Как начать разбираться в происходящем и перестать быть «виноватым»: разрабатываем финансовые «чертежи» проекта (бюджет доходов и расходов)

Как начать разбираться в происходящем и перестать быть «виноватым»: разрабатываем финансовые «чертежи» проекта (бюджет доходов и расходов) (картинка взята с сайта: https://vashifinancy.ru)

Карточка статьи: #бюджетдоходовирасходов, #финансовоеуправлениепроектом, #бюджетпроекта, #финансоваямодель, #прямыеикосвенныерасходы, #контрольбюджета, #приборнаяпанельпроекта

Устойчивое инженерное заблуждение первого порядка состоит в том, что надо просто «хорошо» делать свою работу. Например, рассчитать конструкцию так, чтобы она не развалилась в установленный срок эксплуатации. В конце концов именно этому инженера учили много лет и подкрепляли оценкой «отлично» на экзаменах. Нет, регулярно в расписании мелькали какие-то левые курсы, содержащие в названии слово «экономика», но они ведь не нужны для решения главной задачи обучения и поэтому успешно пропускались по «уважительной» причине. Например, какая ирония, по причине необходимости роста экономического благополучия отдельно взятого студента, то есть выхода на смену в Макдональдс «Вкусно и точка» в курьерской службе.

Но предположим, по итогу все сложилось благополучно. Инженер устроился на работу по специальности. В рамках задания он нашел технические решения для непростой ситуации заказчика, идеально выполнил требуемую документацию и заказал «100%» рабочие комплектующие и материалы. Проект идет по графику и даже с опережением. Но тут приходит руководитель с каменным лицом и заявляет: «плохая работа, бюджет превышен, премии не будет».

Как так?

Проблема в том, что помимо технической части в проекте есть экономическая. И упускать ее нельзя ни на каком уровне исполнения.

Эта статья направлена на расширение кругозора инженера. Мы рассмотрим сначала самый простой инструмент финансового управления проектом — бюджет доходов и расходов (БДР). Его, кстати, очень удобно применять и в личных финансах.

Анатомия финансовой части проекта

У любой экономической деятельности и особенно той, что ведется в формате проекта есть финансовый результат, выраженный в денежном эквиваленте. Не вдаваясь в подробности, на бытовом уровне он может звучать так: «потратить не более», но куда чаще — «получить прибыль не менее».

Тут работает простая формула, которую поймет любой: ПРИБЫЛЬ = ЦЕНА, ЗА КОТОРУЮ ПРОДАЛ ПРОЕКТ или ДОХОДЫ − (ЗАРПЛАТЫ КОМАНДЫ + ЗАКУПКИ + НАКЛАДНЫЕ) или РАСХОДЫ.

Нет, нет оставим учет по сложным правилам бухгалтерии. Нам нужны финансовые контролеры — приборные панели, где горят лампочки параметров и загорается предупреждение, если что-то идет не так.

Собираем «приборную панель» с помощью электронных таблиц (шаг за шагом): БДР

Таких контроллеров, которые существуют в формате концепций, конечно, существует много. Типовых форм нет, можно (и нужно) адаптировать и совмещать — главное, чтобы решались поставленные задачи.

Для БДР — это прогноз финансового результата (прибыли или убытка) компании (проекта, личного бюджета) на период (месяц, квартал, год). Посмотрев на документ, вы должны дать ответ на вопрос: «сколько мы (я) заработаем», если все пойдет по плану? И на следующий, а иногда и более важный вопрос: «сколько я могу потратить в этом периоде, если хочу заработать»?

1. Принципы и подготовка

Важно определить и иметь в виду.

• Период: определитесь с горизонтом планирования (год с разбивкой по месяцам — самый частый вариант).
• Валюта: рубли. Все суммы в целых рублях (без копеек).
• Данные: используйте фактические данные прошлых периодов, аналогичные проекты и схожие договоры, коммерческие предложения, планы продаж, известные фиксированные платежи.
• Метод: применяйте «accrual basis» (метод начисления) — доходы и расходы учитываются в том периоде, когда они должны возникнуть, а не когда прошли деньги по счету.

Последнее важно для точного отражения финансового результата. Здесь мы смотрим рентабельность и отвечаем на вопрос «сколько мы зарабатываем сейчас или заработаем по результату», когда реализовываем данный проект. Мы можем добавить информацию в формате «план — факт» и получить еще более мощный инструмент. Но это должны быть параметры только проекта, а не отображение ситуации с чудаком-заказчиком (на букву «м»), который вдруг сегодня отказался платить (спойлер: эта ситуация контролируется другим инструментом).

