
В «Зинин Бизнес Хабе» бухгалтеры работают иначе. Мы буквально с лупой читаем договоры контрагентов, оцениваем формулировки с юридической точки зрения, проверяем операции на соответствие федеральному и региональному законодательству. Я как собственник бизнеса понимаю, что он полностью зависит от клиента. Поэтому делать работу плохо у нас не выйдет. Более того, именно такая модель сотрудничества и подталкивает нас к внедрению передовых технологий и привлечению лучших умов.
Мы используем свои прокачанные бизнес-мозги там, где нужна глубина, системное мышление и умение разбираться в сложных ситуациях, а не уходить от них. Мы выстраиваем сильные команды, находим настоящих профессионалов и закрываем риски бизнеса ещё до того, как они превращаются в проблемы.
Если ваш главбух ничего этого не умеет, то стоит ли платить ему зарплату? Никакой катастрофы после увольнения главного бухгалтера не произойдет — страхи вокруг этой темы сильно преувеличены. Гораздо хуже годами держать такого «специалиста», который себе на уме — не понимает, что делает, скрывает проблемы за мудреными фразами и не приносит реальной выгоды.
Если после ухода сотрудника все дела идут наперекосяк, значит это был плохой спец. Профессионал отлаживает все процессы и передаёт дела так, чтобы и без него всё могло функционировать.