В управленческом учете часто возникает задача: фактический БДР должен показывать прибыль по правилам управленческого учета, но при этом итоговая чистая прибыль должна быть сопоставима с чистой прибылью по регламентированному учету.
На практике это выглядит так.
Компания настроила бюджетную модель.
Настроила статьи БДР.
Настроила правила получения фактических данных.
Определила, по каким аналитикам нужно видеть доходы и расходы: по ЦФО, направлениям деятельности, проектам, номенклатурным группам, каналам продаж или другим управленческим разрезам.
После закрытия месяца формируется фактический БДР.
И может оказаться, что чистая прибыль по управленческому БДР не равна чистой прибыли по регламентированному учету.
Возникает рабочий вопрос: что делать с этой разницей?
Можно ли отразить ее отдельной статьей?
Нужно ли обязательно дорабатывать правила получения фактических данных до полного совпадения?
Можно ли распределить разницу по тем же аналитикам, по которым распределяются остальные расходы?
Как сделать так, чтобы БДР сошелся с регламентированной прибылью, но при этом управленческая аналитика не была искажена?
Разберем этот вопрос последовательно.
1. Управленческая прибыль и регламентированная прибыль решают разные задачи
Сначала нужно разделить два вида финансового результата.
Регламентированная прибыль — это прибыль, которая формируется по правилам бухгалтерского и налогового учета. Она нужна для официальной отчетности, налогообложения, расчета дивидендов, юридически значимых решений.
Управленческая прибыль — это прибыль, которая формируется по правилам управленческого учета. Она нужна для анализа бизнеса, оценки направлений деятельности, контроля расходов, анализа маржинальности, работы с ЦФО и принятия управленческих решений.
Эти два показателя могут совпадать.
Но они не обязаны совпадать на уровне каждой строки отчета.
Причина простая: у управленческого и регламентированного учета могут быть разные правила отражения доходов и расходов.
Например:
- в регламентированном учете расход отражен в одном периоде, а в управленческом его распределяют на несколько месяцев;
- в бухгалтерском учете сумма включена в себестоимость, а в управленческом учете ее показывают как расход периода;
- в управленческом учете административные расходы распределяют по ЦФО, а в регламентированном учете такой детализации нет;
- в управленческом учете расходы распределяются по направлениям деятельности по выбранной базе, а в регламентированном учете эта аналитика не ведется;
- часть расходов попала в регламентированный учет, но для БДР по ним еще не настроено правило получения факта.
Поэтому различие между управленческой и регламентированной прибылью само по себе не всегда означает ошибку.
Важно не само наличие разницы, а то, объяснена она или нет.
2. Зачем сверять БДР с регламентированной прибылью
Управленческий БДР нужен для управления бизнесом. Но собственникам часто важно видеть связь между управленческой отчетностью и официальным финансовым результатом.
Особенно это важно в ситуации, когда отчет используется не только для внутреннего анализа, но и для ответа на вопрос:
какая прибыль фактически получена и какая прибыль может быть распределена между участниками?
Для распределения прибыли ориентируются не на произвольную управленческую сумму, а на прибыль, которая подтверждена регламентированным учетом.
Поэтому в компании может быть принято правило:
фактический БДР должен показывать управленческую прибыль, а затем отдельным блоком приводить ее к чистой прибыли по регламентированному учету.
Это не означает, что БДР должен полностью копировать бухгалтерский отчет о финансовых результатах.
Задача другая:
сохранить управленческую логику отчета и отдельно показать переход от управленческой прибыли к регламентированной прибыли.
3. Правильная логика: сначала управленческий результат, потом сверка
Правильная последовательность такая.
Сначала формируется БДР по правилам управленческого учета.
В нем доходы и расходы отражаются так, как это нужно для управления:
- по управленческим статьям; по ЦФО; по направлениям деятельности; по проектам; по каналам продаж; по продуктам; по другим аналитикам, которые приняты в компании.
После этого получается показатель: чистая прибыль по управленческому учету до корректировок.
Затем берется чистая прибыль по регламентированному учету за тот же период.
Она используется как контрольная итоговая точка.
Далее рассчитывается разница: чистая прибыль по регламентированному учету минус чистая прибыль по управленческому учету.
Эта разница анализируется и раскрывается через отдельные статьи корректировок.
