„Я всё делала по вашим рекомендациям — почему‑то до сих пор проблемы в работе“, — такой отзыв дала мне документовед со многолетним стажем, которая также не первый год является моей подписчицей. Она, читая мои посты, скрупулёзно меняла ЛНА, адаптировала шаблоны, участвовала в одном из мастер‑классов, но в какой‑то момент засомневалась: всё ли сделано идеально, потому что периодически хорошо выстроенная система документооборота давала сбои. История о том, как собственный опыт иногда мешает увидеть слабые места — и почему свежий взгляд со стороны решает проблему.
В идеальном мире: Документовед — это специалист по организации, учёту и хранению документов: он знает нормативные требования к оформлению, архивированию и передаче документации (в т. ч. в электронном виде). Он вправе выстраивать систему документооборота, поскольку обладает компетенцией в стандартах делопроизводства, законодательных актах и внутренних регламентах (ЛНА) учреждения.
Грамотно выстроенная система снижает риски потери данных, нарушения сроков отчётности, штрафов за несоблюдение требований регуляторов и утечки конфиденциальной информации. При этом документовед несёт ответственность за корректность оформления, соблюдение сроков хранения документов и обеспечение их юридической значимости — ошибки могут привести к претензиям со стороны контролирующих органов или судебным спорам.
Даже если всё перечисленное к вам не относится, дочитайте статью до конца.
Что было у нас по факту?
Документовед — и помощник бухгалтера, и помощник кадровика, и секретарь, и «палач», и «царь», и «принеси‑подай», и организатор службы клининга. Учреждение работало не первый год, и как‑то всё успешно скидывали на должность документоведа. Тогда клиентка не осознавала всю сюрреалистичность происходящего на работе, а после того, как подписалась на «Блог делопроизводителя», стала понимать, что пора что‑то менять.
Последовательно, шаг за шагом, девушка приводила в порядок всё, что её окружает: от рабочего места до должностных обязанностей всех (!) в учреждении.
Как? Через свои прямые обязанности — организацию, учёт и хранение документов. Её многолетний опыт действительно меня впечатлил, но ещё больше впечатлило её обращение ко мне за консультацией.
В своём «Блоге делопроизводителя» я часто даю как практические, так и теоретические советы, которые каждый может применить и подстроить (!) под свою организацию. Тут главное — понять свою значимость и значимость системы документооборота. С этим клиентка справлялась, но всё‑таки обратилась ко мне.
Вместе с ней мы провели консультацию и последующий онлайн‑аудит документов и состояния документооборота. Как оказалось, проблемы, с которыми сталкивалась подписчица, — не в документах, а в человеческом факторе (сотрудниках). Девушка не располагала возможностью увольнять или нанимать людей, но могла структурированно повлиять на работу других специалистов с помощью документов. Главное — без конфликтных ситуаций.
Мы начали с пересмотра регламентов, сделав акцент на том, как сотрудники их воспринимают. В итоге первым экспериментом стало не менять ЛНА, а создать краткую памятку к ним, где выделили чёткие «нельзя» и «обязательно», добавили визуальные подсказки (схемы маршрутов документов, чек‑листы для самопроверки).
Через пару месяцев девушка вновь написала мне, что выявила отделы, положительно отреагировавшие на нововведения. Для других отделов сейчас придумываем другой эксперимент, о результате которого также изложу в Блоге делопроизводителя в конце лета. Главное: всё в рамках обязанностей документоведа. Не выходим за границы своей деятельности, чтобы никто другой не вмешался извне и не навязал лишней работы, как было изначально.
Благодарю, что дочитали эту статью. Подписывайтесь на Блог Делопроизводителя, чтобы не пропустить эффективные кейсы для вашей работы, график консультаций и анонсы мастер-классов и практикумов.