Что изменилось в кадровом учёте в 2026 году?
Кадровый учёт постоянно меняется - в 2026 году бухгалтеров и кадровиков ждут важные нововведения. Разберём ключевые изменения подробно.
1. Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года все новые сотрудники автоматически получают ЭТК. В 2026 году правила работы с ними уточнены:
Что нужно делать работодателю:
• вести учёт только в электронном виде для новых сотрудников;
• хранить бумажные трудовые книжки тех работников, кто подал заявление о сохранении бумажной версии;
• передавать сведения о трудовой деятельности в СФР через систему СЭДО;
• предоставлять работникам выписки из ЭТК по запросу (в течение 3 рабочих дней).
Важные нюансы:
• если сотрудник перешёл на ЭТК, вернуть бумажную книжку нельзя;
• при увольнении выдавайте форму СТД Р (сведения о трудовой деятельности);
• ошибки в сведениях нужно исправлять через корректирующие отчёты.
2. Система электронного документооборота (СЭДО)
СЭДО стала обязательной для взаимодействия с СФР и другими госорганами.
Что передавать через СЭДО:
• сведения о приёме и увольнении работников (форма ЕФС 1);
• данные о больничных листах;
• информацию о трудовых договорах и изменениях в них;
• сведения для воинского учёта.
Плюсы перехода на СЭДО:
• сокращение сроков обработки документов;
• уменьшение количества ошибок;
• возможность удалённого взаимодействия с госорганами;
• автоматизация отчётности.
3. Воинский учёт и мобилизация
Правила воинского учёта ужесточились. Теперь работодатели несут большую ответственность за:
• ведение карточек воинского учёта (форма № 10);
• актуализацию данных о военнообязанных сотрудниках;
• своевременное информирование военкоматов об изменениях;
• предоставление отчётности в военкоматы.
Новые требования 2026 года:
• ежегодная сверка данных с военкоматами (до 31 декабря);
• электронный обмен данными с военкоматами через СЭДО;
• обязанность сообщать о приёме/увольнении военнообязанных в течение 5 рабочих дней;
• штрафы за нарушения увеличились в 2–3 раза.
4. Другие изменения
• Отчётность в СФР: новая форма ЕФС 1 заменила несколько прежних отчётов.
• Зарплата и отпуска: уточнены правила расчёта отпускных и больничных.
• Удалённые работники: расширены возможности электронного взаимодействия.
Пошаговая инструкция: как подготовиться к изменениям
Шаг 1. Проведите аудит текущего кадрового учёта
• проверьте наличие всех трудовых книжек и ЭТК;
• актуализируйте карточки воинского учёта;
• убедитесь, что все сотрудники ознакомлены с правилами СЭДО.
Шаг 2. Настройте СЭДО
• выберите оператора электронного документооборота;
• подключите систему к учётной программе (1С, Контур и т. д.);
• обучите ответственных сотрудников работе с системой.
Шаг 3. Обновите локальные нормативные акты
• внесите изменения в Правила внутреннего трудового распорядка;
• обновите Положение о воинском учёте;
• утвердите порядок работы с ЭТК и СЭДО.
Шаг 4. Обучите персонал
• проведите инструктаж для кадровиков и бухгалтеров;
• расскажите сотрудникам о новых правилах работы с ЭТК;
• раздайте памятки по электронному документообороту.
Шаг 5. Автоматизируйте процессы
• настройте автоматическое формирование отчётов в СЭДО;
• создайте шаблоны для электронных кадровых документов;
• установите напоминания о сроках сдачи отчётности.
Типичные ошибки и как их избежать
1. Непередача данных в СЭДО вовремя → настройте автоматические напоминания.
2. Ошибки в сведениях по ЭТК → проверяйте данные перед отправкой.
3. Несвоевременная актуализация воинского учёта → заведите график сверки.
4. Отсутствие обучения персонала → проводите регулярные тренинги.
5. Неправильное хранение электронных документов → используйте сертифицированные системы.
Хотите сэкономить время и избежать ошибок в кадровом учёте? Обращайтесь в «Бухгалтерию Роста». Работаем быстро, качественно, с гарантией соблюдения всех требований законодательства!