В результате в БДР появляется логика:
Управленческая прибыль
→ Корректировки и нераспределенные разницы
→ Прибыль, сопоставимая с регламентированным учетом
Это можно назвать мостиком от управленческого учета к регламентированному.
4. Почему не стоит сразу подгонять весь БДР под регламентированный учет
Иногда возникает желание сделать так, чтобы все строки БДР полностью совпадали с регламентированным учетом. На первый взгляд это кажется удобным: отчет сходится, разниц нет, вопросов меньше.
Но такой подход может привести к потере управленческого смысла.
БДР нужен не только для того, чтобы получить итоговую прибыль. Он должен объяснять, как эта прибыль сформировалась.
Например:
- какое направление бизнеса заработало прибыль;
- какой канал продаж дает маржу;
- какие ЦФО превысили расходы;
- какие затраты относятся к производству;
- какие расходы являются коммерческими;
- какие расходы являются административными;
- какие расходы не управляются конкретным подразделением;
- какие суммы относятся к корректировкам и техническим разницам.
Если весь БДР принудительно привести к регламентированному учету, можно потерять эту управленческую детализацию.
Поэтому лучше разделять два уровня:
Первый уровень — управленческий БДР.
Он показывает экономику бизнеса по внутренним правилам компании.
Второй уровень — блок корректировок.
Он показывает, почему управленческая прибыль отличается от регламентированной.
5. Как может выглядеть структура фактического БДР
Упрощенно структура отчета может быть такой.
Выручка
Себестоимость продаж
Валовая прибыль
Коммерческие расходы
Управленческие расходы
Прочие доходы и расходы
Прибыль до налогообложения по управленческому учету
Налог на прибыль по управленческой методике
Чистая прибыль по управленческому учету
После этого добавляется отдельный раздел:
Корректировки до регламентированной прибыли
Внутри него могут быть статьи:
- нераспределенные доходы управленческого учета;
- нераспределенные расходы управленческого учета;
- разницы классификации доходов и расходов;
- разницы периода признания;
- корректировки закрытия месяца;
- округления;
- прочие нераспределенные разницы.
И итоговая строка:
Чистая прибыль, сопоставимая с регламентированным учетом
Именно эта итоговая строка должна совпадать с чистой прибылью по регламентированному учету.
6. Что такое нераспределенные разницы управленческого учета
Нераспределенные разницы управленческого учета — это суммы, которые объясняют расхождение между управленческой прибылью и регламентированной прибылью, но не могут быть корректно отнесены на обычные управленческие статьи и аналитики без дополнительного анализа или без искажения смысла.
Например, есть расход в регламентированном учете. Он уменьшил бухгалтерскую прибыль. Но в управленческий БДР он не попал, потому что для него не было настроено правило получения факта.
Можно сразу распределить его по подразделениям. Но если непонятно, какое подразделение действительно связано с этим расходом, такое распределение будет формальным.
В этом случае лучше временно показать сумму как нераспределенную разницу, расшифровать ее и затем принять решение:
- создать новую статью бюджета;
- настроить правило получения факта;
- отнести сумму на конкретный ЦФО;
- распределить по утвержденной базе;
- оставить как техническую разницу, если сумма несущественная.
Главное — не использовать статью нераспределенных разниц как постоянное место для всех непонятных сумм.
Это должна быть контрольная статья, а не замена нормальной настройки учета.
7. Основные причины возникновения разниц
Разницы между управленческой и регламентированной прибылью могут возникать по нескольким причинам.
7.1. В регламентированном учете есть расходы, которые не попали в БДР
Это один из самых частых вариантов.
Например, в регламентированном учете отражены:
- банковские комиссии;
- штрафы и пени;
- госпошлины;
- списания;
- ручные операции;
- мелкие услуги;
- корректировки прошлых периодов;
- прочие расходы.
Они участвуют в формировании регламентированной прибыли. Но в БДР они не попали, потому что для них не настроено правило получения фактических данных.
Если сумма разовая и несущественная, ее можно временно показать в блоке корректировок.
Если такие расходы повторяются, нужно создать для них управленческую статью и настроить правило получения факта.
Например, если каждый месяц в нераспределенные расходы попадают банковские комиссии, это уже не техническая разница. Это обычный расход, для которого нужна нормальная статья БДР.
