Когда дело доходит до организации мероприятий, привычная логика закупок «цена/качество» дает критический сбой. В ивент-индустрии самая низкая цена в смете часто оказывается самой высокой ценой для репутации агентства и клиента.
Опытный подрядчик — это антихрупкость мероприятия. Он знает, что сцена из матового стекла бликует от софитов, а охрана в конкретном отеле может не пустить машины для в разгрузки. Подрядчик-новичок с низким прайсом этого не знает. Его бизнес-модель построена на экономии на непредвиденных расходах.
Работа с ненадежным подрядчиком крадет самые дорогие ресурсы на ивенте — время и внимание. Как правило, при возникновении проблемы с таким подрядчиком, решать ее приходится вам лично, даже если это был его недосмотр. Доверие к подрядчику высвобождает ваше время — ресурс, который с приближением дедлайна всегда в дефиците.
Ок, доверие — это база. Но как проверить то, чего еще нет?
В мире ивента мы не можем себе позволить заказывать аудит всем контрагентам. Но мы можем провести «аудит» личности и системы.
Например, попросить показать неудачные или самые сложные кейсы, рассказать где они реально «накосячили».
Надежный подрядчик не боится этого вопроса. Он расскажет, как у них сгорел усилитель за час до начала, но благодаря системе резервирования зрители ничего не заметили. Ответ на этот вопрос выявляет культуру ответственности в работе.
Еще хороший способ — получить обратную связь по кейсам не из портфолио. Смотрим в соцсетях подрядчика на каких ивентах он работал, но при этом не включил в портфолио. Далее связываемся с агентством или клиентом и получаем более честную обратную связь по качеству работы.
Также можно на переговорах моделировать форс-мажорные ситуации,
— Что будете делать, если фура с конструкциями застрянет на МКАД?
— Есть ли у вас дублирующая смена технического директора на случай болезни основного?
Ответ должен содержать не просто «мы все решим», а конкретную фамилию или название склада-партнера. Наличие плана Б в голове до подписания договора — главный маркер профессионала.
Еще можно проверить, что оборудование не в субаренде, уточнить опыт команды…
Но, спойлер, — все это далеко не так показательно, как увидеть работу вживую.
Самый правильный способ проверить подрядчика, это увидеть его в деле. Посетите его ближайший ивент, желательно не только само событие, но и монтаж. Так вы сможете сразу увидеть все сильные и слабые стороны и принять решение, доверяете ли вы этому подрядчику работать на вашем проекте.
В ивенте дедлайн — это минута открытия дверей. Если недобросовестный подрядчик экономит на резервном оборудовании, дублерах-техниках или логистических «плечах», сбой случится в самый неподходящий момент. В отличие от внутреннего IT-сбоя, здесь свидетелями провала становятся топ-клиенты, партнеры и пресса. Оценка ущерба: не стоимость замены микрофона, а стоимость потерянного контракта или падение акций на новостях о неорганизованности менеджмента.