Переход на КЭДО (кадровый электронный документооборот) — шаг к цифровизации HR-процессов. Организовать юридически значимый документооборот из привычных программ 1С поможет сервис «1С:Кабинет сотрудника».
КЭДО в трудовом законодательстве
Переход на КЭДО — право, а не обязанность работодателя (ст. 22.2 ТК РФ). Если организации удобнее работать с бумажным документооборот, она вправе его сохранить.
Процедура внедрения КЭДО:
- Издать ЛНА о внедрении КЭДО (приказ или положение). В нем указывают: информационную систему, перечень документов, категории работников, срок уведомления и дату введения. ЛНА принимают с учётом мнения профсоюза (при его наличии).
- Разработать Положение о порядке ведения КЭДО. Регламентирует: сроки подписания и ознакомления, инструктаж сотрудников, исключительные случаи оформления бумажных документов (например, при сбое системы).
- Уведомить работников и получить письменное согласие. Уведомление (в произвольной форме) направляют в установленный срок. Согласие оформляют на бумаге с собственноручной подписью, либо электронно с УКЭП.
- Обеспечить сотрудников электронными подписями. Расходы на ЭП сотрудников несет работодатель. Работодатель использует УКЭП, работники — УКЭП, УНЭП или простую подпись (по настройкам системы).
Согласие работника не отзывается. Для отказавшихся сохраняется бумажный документооборот.
Какие документы можно и нельзя переводить в КЭДО
Перечень электронных документов работодатель определяет сам (с учётом ограничений ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Можно перевести:
- трудовые договоры и допсоглашения;
- ученические договоры, договоры о материальной ответственности;
- приказы (кроме приказа об увольнении);
- заявления, уведомления, объяснительные, согласия, обязательства;
- графики отпусков, сменности, работы на вахте;
- локальные нормативные акты и другие документы.
Нельзя перевести (только бумажный формат):
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
- акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1);
- приказ об увольнении;
- документы по инструктажам охраны труда (журналы).
С 1 марта 2023 года действуют единые требования к формату. Основа электронного документа — файл PDF/A-1A. Допустимы приложения, файлы электронных подписей, машиночитаемая доверенность и описание.
1С:Кабинет сотрудника — кадровый ЭДО без перестройки процессов
«1С:Кабинет сотрудника» — встроенный в 1С сервис для юридически значимого КЭДО. Кадровикам не нужно переучиваться или менять учетные процессы.
Сервис работает на платформе «1С:Предприятие 8.3» в конфигурациях:
- «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3;
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3;
- «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Комплексная автоматизация 2»;
- «1С:Бухгалтерия предприятия», ред. 3;
- линейка «1С-КАМИН:Зарплата» 5.0 и 5.5;
- «1С:Документооборот» (с версии 3.0.11 — интеграция по ознакомлению).
Сотрудники работают в личном кабинете через мобильное приложение или веб-браузер.
Новое в версии 8.3
- Отслеживание статусов заявлений по шагам согласований.
- Подача заявления на отсутствие в связи с исполнением государственных обязанностей.
- Заявление на дополнительные дни по уходу за ребенком-инвалидом (доступно в разделе «Документы»).
- Новый раздел «Командировки»: подача заявлений (в том числе руководителем за подчиненного), отчеты о затратах и об итогах командировки. Интеграция с сервисом Smartway для заявки на билеты.
- Расширенные фильтры для поиска отсутствий.
- Кабинет сотрудника, работающего по договорам ГПХ: работа с договорами и актами напрямую через личный кабинет.
- Новый функционал графика отпусков: доступный остаток дней по видам отпусков и организациям, простое планирование.
- Подача заявки на работу в выходной день и на сверхурочную работу.
- Подача антропометрических данных для подбора спецодежды и СИЗ.
- Настройка политики создания паролей для приложения.
- Подтверждение отпусков, запланированных в графике, и заявление на перенос отпуска (в том числе на несколько периодов).
- Подача пожеланий на отпуск совместителями.
- Специализированный личный кабинет индивидуального предпринимателя.
Стоимость и тарифы
После 45-дневного бесплатного тестового периода сервис оплачивается исходя из количества сотрудников, которым нужен доступ. Цены указаны при оплате за год. Тарифы можно комбинировать: например, купив пакет на 10 сотрудников и пакет на 25 сотрудников, вы получите суммарный доступ для 35 человек.
Доступные тарифы (при годовой оплате):
Для работы сервиса требуется действующий договор информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС) и доступ в интернет. При необходимости с внедрением помогут партнеры «Центра компетенции по кадровому ЭДО».
Как подключить
Обратитесь к своему партнеру фирмы 1С: он ответит на все вопросы и поможет подключить сервис. Если у вас еще нет обслуживающего партнера, пишите в комментариях свой город (область) и отрасль бизнеса, а мы подберем для вас партнера с нужным опытом.