7.2. Доходы или расходы по-разному классифицируются в УУ и РУ
Одна и та же сумма может по-разному отражаться в регламентированном и управленческом учете.
Например, в регламентированном учете расход включен в себестоимость, а в управленческом учете компания хочет видеть его отдельно как коммерческий расход.
Или наоборот: в бухгалтерском учете сумма отражена как прочий расход, а управленчески она относится к операционной деятельности.
Такие различия нужно выделять как разницы классификации.
Это важно, потому что они не всегда являются ошибкой.
Иногда компания сознательно классифицирует расходы иначе, чтобы отчет лучше отражал экономику бизнеса.
Например, расходы на маркетплейс можно показывать как коммерческие расходы. А можно управленчески учитывать их при анализе прибыльности канала продаж. Оба подхода возможны. Главное — чтобы выбранный подход был закреплен в методике.
7.3. Отличаются правила распределения расходов
В регламентированном учете расходы могут распределяться по одним правилам, а в управленческом — по другим.
Например, административные расходы можно распределять:
- по выручке;
- по численности;
- по фонду оплаты труда;
- по площади помещений;
- по количеству заказов;
- по трудозатратам;
- по прямым затратам;
- по драйверам бизнес-процессов.
Если управленческая база распределения отличается от бухгалтерской, результат по аналитикам будет другим.
Это нормально, если управленческая база выбрана осознанно.
Например, расходы отдела персонала логичнее распределять по численности сотрудников, а не по выручке подразделений. Если одно подразделение маленькое, но с высокой выручкой, распределение по выручке может завысить его долю расходов. А распределение по численности может лучше показать, какие подразделения реально создают нагрузку на HR-функцию.
Но если правило распределения в БДР настроено неполно или часть расходов не распределилась, может появиться дельта между УУ и РУ.
Тогда нужно определить, что это:
- осознанная управленческая разница;
- ошибка настройки;
- неполное правило получения факта;
- временная техническая сумма.
7.4. Отличается период признания доходов и расходов
Разница может возникать из-за периода.
Например, поставщик выставил документ за годовое обслуживание. В регламентированном учете сумма может быть отражена по одному правилу, а в управленческом учете компания хочет распределять ее равномерно по месяцам.
Бытовой пример: компания оплатила годовую подписку на сервис. С точки зрения управления неправильно считать, что вся польза от сервиса относится только к месяцу оплаты или месяцу получения документа. Сервис используется весь год, поэтому управленчески расход можно распределить на 12 месяцев.
В одном месяце возникнет расхождение с регламентированным учетом. В следующих месяцах оно может постепенно закрываться.
Такие разницы лучше выделять отдельно как разницы периода признания.
Они важны для анализа, потому что не всегда требуют исправления. Иногда это нормальная временная разница между двумя методиками.
7.5. Корректировки закрытия месяца
После закрытия месяца могут появляться дополнительные суммы:
- корректировка себестоимости;
- распределение косвенных расходов;
- корректировка стоимости запасов;
- списание отклонений;
- переоценка;
- регламентные операции;
- дополнительные движения, которые меняют финансовый результат.
Если фактический БДР собирается до закрытия месяца или не учитывает часть регламентных операций, он может не совпасть с регламентированной прибылью.
В этом случае нужно проверить правила получения факта:
- из какого источника берется сумма;
- учитываются ли данные после закрытия месяца;
- правильно ли определяется период;
- правильно ли заполняются статьи;
- правильно ли заполняются аналитики;
- правильно ли определяется знак суммы;
- нет ли потери данных при отборе.
Если корректировка закрытия месяца существенная и повторяется регулярно, лучше доработать правила факта.
Если сумма небольшая и носит технический характер, ее можно отражать отдельной статьей: Корректировки закрытия месяца
7.6. Округления
Округления возникают при расчетах, распределениях, переводе сумм в тысячи рублей, использовании коэффициентов.
Например, расходы распределяются между несколькими направлениями по процентам. После округления по каждому направлению остается небольшой хвост. Общая сумма может отличаться на несколько рублей или тысяч рублей.
Такие суммы можно отражать отдельной статьей: Округления управленческого учета
Но важно контролировать размер таких сумм. Если на статье округлений накапливается значительная сумма, это уже не округление, а повод для анализа.
