Вот подумалось на досуге - чего это я постоянно заполняю сведения об отпусках сотрудников в личные карточки?, если обязательность их ведения по форме Т-2 была отменена с 1 сентября 2021 года в связи с вступлением в силу:
1) Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250, которое отменило ранее действующие Правила ведения и хранения трудовых книжек (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225), по которым требовалось дублировать в личных карточках записи из трудовых книжек и знакомить с ними сотрудников под подпись;
2) Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 №320н, утвердившего новый порядок ведения и форму трудовых книжек, в котором ничего не говорится о личных карточках по форме Т-2, что фактически исключило их из обязательных кадровых документов;
3) Роструд в разъяснениях подтвердил, что с 1 сентября 2021 года работодатели вправе самостоятельно решать, вести личные карточки или нет. Их отсутствие не является нарушением трудового законодательства:
4) Инструкция Минобороны, утверждённая приказом от 21.11.2021 № 700, с приложением № 22 от 8 января 2022 года, содержащим отдельную учётную карточку для военнообязанных сотрудников формы № 10, раздел 2 которой почти полностью дублирует раздел с воинским учётом личной карточки Т-2.
Исторически ранее обязанность вести личные карточки была закреплена в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225. Этот документ утратил силу с 1 сентября 2021 года в связи с постановлением Правительства РФ от 24 июля 2021 года №1250.
Несмотря на отмену обязательности, работодатель вправе продолжать вести личные карточки для кадрового учёта по собственной инициативе в бумажном и / или электронном виде (в соответствии с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ - вопросы внедрения электронного документооборота в сфере трудовых отношений). Форму карточки можно использовать:
- унифицированную Т-2, утвержденную постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года);
- скорректированную Т-2 с дополнением требуемыми данными или удалением не нужных разделов и полей;
- самостоятельно разработанную.
И тогда возникает вопрос - а какие веские причины могут меня убедить в необходимости продолжения ведения личных карточек Т-2? - и вот что придумалось:
10 значимых аргументов в пользу продолжения ведения личных карточек
1. Систематизация данных о сотрудниках. Личная карточка собирает в одном документе все ключевые сведения о работнике: персональные данные, образование, квалификацию, историю кадровых изменений, информацию об отпусках, наградах и других событиях. Это упрощает поиск информации и экономит время кадровой службы.
2. Упрощение работы в случае сбоя кадровой системы. Если электронная система учёта выйдет из строя, бумажные карточки позволят оперативно получить доступ к необходимым данным.
3.Удобство учёта отпусков. В карточке подробно фиксируются все виды отпусков — основные, дополнительные, за вредность, за работу в районах Крайнего Севера и т. д. Это важно для расчёта стажа, компенсации при увольнении и контроля соблюдения требований ТК РФ.
4. Доказательная база в судебных спорах. Личная карточка может служить дополнительным доказательством в трудовых конфликтах, например, при спорах об увольнении, предоставлении отпусков или нарушениях процедуры сокращения. Суд может опираться на записи в карточке при рассмотрении дел.
5. Оперативный доступ к важной информации. В карточке хранятся контактные данные сотрудника (телефон, адрес), номер СНИЛС, паспортные данные. Эти сведения могут понадобиться для связи с работником, восстановления трудового договора, ответа на запросы чиновников, предоставления налоговых вычетов и в других ситуациях.
6. Фиксация кадровых изменений. Все перемещения сотрудника внутри компании, повышения в должности, переподготовка, повышение квалификации и другие события отражаются в хронологическом порядке. Это позволяет избежать недоразумений и конфликтных ситуаций, а также восстановить данные в случае их потери.
7. Сбор статистики для управленческих решений. Информация из личных карточек может стать источником данных для анализа состояния кадров в организации. На основе этих сведений руководитель может принимать более эффективные управленческие решения.
8. Возможность адаптации под нужды компании. Работодатель вправе разработать собственную форму карточки, добавить или удалить блоки, изменить структуру под свои процессы. Это позволяет гибко настраивать документ под конкретные потребности организации.
9. Удобство при применении дисциплинарных взысканий. В карточке могут фиксироваться сведения о наградах, поощрениях и взысканиях работника. Эти данные учитывают при применении дисциплинарного взыскания, чтобы оценить предшествующее поведение сотрудника и его отношение к труду.
10. Соблюдение внутренних регламентов. Если в локальных нормативных актах организации (ПВТР, инструкции по кадровому делопроизводству, положение о личных делах) упоминается обязанность вести личные карточки, их отсутствие может быть расценено инспектором как нарушение внутренних правил. Это повлечёт штраф до 50 тысяч рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Но на всякий случай (вдруг он будет срочным и думать некогда)
план действий, если организация всё же решит отказаться от ведения личных карточек:
1) издать соответствующий приказ, в котором указать дату прекращения ведения карточек для текущих и новых сотрудников;
2) внести изменения в локальные нормативные акты (например, правила внутреннего трудового распорядка и положение об отпусках), если в них есть ссылки на личные карточки;
3) ознакомить сотрудников с изменениями под подпись;
4) обеспечить хранение уже заведённых личных карточек в соответствии с архивными правилами (те, что закончили до 2003 года, — 75 лет, а после 2003 года — 50 лет (ст. 444 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Хранить их в подразделении кадрового делопроизводства можно не более трёх лет, после чего их следует передать в архив компании или государственный архив (п. 4.1 Правил, утверждённых приказом Минкультуры от 31.03.2015 №526, нарушение которого карается административной ответственностью по ст. 13.20 КоАП РФ на юридическое лицо и / или должностные лица, если нарушение будет выявлено в ходе проверки организации контролирующими органами (например, Росархивом или государственной инспекцией труда) и ответственным лицам будет выдано предписание об устранении нарушений, а также возбуждено дело об административном правонарушении)...