С 1 сентября 2026 года бизнесу придется по-новому оформлять перевозочные документы.
Речь идет об обязательном переходе на электронные перевозочные документы, в том числе электронные транспортные накладные.
ФНС разъясняет, что с этой даты участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны будут оформлять в электронном виде транспортные накладные, заказы или заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожную накладную и грузовую накладную при авиаперевозках.
То есть это изменение касается не только транспортных компаний.
Если бизнес отгружает товары, получает материалы, работает с поставщиками, привлекает перевозчиков или экспедиторов, тема электронных транспортных документов становится для него практической.
🚚 Что такое электронная транспортная накладная
Электронная транспортная накладная - это цифровой документ, который подтверждает перевозку груза.
По смыслу она выполняет ту же функцию, что и бумажная транспортная накладная: фиксирует грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, сведения о грузе, маршруте, транспорте и условиях перевозки.
Разница в том, что документ формируется, подписывается и передается в электронном виде через оператора информационной системы электронных перевозочных документов.
Такие документы будут направляться в ГИС ЭПД - государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
📊 Как будет работать переход
Чтобы перейти на электронные перевозочные документы, бизнесу нужно заранее подготовиться.
По разъяснениям ФНС, для перехода необходимо:
- получить квалифицированную электронную подпись на руководителя или ИП;
- оформить КЭП и машиночитаемую доверенность для сотрудников, если документы будут подписывать работники;
- подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД;
- предоставить доступ ответственным сотрудникам;
- при необходимости подключить водителей;
- настроить внутренний порядок работы с электронными перевозочными документами.
На практике это означает, что к переходу должны быть готовы не только бухгалтеры.
В процесс могут быть вовлечены логисты, кладовщики, менеджеры по закупкам, водители, руководители, бухгалтерия и юридическая служба.
⚠️ Бумажные документы останутся не всегда
ФНС указывает, что в отдельных случаях оформление бумажных документов будет допускаться.
Но перечень таких случаев должен определить Минтранс.
Поэтому общий подход такой: с 1 сентября 2026 года электронный формат станет основным, а бумага - скорее исключением.
И бизнесу лучше не рассчитывать, что можно будет просто продолжать работать по старой схеме.
🔍 Почему это важно не только для логистики, но и для налогов
На первый взгляд новость выглядит транспортной: поменяется формат накладных, появится больше электронного документооборота, документы будут храниться в системе.
Но для налогов это тоже важное изменение.
Транспортные документы часто используются как доказательство реальности поставки товара, материалов, оборудования или сырья.
Например, в налоговом споре компания может заявлять:
- товар реально был поставлен;
- материалы действительно поступили на объект;
- перевозка была выполнена;
- груз передавался конкретному перевозчику;
- поставка связана с хозяйственной деятельностью;
- расходы экономически обоснованы;
- вычет НДС подтвержден документами.
И здесь транспортная накладная часто становится одним из ключевых доказательств.
🧾 Как это может повлиять на налоговые проверки
После перехода на электронные перевозочные документы налоговым органам будет проще сопоставлять данные о перевозках, поставках и документообороте.
Если раньше транспортные документы часто запрашивались в бумажном виде уже в ходе проверки, то электронный формат делает информацию более структурированной и доступной для анализа.
Это не значит, что каждая перевозка автоматически станет предметом налоговой проверки.
Но можно ожидать, что ФНС будет чаще обращать внимание на транспортные документы при проверке реальности операций.
Особенно в ситуациях, когда есть вопросы к контрагенту, вычетам по НДС, расходам по налогу на прибыль или поставкам материалов на объекты.
Например, налоговая может сопоставлять:
- был ли оформлен перевозочный документ;
- кто указан грузоотправителем и грузополучателем;
- кто являлся перевозчиком;
- совпадают ли даты поставки, отгрузки и приемки;
- соответствует ли маршрут реальной хозяйственной операции;
- есть ли связь между договором, УПД, счетом-фактурой и перевозкой;
- подтверждается ли движение товара от поставщика к покупателю.
📌 Почему поставки материалов придется подтверждать внимательнее
Для строительных, производственных, торговых и снабженческих компаний это особенно важно.
Если компания заявляет расходы на материалы или принимает НДС к вычету, ей нужно подтвердить не только наличие договора и УПД, но и реальное движение товара.
При споре с ФНС вопрос может звучать так:
если материалы действительно поставлялись, где документы по перевозке?
После обязательного перехода на электронные транспортные накладные такой вопрос может стать еще более частым.
Если электронная транспортная накладная должна была быть оформлена, но ее нет, налоговая может использовать это как дополнительный аргумент против реальности поставки.
Само по себе отсутствие транспортной накладной не всегда автоматически означает фиктивность операции. Но в совокупности с другими признаками это может усилить позицию налогового органа.
💼 До 1 сентября 2026 года компаниям стоит не просто подключить электронный сервис, а пересмотреть весь порядок оформления поставок и перевозок.
Главная ошибка - считать, что это только техническая настройка ЭДО.
На самом деле речь идет о доказательственной базе бизнеса.
📌 Главный вывод
С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные и другие перевозочные документы станут обязательной частью работы бизнеса.
Это изменение касается не только перевозчиков и логистов.
Для налогов оно тоже важно: транспортные документы становятся еще более значимым доказательством реальности поставок, расходов и вычетов по НДС.
Поэтому бизнесу стоит заранее подготовиться: подключить ЭПД, настроить процесс, проверить договоры и понять, кто отвечает за оформление перевозочных документов.
В налоговых спорах выигрывает не тот, у кого документы срочно собираются после требования ФНС, а тот, у кого доказательства реальности операций формируются сразу в процессе работы.
В PRO Налоги & Право мы помогаем бизнесу оценить налоговые риски в поставках, проверить документы по перевозкам, подготовить договоры, подтвердить реальность операций и защитить расходы и вычеты при налоговых проверках.