8. Можно ли отражать дельту одной статьей
Технически можно создать одну статью, например: Корректировка управленческого учета до регламентированной прибыли
Но методически лучше так не делать, если сумма хоть сколько-нибудь заметна.
Одна статья не объясняет причину расхождения.
Она показывает только сам факт: управленческая прибыль не равна регламентированной, и мы добавили корректировку.
Для управленческого учета этого недостаточно.
Лучше сделать несколько технических статей, чтобы отчет показывал структуру разницы.
Например:
- нераспределенные доходы УУ;
- нераспределенные расходы УУ;
- разницы классификации УУ и РУ;
- разницы периода признания;
- корректировки закрытия месяца;
- округления УУ;
- прочие нераспределенные разницы.
Тогда отчет не только сходится с регламентированным учетом, но и объясняет, почему возникло расхождение.
9. Можно ли распределять дельту по тем же аналитикам, что и остальные расходы
Распределять дельту по аналитикам можно только тогда, когда есть экономический смысл.
Например, если понятно, что расход относится к конкретному ЦФО, его можно отнести на этот ЦФО.
Если понятно, что расход относится к конкретному направлению деятельности, его можно отразить по этому направлению.
Если утверждена база распределения, можно использовать ее.
Например:
- расходы HR-службы распределяются по подразделениям пропорционально численности;
- расходы аренды распределяются по площади;
- расходы логистики распределяются по количеству отгрузок или весу;
- расходы ИТ распределяются по количеству рабочих мест.
В этих случаях распределение имеет управленческий смысл.
Но если причина разницы неизвестна или нет понятной базы распределения, механически распределять сумму не стоит.
Иначе отчет может стать формально красивым, но методически неверным.
Например, есть нераспределенная сумма 300 000 рублей. Ее распределили по направлениям пропорционально выручке. После этого у одного направления прибыль стала ниже. Но фактически это направление не создавало этот расход и не могло на него повлиять.
В таком случае управленческая аналитика искажается.
Поэтому правило простое:
если аналитика объяснима — заполняем аналитику; если аналитика не объяснима — отражаем сумму как нераспределенную разницу.
10. Когда корректировка допустима
Корректировка допустима, если выполняются условия:
- сумма несущественная;
- причина понятна;
- сумма не искажает оценку ЦФО или направления;
- сумма не относится к конкретному управляемому объекту;
- нет экономически обоснованной базы распределения;
- разница носит технический или временный характер;
- порядок отражения закреплен в методике.
Например, если после распределения расходов осталось небольшое округление, нет смысла создавать сложное правило. Его можно отразить как округление.
Если появилась разовая корректировка прошлого периода на небольшую сумму, ее тоже можно временно показать в корректировках.
Если сумма возникла из-за временной разницы периода признания, ее можно показать отдельно и контролировать ее закрытие в следующих периодах.
11. Когда нужно дорабатывать правила получения факта
Правила получения фактических данных нужно дорабатывать, если:
- разница повторяется каждый месяц;
- сумма существенная;
- причина разницы понятна;
- сумма относится к конкретной статье БДР;
- сумма относится к конкретному ЦФО или направлению;
- сумма влияет на маржинальность;
- сумма влияет на оценку работы руководителя;
- пользователи отчетности регулярно задают вопросы по этой разнице;
- статья нераспределенных разниц постоянно растет.
Например, каждый месяц в нераспределенные расходы попадают банковские комиссии. Значит, нужна статья «Банковские комиссии» и правило получения факта.
Или каждый месяц после закрытия месяца появляется крупная корректировка себестоимости. Значит, нужно проверить, как БДР получает факт по себестоимости и учитывает ли он результаты закрытия месяца.
Или расходы на доставку регулярно попадают в прочие разницы. Значит, это не прочая разница, а нормальный коммерческий расход, который должен быть описан в бюджетной модели.
12. Почему порог «1% от выручки» нужно применять осторожно
Иногда компании устанавливают правило: если расхождение между управленческой и регламентированной прибылью не превышает 1% от выручки, его можно считать несущественным.
Такой подход можно использовать, но с осторожностью.
Проблема в том, что 1% от выручки может быть существенным относительно чистой прибыли.