2. Структура документа электронных таблиц

Создайте файл с несколькими листами:

• «БДР_Итог» — главный сводный отчет.
• «Доходы» — детализация всех источников выручки.
• «Расходы_Детально» — с максимальной детализация всех статей затрат. Эту вкладку можно разбить на несколько при необходимости.
• «Справочники» — постоянные данные (сотрудники, ставки налогов, перечень контрагентов/проектов) при необходимости.
• «Факт vs План» — для последующего контроля (можно добавить позже), коснемся, но не будем подробно рассматривать.

3. Детализация по листам

Лист «Доходы»

Структурируйте выручку по основным направлениям (такая аналитика нужна для понимания — где просадки и на чем стоит сосредоточиться). В общем случае разделение будет на «Выручка от основной деятельности» (договор по проекту (проектам), продажа товаров и услуг по категориям и т. д.) и на «Прочие доходы» (дополнительные соглашения, продажа основных средств, проценты и т. д.).

Все строки: детализированные статьи + промежуточные итоги по группам.

Столбцы на листе: «Статья дохода», «Январь», «Февраль», «...», «Декабрь», «Итого за год».

Общая структура листа «Доходы» (БДР)

Лист «Расходы_Детально»

Это самый объемный раздел. В общем случае расходы должны быть разбиты на группы.

• Прямые (переменные) расходы — зависят от объема выручки:

1. себестоимость проданных товаров (закупка у поставщика);
2. сырье и материалы для производства;
3. ФОТ производственного персонала с налогами и отчислениями (да-да, они составляют сейчас примерно 50% от того, что сотрудник получает на руки);
4. транспортные расходы по доставке товара.

Итог: Маржинальная прибыль = Выручка - Прямые расходы (ключевой показатель!)

• Административные (постоянные) расходы — есть даже при нулевой выручке:

1. аренда офиса;
2. коммунальные услуги, интернет, телефония;
3. ФОТ административного персонала (бухгалтер, директор, HR) с налогами и отчислениями;
4. офисные расходы, канцелярия, хозтовары;
5. бухгалтерское, юридическое сопровождение;
6. амортизация основных средств.

• Коммерческие расходы — расходы на привлечение клиентов:

1. реклама и маркетинг (контекст, SEO, SMM);
2. зарплата менеджеров по продажам с налогами;
3. представительские расходы;
4. расходы на участие в выставках.

• Налоги (кроме налога на прибыль/НДФЛ, уже учтенных в ФОТ):

1. налог на имущество;
2. транспортный налог;
3. налог на прибыль (22%) или налог по УСН (6% или 15%) — рассчитывается от финансового результата!

Конечно, если мы рассматриваем отдельный проект, то различные косвенные, коммерческие расходы должны быть соотнесены с его сроками и использованной для него частью общих ресурсов организации.

Столбцы на листе: «Статья расхода», «Январь», «Февраль», «...», «Декабрь», «Итого за год».

Общая структура листа «Расходы_Детально» (БДР)

Дополнительная детализация для инженерных проектов

Сырье и материалы (комплектующие), а также ФОТ на основании трудозатрат целесообразно выносить на отдельные листы и максимально детализировано расписывать с контролем суммы. А сверху указать плановые входные константы: допустимые стоимость, затраты (в человеко-днях).

На следующем этапе надо будет сравнивать план против факта. И делать выводы, срочно думать, как исправлять ситуацию. Почему болтов ушло больше? Перерасход или хищение? Почему цена выросла? Закупали в последний момент из-за срыва сроков? Нужно провести срез рынка и по результату менять поставщика.

Служба безопасности одного крупного ретейлера, знаю, так выявляет хищения сотрудниками товаров. У нее есть статистика по сторонним кражам, бою, некачественным поставкам — это около 2% от оборота. Но если вдруг по магазину второй месяц значение начинает отличаться — значит команда вступила на скользкую дорожку.

Общая структура листа «Расходы_Материалы» (БДР)

Общая структура листа «Расходы_Труд» (БДР)

Из рабочих хаков — вносить строки снизу вверх, чтобы сразу видеть при открытии, что заполнялось последним. Столбец «Дельта» подсвечивать условным форматированием. > 5% — желтый, > 10% — красный.

Лист «БДР_Итог»

Этот лист ссылается на итоговые суммы с листов «Доходы» и «Расходы_Детально» с нужной детализацией. Столбы повторяются, как на ранее рассмотренных вкладках.

Добавляем строки.

