Работа документоведа требует чёткого соблюдения установленных стандартов. Тезис, который обусловлен тем, что следование стандарта в любой деятельности обеспечивает порядок. Например, в документах - порядок в документообороте, снижение риска ошибок и упрощение взаимодействия между подразделениями и внешними организациями.
Однако следование стандартам также ограничивает специалистов, т.к. стандарты:
- носят общий характер пользования;
- не успевают за тенденциями и изменениями в бизнес-сферах и экономике.
Разберём, как организовать работу документоведа в соответствии с действующими стандартами, чтобы не было ограничений.
Работа с документами это в первую очередь про их оформление. Не так давно был обновлен основной стандарт по организационно-распорядительной документации. Ранее ГОСТ Р 7.0.97-2016, теперь ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Стандарт устанавливает требования к оформлению организационно распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы, письма и т. д.), и не противоречит таким законам как «Об архивном деле», «О персональных данных», «Об электронной подписи», «Об информации…..», а также Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Все перечисленные законы служат ориентиром для выстраивания процессов работы с документами в государственных и даже в коммерческих организациях. На их основании можно грамотно выстроить работу с документами и не возникнет недопонимания между контрагентами (госучреждениями и коммерческими компаниями).
Как документоведу внедрить использование стандарта – через локальные нормативные акты организации. Прописываем основные требования стандарта в положение о делопроизводстве, инструкции по делопроизводству. Стандарты применимы на каждом этапе, где находится документ: приём и первичная обработка документов; регистрация входящих документов в журнале учёта (с присвоением регистрационного номера и даты); согласование проектов документов; контроль исполнения и хранение документов. Также требования стандарта помогает работать с электронными документами (1С:Документооборот, Directum, СБИС и др.). Другими словами, следование стандарту обеспечивает юридическую силу и значимость бумажных и электронных документов.
Есть и другие стандарты, которые помогают в работе документоведа. Например, профессиональный стандарт Специалиста по организационному и документационному обеспечению. Этот профстандарт - ключевой документ, который определяет требования к квалификации, обязанностям и компетенциям документоведа.
Как этот стандарт помогает в работе (что также можно включить в ЛНА):
- Чёткое определение обязанностей;
- Основа для должностных инструкций;
- Планирование обучения;
- Оценка квалификации;
- Карьерное развитие;
- Унификация требований.
Ограничения в работе документоведа могут возникать не из-за самого стандарта, а из-за неправильного его применения или внешних факторов. Чтобы минимизировать такие ограничения, можно предпринять следующие шаги:
- Адаптация под специфику организации;
- Развитие гибких навыков;
- Внедрение современных технологий;
- Регулярное обновление знаний;
- Диалог с руководством;
- Использование стандарта как инструмента для улучшения процессов.
Следующий стандарт, который может использовать любой работник, но не только из сферы документационного обеспечения управления.
Рассмотрим стандарт ГОСТ Р 56906-2026 «Бережливое производство. Организация рабочего пространства (5S)» (начнет действовать с 1 октября 2026)
Метод 5S разработан для организации рабочего места. Метод определяет пять принципов: сортировка, самоорганизация, систематическая уборка, стандартизация и совершенствование. Все эти этапы необходимы для создания эффективной схемы работы организации.
В заключение отмечу, что любые ограничения в работе из-за стандартов могут возникать при формальном подходе к внедрению стандарта или неправильном его понимании.
P.s. А какие еще стандарты разобрать?