В тендерной практике часто бывает, что основная работа над проектом начинается задолго до публикации официального извещения. К моменту выхода тендера техническое задание уже сформировано, ключевые параметры согласованы, а участники рынка, которые участвовали в подготовке, находятся в более понятной позиции. Это не означает, что выиграть тендер без раннего входа невозможно, но работа с планируемыми закупками дает дополнительные преимущества. В этом материале – о том, что такое планируемые закупки, где искать информацию о них и как выстраивать взаимодействие без лишних затрат.
Что такое планируемые закупки
Планируемые закупки – это закупки, которые еще не размещены на электронных площадках в виде готового тендера с приемом заявок. Они существуют на стадии инвестиционных программ, планов-графиков, бюджетного планирования или публичных анонсов будущих проектов.
На этом этапе еще нет утвержденного технического задания, сроков и конкурентных процедур. Это позволяет поставщикам и подрядчикам ознакомиться с потребностями заказчика заранее, а при желании – предложить свои решения до того, как условия будут зафиксированы.
Почему работа с планируемыми закупками приносит пользу
Заранее знать о будущих закупках дает несколько практических преимуществ.
- Появляется время для подготовки. Можете изучить потребности заказчика, проанализировать свой продукт или услугу на предмет соответствия, а при необходимости – скорректировать предложение.
- Появляется возможность участвовать в формировании технического задания легально – через экспертизу, консультации, предоставление расчетов или альтернативных решений. Многие заказчики на этапе планирования готовы рассматривать коммерческие предложения и обсуждать характеристики будущих закупок.
- Снижаются риски поспешных решений. Когда тендер уже объявлен, сроки подачи заявок часто ограничены. На стадии планирования времени для анализа и принятия решений значительно больше.
Где брать информацию о планируемых закупках
Информация о планируемых закупках не всегда лежит на поверхности, но доступна в нескольких типах источников.
- Планы-графики закупок в Единой информационной системе (ЕИС). Государственные и муниципальные заказчики обязаны публиковать планы закупок на год вперед. В этих документах перечислены товары, работы и услуги, которые планируется закупить, с указанием примерных сумм и сроков.
- Инвестиционные программы крупных компаний, в том числе с государственным участием. Многие организации публикуют свои инвестиционные планы на несколько лет.
- Национальные проекты и государственные программы. Они определяют основные направления бюджетного финансирования. Отслеживая их, можно понять, какие отрасли и регионы получат средства, и какие типы объектов будут строиться или реконструироваться.
- Отраслевые СМИ и новостные порталы. Анонсы о начале проектирования, о закладке первых камней, о планах по строительству или модернизации могут стать сигналом для выхода на заказчика или проектировщика.
- Агрегаторы тендеров. Например, РосТендер собирает данные с тысяч площадок, включая государственные и коммерческие. В них можно настроить поиск по ключевым словам, регионам, отраслям. Помимо текущих тендеров, агрегаторы часто содержат архивные данные и контактную информацию из прошлых закупок, что помогает выйти на нужных специалистов заказчика.
Как выстроить работу с планируемыми закупками
Вот примерный порядок действий, который используют компании, практикующие ранний вход в проекты.
Настройте мониторинг. Определите для себя ключевые закупочные позиции, регионы, заказчиков. Используйте планы-графики, инвестиционные программы и агрегаторы с фильтрацией.
Изучите заказчика и контекст. Посмотрите, какие закупки этот заказчик проводил раньше. Часто в документах предыдущих тендеров указаны контакты ответственных лиц – начальников отделов, главных инженеров, специалистов по закупкам. Это более эффективная точка входа, чем обращение к первым лицам организации.
Подготовьте коммерческое предложение для этапа планирования. Оно должно не просто перечислять характеристики продукта, а показывать, как ваше решение помогает заказчику решить его задачу. Упоминайте не только цену приобретения, но и стоимость владения, сроки, надежность, опыт реализации похожих проектов.
Выйдите на контакт. Многие заказчики, по данным исследований, открыты к рассмотрению предложений на этапе планирования. Это не гарантирует победы в будущем тендере, но повышает вероятность того, что ваше предложение заметят и учтут при формировании техзадания.
Участвуйте в тендере на общих основаниях. Ранний вход не отменяет необходимости корректно подавать заявку, соблюдать требования и конкурировать по цене и другим критериям. Однако вы будете выходить на старт с лучшим пониманием потребностей заказчика и, возможно, с уже установленными рабочими контактами.
Как отличить реальный шанс от формальной процедуры
Иногда к поставщикам обращаются с запросом, когда техническое задание уже полностью готово, сроки минимальны, а обсуждение условий не предполагается. В таких случаях, скорее всего, заказчик уже выбрал исполнителя, а дополнительные участники привлекаются только для соблюдения формальностей. Это не значит, что нужно отказываться от участия, но стоит трезво оценивать свои ресурсы и не вкладывать избыточные усилия в заведомо проигрышную ситуацию. Лучше сосредоточиться на проектах, где ваше участие действительно может повлиять на результат.
Инструменты, которые помогают работать с планируемыми закупками
РосТендер предоставляет возможности:
- Автоматическая рассылка новых и планируемых закупок по заданным шаблонам в мессенджеры или электронную почту;
- Анализ рынка: кто выигрывает тендеры в вашей нише, с каким средним снижением цены;
- Поиск партнеров – компаний, которые регулярно побеждают в тендерах и могут быть заинтересованы в совместной работе;
- Рассылка сведений о победителях тендеров – вы узнаете контакты компаний, получивших контракт, и можете предложить им субподряд или поставку.
Итоги
Работа с планируемыми закупками – это способ получать информацию о будущих проектах до того, как они перейдут в финальную конкурсную стадию. Это позволяет лучше подготовиться, предложить заказчику экспертные решения и увеличить свои шансы, не полагаясь только на ценовую конкуренцию. Для этого нужно настроить мониторинг планов-графиков, инвестиционных программ, новостей и использовать агрегаторы тендеров.
Важно сохранять уважительный диалог с заказчиком, не навязывать свои условия и предлагать реальную пользу. Такой подход не гарантирует победу в каждом тендере, но делает участие более осознанным и эффективным.