• Доходы в составе «выручка от основной деятельности», «прочие доходы» (ссылки с соответствующих вкладок).
• Расходы в составе: здесь могут быть только итоговые значения по разделам — «итого прямые расходы», но их можно детализировать по статьям в зависимости от потребностей.
• Маржинальная прибыль = выручка минус прямые (переменные) расходы.
• Рентабельность по марже (%) — это выражение маржинальной прибыли в процентах (доход, деленный на маржинальную прибыль и умноженный на 100%).
• Административные расходы.
• Коммерческие расходы.
• Итого косвенные расходы = сумме административных (постоянных) и коммерческих.
• Прибыль до налогообложения (ПДН) в общем случае равна разности маржинальной прибыли и косвенных расходов. Тут есть нюансы, но для нашей «приборной панели» это будет так.
• Теперь считаем налог 20 22% с прибыли в строке «Налог на прибыль».

Наконец, видим «чистую прибыль», когда из прибыли до налогообложения вычитаем величину налога на прибыль. Где-то тут надо вычесть еще величины других налогов — транспортного, земельного и т. д.

Общая структура листа «БДР_Итог» (БДР)

На этом листе можно построить графики выручки, чистой прибыли и прочих показателей по месяцам. А также стоит использовать функцию условного форматирования для случаев, например, низкой рентабельности по марже.

А на дополнительном листе «Факт vs План» стоит добавить данные и отслеживать все параметры проекта глобально.

Тактика работа с файлом в жизни

Сделайте такой файл и попробуйте вести его некоторое время. Каждый понедельник вторник утром, не более 30 минут. В столбцы «факт» заносите данные прошлой недели: сколько реально потратили часов на работу, что закупили, по каким ценам. Смотрите на отклонения. Горит ли красным что-то? Если да — ищите причину СЕЙЧАС, а не когда вызовут на ковер.

Теперь если вдруг прибыль (бюджет) просела на 42%, вы не ориентируетесь на эмоции — есть конкретный адрес сбоя. Это произошло за счет превышения затрат на материалы, а конкретнее — кабельную продукцию. Причина — дополнительные требования заказчика. Есть предложения: либо заключить дополнительное соглашение, либо выполнить замену медного кабеля на алюминиевый. Причем замена еще и повысит итоговую рентабельность проекта на 5%.

Это язык человека, который контролирует процесс, а не просто в нем участвует:

• Срыв сроков клиентом? Фиксируешь в файле комментарий: «Простой бригады из-за отсутствия доступа к объекту (Акт №Х) = 5 чел/дней * 10 000 ₽ = 50 000 ₽». Эта сумма не перерасход, это обоснованная претензия к заказчику.
• Хочешь взять на проект более крутого (и дорогого) специалиста? Не надо говорить: «потому что он лучший». Сделай расчет в модели: «При ставке 3 000 ₽/час вместо 2 000 ₽ он выполнит работу за 100 часов вместо 180. Итог: экономия 60 000 ₽ (180*2000 - 100*3000). Прошу утвердить».

Так же это фильтр для технических решений. Ваша команда хочет применить новое оборудование, идеально удовлетворяющее требования заказчика, что вчера предлагал веселый коммивояжер, задаривший весь офис сувенирами. Но когда вы начинаете смотреть в своей таблице, то понимаете, что бюджет не резиновый на позицию будет превышен. Так ли оно здесь нужно?

Что дальше?

Управление бюджетом — это не про контроль ради контроля. Это про уважение к своему труду и труду своей команды. Это инструмент, который превращает тебя из человека, который «как-то работает», в профессионала, который точно знает цену своей работе и умеет эту цену защитить.

В современном мире инженер, не понимающий экономики своего проекта, — это рядовой исполнитель, чью работу кто-то должен контролировать. А инженер, владеющий и технической, и финансовой моделью, — это технократ, который сам создает требуемый результат.

Естественно, что это не единственная приборная панель. Ведь планы и даже факты от проекта — это хорошо, но есть еще реальность в части текущего наличия ресурсов. По плану нужно заплатить за расходники, без которых остановится работа на объекте, а денег нет. Такую ситуацию также надо предвидеть.

Ознакомиться с содержанием журнала.

Уважаемые коллеги, желаю хорошего дня. Подписывайтесь, чтобы иметь возможность обсудить со мной вашу задачу в комментариях. Буду рад лайку, альтернативному мнению или истории по теме статьи. При желании вы можете поблагодарить автора чашкой кофе для стимулирования мыслительного процесса и блогерского энтузиазма.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ №1: Оценки, суждения и предложения по рассматриваемым вопросам являются личным мнением автора.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ №2: Техническая информация, представленная на сайте, не является официальной и предоставлена только в целях ознакомления. Владелец сайта не несет никакой ответственности за риски, связанные с использованием информации, полученной из данного источника.

Все изображения, если не указано иное, либо выполнены автором, либо взяты из открытых источников.