Например:
Выручка: 100 000 000 рублей
Чистая прибыль: 2 000 000 рублей
1% от выручки: 1 000 000 рублей
Формально 1 000 000 рублей — это только 1% от выручки.
Но относительно чистой прибыли это 50%.
Для анализа прибыли такая сумма уже существенна.
Поэтому лучше устанавливать несколько критериев существенности:
- процент от выручки;
- процент от чистой прибыли;
- абсолютная сумма;
- влияние на показатели направлений;
- повторяемость причины;
- влияние на управленческие решения.
Например, можно закрепить правило:
Разница считается технической, если она одновременно не превышает установленный процент от выручки, установленный процент от чистой прибыли и установленную абсолютную сумму.
Конкретные значения компания определяет сама.
13. Пример отражения разницы в БДР
Допустим, по фактическому БДР получилась чистая прибыль по управленческому учету:
10 000 000 рублей
По регламентированному учету чистая прибыль за тот же месяц:
9 700 000 рублей
Разница:
-300 000 рублей
Это означает, что управленческая прибыль выше регламентированной на 300 000 рублей.
Теперь нужно объяснить, из чего состоит разница.
После анализа выяснили:
120 000 рублей — банковские комиссии, для которых не было настроено правило факта.
80 000 рублей — корректировка себестоимости после закрытия месяца.
50 000 рублей — штрафы и пени, которые не были включены в управленческие статьи.
30 000 рублей — разница периода признания расходов.
20 000 рублей — округления и технические хвосты распределения.
Тогда в БДР можно показать:
Чистая прибыль по управленческому учету:
10 000 000
Корректировки до регламентированной прибыли:
Нераспределенные расходы УУ:
-120 000
Корректировка себестоимости после закрытия месяца:
-80 000
Штрафы и пени, не включенные в управленческие статьи:
-50 000
Разницы периода признания:
-30 000
Округления УУ:
-20 000
Итого корректировки:
-300 000
Чистая прибыль, сопоставимая с регламентированным учетом:
9 700 000
В таком варианте отчет выполняет две задачи.
Во-первых, он показывает управленческий финансовый результат.
Во-вторых, он объясняет переход к регламентированной прибыли.
14. Как это можно организовать в 1С:ERP с методической точки зрения
В 1С:ERP важна не только техническая настройка отчета, но и правильная методическая логика.
Сначала нужно определить, какие статьи БДР являются основными управленческими статьями, а какие являются техническими статьями сверки.
Основные статьи описывают бизнес:
- выручка;
- себестоимость;
- коммерческие расходы;
- управленческие расходы;
- прочие операционные доходы и расходы;
- налог на прибыль;
- чистая прибыль.
Технические статьи описывают переход от управленческого результата к регламентированному:
- нераспределенные доходы;
- нераспределенные расходы;
- разницы классификации;
- разницы периода;
- корректировки закрытия;
- округления;
- прочие разницы.
Дальше для основных статей настраиваются правила получения фактических данных.
Для технических статей можно использовать отдельный механизм отражения корректировок, в зависимости от принятой модели учета.
Важно, чтобы технические статьи не смешивались с обычными управленческими расходами.
Например, не стоит включать статью «Нераспределенные разницы УУ» внутрь административных расходов конкретного ЦФО, если эта сумма не относится к этому ЦФО.
Лучше показывать ее отдельным блоком после управленческой чистой прибыли.
15. Какая аналитика нужна для корректировок
Для корректировок желательно вести минимальную аналитику, которая позволит потом разобрать сумму.
Например:
- организация;
- период;
- статья корректировки;
- тип разницы;
- источник;
- причина;
- сумма;
- знак;
- ответственный за анализ;
- статус решения.
Статус может быть таким:
- техническая разница;
- требует анализа;
- будет настроено правило факта;
- будет создана новая статья БДР;
- будет изменена база распределения;
- признано несущественным;
- оставлено как временная разница;
- закрыто в следующем периоде.
Такой подход позволяет не только сформировать отчет, но и управлять качеством учетной модели.
16. Что нужно закрепить в методике управленческого учета
Чтобы работа с разницами не зависела от ручных решений каждый месяц, порядок нужно описать в методике.
В методике стоит закрепить следующие положения.
16.1. Назначение блока корректировок
Например:
Раздел “Корректировки до регламентированной прибыли” используется для раскрытия расхождений между чистой прибылью по управленческому учету и чистой прибылью по регламентированному учету.
