Это база!
Ольга Юрьевна Мурашко — наш постоянный подписчик, автор более 100 научных публикаций в области маркетинга, менеджмента, социального партнерства в области культуры — подготовила гайд «Как вести деловую переписку». Для продюсера это must have: без умения правильно писать письма не построишь партнёрство, не договоришься о поддержке и не соберёшь команду.
Правило 1️⃣ Обещаю вам – это не спам
📎В особо важных случаях (при общении с потенциальными партнерами, спонсорами, СМИ) в поле «Кому» предпочтительнее указать одного адресата, даже если это массовая рассылка
📎В поле «Тема» обязательно указывается повод письма.
Например, обозначение темы «Арт-фестиваль «Лето в городе» сразу вводит в курс дела и в большей степени позволяет избежать риск отправки письма в спам.
Правило 2️⃣ Порядок есть порядок
Соблюдаем логическую структуру текста письма:
📎Обращение.
- Начинается с уважительного приветствия.
- Имя и отчество пишутся полностью: «Уважаемый Иван Иванович!»
- Лучше избегать упоминания времени суток («Доброе утро!») и использовать нейтральное «Здравствуйте!».
- «Вы» пишется с заглавной буквы при обращении к конкретному человеку; «вы» с маленькой — если письмо адресовано коллективу.
📎Основная часть.
Краткое и чёткое изложение цели обращения: суть предложения, краткая характеристика мероприятия или проекта, мотивация и побуждение к участию в нём.
📎Перечень вложений.
Афиша, список участников, программа, бюджет и др. (по необходимости).
Это необязательно, но показывает серьёзность предложения и заинтересованность.
📎Финальные фразы.
В зависимости от ситуации:
- надежда на сотрудничество:
«Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество»;
- благодарность:
«Благодарим за время, уделённое нашему предложению»;
- мотивирующая фраза:
«Участие в фестивале — возможность социального эффекта для вашей компании».
📎Подпись.
- Полностью, без сокращений.
Например: «А. Нестеренко» непонятно — Анна, Антон или Алексей.
- Указывается должность или роль в проекте полностью.
- Контактные данные: телефон, e-mail (можно продублировать), ссылки на соцсети и мессенджеры.
Это формирует положительную деловую репутацию и даёт доступ к дополнительной информации
‼️Логические части письма нужно отделять абзацами.
Правило 3️⃣ Работа над ошибками
- Обязательно вычитайте письмо перед отправкой на предмет грамматических, пунктуационных, лексических ошибок.
- Проверьте все ли вложения прикреплены.
- Ещё раз проверьте фактографические данные (Ф.И.О. адресата, должность, даты, суммы и пр.).
Правило 4️⃣ Неочевидные советы
📎Следите за ответами на ваши письма.
Если ответа нет в течении трёх-четырёх рабочих дней, то по деловому этикету можно вежливо поинтересоваться получено ли ваше предыдущее письмо и принято ли решение по нему. Так вы не будете выглядеть слишком напористо, но и не слишком равнодушно. Будьте и сами пунктуальны при ответах на письма вам.
Никто не может помешать отправить письмо и в два часа ночи, но лучше избегать такого форс-мажора. Время отправления письма косвенно характеризует вас или как человека, который «разрывается», а это не лучшая характеристика для деловой репутации или как человека, распределяющего рационально своё время и силы в рабочее время.