Встречи занимают большую часть рабочего дня: планерки, клиентские созвоны, консультации, обучения, собеседования и внутренние совещания проходят каждый день. Зачастую результат встреч теряется в заметках на смартфонах сотрудников, пропадает в чатах с коллегами, остается устной договоренностью или трансформируется в разные версии того, «о чем договорились».
В результате задачи приходится восстанавливать по памяти, сроки уточнять отдельно, а руководителю — ждать пересказ или самому разбираться в записи.
Чтобы решить эту проблему, специалисты агентства CoffeeStudio создали MeetingTable — систему для управления встречами и их результатами. Она фиксирует содержание обсуждения, формирует резюме, выделяет решения, задачи, ответственных, сроки, риски и следующие шаги.
Что делает MeetingTable и зачем он нужен бизнесу
MeetingTable можно использовать со встроенной системой видеовстреч Meeting и с внешними сервисами: Zoom, Контур Толк, Яндекс Телемостом и другими платформами. Главное в продукте — работа с результатом встречи.
MeetingTable помогает расшифровать встречу, проанализировать обсуждение, сформировать задачи, решения, ответственных, сроки, риски и передать итоги в CRM или внутренние системы компании.
Как руководителю быстро понять результаты встречи
Руководителю важно быстро понимать, какой результат дала встреча. После обычного совещания для этого часто приходится слушать запись, читать длинную расшифровку или ждать пересказ от участников. В итоге руководитель тратит время на то, чтобы понять, что обсуждали, решили, где возник риск, кто должен действовать дальше.
MeetingTable формирует директорский отчёт — короткий управленческий анализ встречи. В нем отражается:
- что было главным в обсуждении;
- какие решения приняты;
- где есть риски;
- какие проблемы выявлены;
- что требует внимания;
- какие действия предпринять;
- насколько встреча была результативной.
Так руководитель быстро понимает, что произошло на встрече, какие вопросы требуют контроля и какие действия нужны дальше.
Как команде не потерять задачи и договоренности
MeetingTable фиксирует главные тезисы, которые обсуждаются на встрече и формирует рабочую сводку для команды, в которой кратко отражает:
- что обсуждали;
- какие решения приняли;
- какие задачи появились;
- кто отвечает за их выполнение;
- какие сроки обозначены;
- какие следующие шаги согласованы.
Если на встрече была озвучена конкретика по задачам, MeetingTable может передать их в CRM или внутреннюю рабочую систему. В результате все участники получают конкретику в формате резюме, а задачи сразу переходят туда, где команда ведет работу.
Как MeetingTable помогает контролировать работу отдела продаж
MeetingTable показывает как менеджеры обрабатывают обращения, какие звонки переходят в лиды, где появляется коммерческий потенциал и какие договоренности были достигнуты.
В отчете по продажам можно отследить:
- количество входящих звонков;
- сколько обращений стали лидами;
- как звонки и результаты распределяются по менеджерам;
- какие обращения имеют потенциал сделки;
- где клиенту обещали перезвонить, отправить КП или уточнить информацию;
- какие вопросы и проблемы чаще всего повторяются в коммуникациях.
Это помогает руководителю видеть реальную картину работы отдела продаж: где менеджеры работают эффективно, на каком этапе теряются клиенты, какие заявки требуют внимания и что можно улучшить в общении с клиентами.
MeetingTable помогает быстрее находить слабые места в обработке заявок и повышать конверсию из обращения в сделку.
Из каких модулей состоит MeetingTable
MeetingTable состоит из нескольких модулей, которые закрывают весь путь встречи: от проведения или загрузки записи до анализа, отправки итогов и передачи задач в рабочие системы.
Встреча перестаёт быть обсуждением ради обсуждения и становится частью управляемого процесса
Экономический эффект после внедрения MeetingTable
MeetingTable помогает команде не тратить время на формулировку итогов встреч и планерок, руководитель быстрее получает управленческую картину, а задачи не остаются в устных договоренностях.
На примере компании покажем как MeetingTable влияет на ее экономику
В компании проходит 50 рабочих встреч в месяц. Без MeetingTable на ручную фиксацию итогов после одной встречи уходит в среднем 30 минут.
Это 1 500 минут, или 25 часов в месяц.
С MeetingTable эта работа может сократиться до 5 минут на встречу.
Это 250 минут, или около 4,2 часа в месяц.
Экономия времени команды — 20,8 часа в месяц.
Если средняя стоимость часа сотрудника для компании — 2 000 ₽, то только на ручной обработке итогов встреч экономия может составить:
20,8 часа × 2 000 ₽ = 41 600 ₽ в месяц.
И это только прямой расчёт по времени. Дополнительно компания снижает риск потерянных договоренностей, повторных обсуждений, ручного контроля и ситуаций, когда задача была оговорена, но так и не попала в работу.
Как MeetingTable подключается к существующим бизнес-процессам
MeetingTable интегрируется в те инструменты, которые уже используются в компании. Система может работать с:
- CRM;
- внутренними системами;
- личными кабинетами;
- сайтами;
- корпоративными порталами;
- обучающими платформами;
- сервисами клиентской поддержки;
- внешними сервисами видеосвязи.
MeetingTable можно адаптировать под конкретные задачи и условия: какие встречи анализировать, какие данные фиксировать, кому отправлять итоги, какие задачи передавать в CRM и какие системы подключать через API.
Кому будет полезен MeetingTable
MeetingTable будет интересен всем компаниям, которые проводят онлайн встречи:
- управленческим и проектным командам;
- отделам продаж, которым важно контролировать качество обработки заявок, видеть лиды, потенциальные сделки, работу менеджеров и слабые места в коммуникациях с клиентами; ;
- агентствам;
- HR отделам;
- распределенным командам;
- компаниям, в которых работает от 10 сотрудников.
MeetingTable особенно полезен там, где встреч много, результат после них нужно быстро фиксировать, передавать в работу и контролировать.
Хотите увидеть MeetingTable в действии?
Хотите получить инструмент, который сделает ваши встречи по-настоящему эффективными? Оставьте заявку, и специалисты агентства CoffeeStudio покажут, как работает MeetingTable: как формируется итог встречи, задачи и решения и как данные передаются в CRM или внутренние системы.
Подписывайтесь на канал агентства интернет-маркетинга CoffeeStudio, чтобы не пропустить полезные статьи и лайфхаки.
Агентство интернет-маркетинга CoffeeStudio coffeestudio.ru
📬 sales@coffeestudio.ru 📞+7(8112)46-00-10