16.2. Состав корректировок
Нужно определить, какие суммы могут попадать в этот блок:
- нераспределенные доходы;
- нераспределенные расходы;
- разницы классификации;
- разницы периода признания;
- корректировки закрытия месяца;
- округления;
- прочие технические разницы.
16.3. Правила распределения по аналитикам
Важно зафиксировать:
Корректировки распределяются по управленческим аналитикам только при наличии экономически обоснованной базы распределения.
Если такой базы нет, сумма отражается как нераспределенная.
16.4. Порог существенности
Нужно определить, какие суммы можно считать техническими, а какие требуют обязательного анализа.
Лучше использовать несколько критериев:
- процент от выручки;
- процент от чистой прибыли;
- абсолютный лимит;
- повторяемость причины;
- влияние на показатели ЦФО и направлений.
16.5. Порядок анализа повторяющихся разниц
Например:
Если разница по одной причине повторяется более двух отчетных периодов подряд или превышает установленный порог существенности, она подлежит анализу и решению о доработке бюджетной модели.
16.6. Ответственность
Нужно определить, кто отвечает за анализ разниц:
- финансовая служба;
- методолог управленческого учета;
- бухгалтерия;
- владелец бюджетной модели;
- ответственный за конкретный участок учета.
17. Пример методической формулировки
В методике можно написать так:
Фактический БДР формируется по правилам управленческого учета и отражает финансовый результат компании в управленческой аналитике. Для обеспечения сопоставимости с регламентированным учетом в БДР дополнительно формируется раздел “Корректировки до регламентированной прибыли”.
В данном разделе отражаются суммы, объясняющие расхождение между чистой прибылью по управленческому учету и чистой прибылью по регламентированному учету: нераспределенные доходы и расходы, разницы классификации, разницы периода признания, корректировки закрытия месяца, округления и прочие технические разницы.
Суммы корректировок распределяются по управленческим аналитикам только при наличии экономически обоснованной базы распределения. При отсутствии такой базы суммы отражаются как нераспределенные разницы управленческого учета.
Существенные и повторяющиеся разницы подлежат анализу. По результатам анализа принимается решение: создать новую статью БДР, настроить правило получения фактических данных, изменить базу распределения, отразить сумму как временную разницу или признать ее технической.
18. Итоговый подход
Если фактический БДР не сходится с регламентированной чистой прибылью, не нужно сразу выбирать между двумя крайностями.
Первая крайность — пытаться любой ценой настроить правила так, чтобы управленческий учет полностью повторял регламентированный.
Вторая крайность — каждый месяц закрывать разницу одной общей статьей без анализа.
Более правильный подход такой:
1. Основной БДР формируется по правилам управленческого учета.
Он показывает управленческую экономику бизнеса.
2. Чистая прибыль по регламентированному учету используется как контрольная итоговая точка.
Она нужна для сверки и для понимания официального финансового результата.
3. Разница между УУ и РУ раскрывается отдельным блоком корректировок.
Этот блок показывает, за счет чего управленческая прибыль отличается от регламентированной.
4. Существенные и повторяющиеся разницы переводятся в нормальные правила учета.
Для них создаются статьи, правила получения факта, базы распределения и аналитики.
5. Несущественные, технические и временные разницы отражаются отдельно.
Но они должны быть расшифрованы и контролируемы.
6. Корректировки не должны искажать управленческую аналитику.
Если нет экономического основания относить сумму на ЦФО, направление или проект, лучше показать ее как нераспределенную.
Главный вывод
Разница между управленческой и регламентированной прибылью — это нормальный объект анализа.
Задача управленческого учета не в том, чтобы механически повторить регламентированный учет. Задача в том, чтобы показать экономику бизнеса по управленческим правилам и при этом объяснить переход к официальному финансовому результату.
Поэтому в БДР целесообразно выделять отдельный блок:
“Корректировки до регламентированной прибыли”
или
“Нераспределенные разницы управленческого учета”.
В этом блоке отражаются суммы, которые объясняют расхождение между управленческой чистой прибылью и регламентированной чистой прибылью.
Такой подход позволяет одновременно решить две задачи:
сохранить управленческую аналитику и обеспечить сверку с регламентированным учетом.