Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — это технология создания программных роботов, имитирующих действия человека в компьютерных приложениях. Лучше всего подходит для выполнения повторяющихся рутинных задач с чётко прописанными правилами. Бизнесу RPA позволяет сократить трудовые издержки, высвободить сотрудников для выполнения более сложных задач, снизить процент ошибок из-за «человеческого фактора».
Возможности RPA
Современные роботы широко используют элементы ИИ. Сейчас они способны:
- уведомлять пользователя о возникших проблемах;
- составлять протокол разногласий при сверке документов;
- выполнять действия на основе логических правил (пример — если/то);
- передавать нетипичные случаи для рассмотрения человеку — со своими замечаниями;
- извлекать нужные данные из инвойсов, контрактов, транспортных и таможенных документов;
- вести мониторинг и аудит своих действий.
Области применения RPA
В сфере ВЭД программы-роботы используются для:
- первичного заполнения таможенной документации;
- сверки кодов ТН ВЭД;
- проверки соответствия сумм, валют, дат и номенклатуры в инвойсах и счетах-фактурах;
- подготовки отчётов для валютного контроля;
- генерации шаблонов писем для контрагентов и сотрудников;
- классификации и первичной обработки входящих сообщений;
- отслеживания сроков оплаты и отгрузки по внешнеторговым сделкам;
- извлечения и внесения данных в IT-системы.
Сотрудники, освобождённые от рутины, работают на базе документов и данных, подготовленных роботами. Они могут сосредоточиться на аналитических и контрольных функциях, переговорах с ключевыми партнёрами. Это повышает эффективность их действий и увеличивает объём выполняемых задач.
Плюсы RPA
Объём документов в сфере ВЭД постоянно растёт, имеется дефицит квалифицированного персонала, рынок постоянно требует контроля издержек — вот крупнейшие стимулы для внедрения программных роботов в бизнес-процессы. Правильным образом настроенная RPA позволяет снять остроту этих проблем. Но этим её преимущества не ограничиваются — она помогает:
- уменьшить процент ошибок при работе с данными;
- повысить прозрачность — все действия роботов доступны для аудита;
- ускорить взаимодействие с контрагентами — от выставления счетов до деловой переписки;
- усовершенствовать и ускорить процесс обработки документов — роботы готовы одновременно решать несколько задач, без перерывов, выходных и отпусков;
- автоматизировать рутинные процессы, избавляя сотрудников от ручного выполнения монотонной работы.
На выходе внедрение RPA обеспечивает три ключевых эффекта для бизнеса: экономическую выгоду, улучшения в кадровой сфере и документообороте.
Проблемы внедрения RPA
У RPA есть свои объективные ограничения и риски.
Ограничения обусловлены типом выполняемых задач, подготовкой сотрудников, исходными данными:
- для RPA не подходят креативные задачи экспертного уровня, требующие индивидуального участия, — например, по разработке стратегии или коммуникации с ключевыми клиентами;
- RPA требует стабильных процессов и чётких правил — она плохо работает с большим количеством исключений;
- RPA критично зависит от качества первичных данных — робот не всегда осознаёт, что с ними есть проблемы.
Риски связаны с кибербезопасностью, необходимостью обновления роботов, непредвиденным ростом затрат при масштабируемости:
- роботы зачастую работают с непубличной информацией — увеличивается опасность утраты конфиденциальности и утечки данных;
- роботы чувствительны к обновлениям рабочей программной среды: меняется интерфейс — должны будут меняться и роботы;
- по мере роста RPA возникает проблема масштабируемости — роботов будет больше, что требует значительных постоянных издержек и оптимизации рабочих процессов как между ними, так и с сотрудниками.
Есть и территориальный фактор — у российского бизнеса сейчас ограниченный доступ к глобальным платформам RPA. Поэтому отечественные разработчики развивают собственные решения, типа ROBIN RPA или PIX RPA. Их преимущества: они умеют работать с конфигурациями 1С, учитывают фактор импортозамещения и требования ФЗ-152 «О персональных данных».