Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» о вопросах внедрения электронного документооборота в сфере трудовых отношений, дополнил Трудовой кодекс РФ статьями 221–223, в соответствии с которым:
- Электронный документооборот - создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе [абз.1 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ] (за исключением отдельных случаев:
1.1. в кадровом документообороте электронный документооборот (ЭДО) не применяется, документы нельзя переводить в электронный формат и они оформляются на бумаге согласно статье 22.1 Трудового кодекса РФ:
- приказы об увольнении;
- акты о несчастном случае на производстве;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Эти документы остаются бумажными, даже если остальные кадровые документы ведутся в электронном виде;
1.2. еще пример - это переводные и простые векселя. Согласно Федеральному закону от 11.03.1997 № 48-ФЗ «О переводном и простом векселе», эти документы всегда должны составляться на бумаге;
1.3. также ЭДО не применяется, если это прямо предусмотрено договором с контрагентом, например, если в договоре зафиксировано условие обмениваться документами в бумажном формате, то обе компании обязаны соблюдать это условие;
Возвращаемся к электронному документообороту в сфере трудовых отношений.
2. Способы взаимодействия в электронном кадровом документообороте могут быть [4 абз.ст. 22.1 Трудового кодекса РФ]:
- создание, подписание и представление работодателю электронных документов, а также получение от работодателя электронных документов и ознакомление с ними через цифровую платформу «Работа в России» (при условии её использования работодателем) с доступом через единый портал государственных и муниципальных услуг;
- информационная система работодателя, если она применяется для электронного документооборота;
3. Единые требования к документам. При создании электронных документов применяются единые требования к их составу и форматам. Эти требования устанавливает федеральный орган исполнительной власти, который регулирует сферу труда, по согласованию с органами, отвечающими за сферу информационных технологий и архивного дела [абз.7 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ];
4. Расходы работодателя. Работодатель несёт расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов [абз.8 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ];
5. Согласие работника. Переход на электронный документооборот возможен только с письменного согласия работника [5 абз.ст.22.2 ТК РФ]. Отсутствие согласия признаётся отказом, но работник сохраняет право дать согласие в будущем [5 абз.ст.22.2 ТК РФ]. Исключение — лица, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж — для них согласие не требуется [7 абз.ст.22.2 ТК РФ];
6. Обязательства работодателя. Если работник не дал согласия на электронный документооборот, работодатель обязан безвозмездно предоставлять ему документы, связанные с работой, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом [9 абз.ст.22.2 ТК РФ];
7. Электронная подпись. Работодатель несёт расходы на получение работником электронной подписи (если она отсутствует) и её использование [12 абз.ст.22.2 ТК РФ]. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись [13 абз.ст.22.2 ТК РФ];
8. Особые случаи. В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, работодатель и работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе временно обмениваться документами в электронной форме с последующим представлением бумажных копий;
9. Сохранение документов. Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.
Закон вступил в силу в части положений, не требующих дополнительного регулирования, — со дня опубликования (24 ноября 2021 года), а отдельные нормы начали действовать с 1 марта 2023 года.