Если кратко: организация — это не просто группа людей. Это система, которая живёт по своим законам. Чтобы управлять организацией эффективно, нужно понимать, по каким законам она существует. Эти законы объективны — их нельзя отменить приказом. Игнорирование законов ведёт к кризисам и разрушению организации. Также важно знать признаки, по которым группа людей признаётся организацией.
1. ПОНЯТИЕ ЗАКОНОВ ОРГАНИЗАЦИИ
Законы организации — это объективные, устойчивые и существенные связи между элементами организации, которые проявляются независимо от воли людей.
Простыми словами: законы организации — это то, как организация работает «на самом деле», независимо от того, знаем мы об этих законах или нет. Если мы будем игнорировать закон, организация всё равно будет подчиняться ему — но в ущерб себе.
Законы организации отличаются от законов государства. Законы государства создаются людьми и могут быть изменены. Законы организации объективны — их нельзя изменить приказом. Их можно только познать и использовать в своих интересах. Игнорирование законов организации ведёт к снижению эффективности, конфликтам, а в конечном счёте — к разрушению организации.
2. ЗАКОН СИНЕРГИИ
Закон синергии: сумма свойств организованного целого не равна сумме свойств его частей. Свойства целого могут быть больше суммы свойств частей (положительная синергия) или меньше (отрицательная синергия).
Простыми словами: совместная работа может давать либо эффект усиления (2+2=5), либо эффект ослабления (2+2=3). В хорошо организованной команде люди дополняют друг друга и результат превосходит сумму индивидуальных усилий. В плохо организованной команде люди мешают друг другу, конфликтуют, дублируют работу — результат ниже, чем если бы они работали поодиночке.
Задача менеджера — создавать условия для положительной синергии и избегать отрицательной. Положительная синергия достигается через подбор взаимодополняющих людей, чёткое распределение ролей, хорошую координацию, общие цели, доверие.
Пример положительной синергии: три разработчика работают над сложным проектом. Один силён в архитектуре, другой — в кодировании, третий — в тестировании. Вместе они создают продукт, который ни один из них не смог бы создать в одиночку.
Пример отрицательной синергии: на совещании пять руководителей обсуждают проблему. Они спорят, перебивают друг друга, каждый тянет в свою сторону. В результате не принимают никакого решения — каждый уходит со своим мнением. Собрались на час, а толку ноль.
3. ЗАКОН ДОПОЛНЕНИЯ (ЭМЕРДЖЕНТНОСТИ)
Закон дополнения: система (организация) обладает свойствами, которых нет ни у одного из её элементов по отдельности.
Простыми словами: у организации появляются новые качества, которых нет у её сотрудников. Ни один сотрудник завода по отдельности не может произвести автомобиль, но завод в целом — может. Ни один учитель не может создать школу, но коллектив учителей вместе с администрацией — может.
Этот закон объясняет, почему организации имеют смысл. Если бы организация не давала новых свойств, не было бы смысла объединять людей. Именно эмерджентность создаёт добавочную ценность.
Для менеджера это означает: нельзя судить об организации по её отдельным частям. Нужно смотреть на систему в целом. Улучшение отдельного элемента не всегда ведёт к улучшению системы в целом. Иногда улучшение одного элемента может ухудшить работу других.
Пример: завод закупил самый современный станок, который работает в 3 раза быстрее старых. Но старые станки, работающие на предыдущих операциях, не успевают подавать на него заготовки. В итоге новый станок простаивает, а общая производительность не выросла. Улучшение одного элемента не дало эффекта без синхронизации с другими.
4. ЗАКОН ПРОПОРЦИОНАЛЬНОСТИ
Закон пропорциональности: устойчивость и эффективность организации зависят от соблюдения пропорций между её элементами.
Простыми словами: все части организации должны быть сбалансированы. Нельзя, чтобы один отдел работал в 10 раз быстрее другого — они не состыкуются. Нельзя, чтобы у одного руководителя было 20 подчинённых, а у другого — 2. Нельзя, чтобы отдел продаж обещал больше, чем может произвести отдел производства.
Нарушение пропорций ведёт к «узким местам». Один элемент начинает тормозить всю систему. Дисбаланс вызывает перегрузку одних и недогрузку других, конфликты между подразделениями, невыполнение обязательств.
Задача менеджера — постоянно отслеживать баланс между разными частями организации. По мере роста организации пропорции нужно пересматривать.
Пример: в компании резко выросли продажи. Отдел продаж работает с перегрузкой, но получает большие премии. Отдел производства не справляется с объёмами, работает в авральном режиме, качество падает, сотрудники недовольны, что их премии меньше. Нарушение пропорций между отделами продаж и производства ведёт к конфликту и падению качества.
5. ЗАКОН НАИМЕНЬШИХ
Закон наименьших: общая производительность системы определяется самым слабым (узким) звеном.
Простыми словами: цепочка настолько прочна, насколько прочно её самое слабое звено. Как бы мы ни усиливали другие звенья, общая производительность не увеличится, пока не будет усилено слабое место.
Этот закон известен также как принцип «бутылочного горлышка». Узкое место ограничивает пропускную способность всей системы. Усиление любого другого элемента не даст эффекта, пока не будет расширено узкое место.
Задача менеджера — найти узкое место и сосредоточить усилия на его расширении. Часто менеджеры пытаются усиливать всё подряд, распыляя ресурсы. Но гораздо эффективнее сначала найти самое слабое звено, усилить его, потом найти следующее, и так далее.
Пример: на производственной линии три станка. Первый станок обрабатывает 100 деталей в час, второй — 80 деталей в час, третий — 120 деталей в час. Общая производительность линии — 80 деталей в час, потому что второй станок — узкое место. Улучшать первый или третий станок бесполезно — общая производительность не вырастет. Нужно улучшать второй станок.
6. ЗАКОН САМОСОХРАНЕНИЯ
Закон самосохранения: любая организация стремится сохранить свою целостность и стабильность, сопротивляясь изменениям, которые угрожают её существованию.
Простыми словами: организация не любит перемен. Она будет сопротивляться изменениям, даже если эти изменения объективно полезны. Это естественная защитная реакция.
Сопротивление изменениям проявляется по-разному: сотрудники саботируют новые процедуры, менеджеры затягивают внедрение, находятся тысячи причин, почему «это не сработает». Это не потому, что люди плохие. Это потому, что любая система стремится к стабильности.
Для менеджера это означает: внедряя изменения, нужно учитывать сопротивление. Недостаточно издать приказ. Нужно объяснять, вовлекать, обучать, создавать «критическую массу» сторонников изменений, внедрять изменения постепенно, показывать быстрые победы.
Пример: компания внедряет новую IT-систему. Сотрудники сопротивляются: «старая система работала, новая непонятна, зачем менять?». Проект срывается. А нужно было: сначала объяснить зачем (старая система устарела, небезопасна), обучить сотрудников, назначить «чемпионов» изменений, внедрять поэтапно, показывать преимущества.
7. ЗАКОН ИНФОРМИРОВАННОСТИ
Закон информированности: в организации не может быть больше порядка, чем у менеджеров есть информации.
Простыми словами: нельзя управлять тем, чего не знаешь. Если менеджер не имеет полной, достоверной и своевременной информации, его решения будут ошибочными. Информация — основа управления.
Чем лучше менеджеры информированы, тем более упорядоченной и эффективной может быть организация. Недостаток информации ведёт к хаосу, принятию решений на основе слухов и домыслов, конфликтам.
Задача менеджера — создавать системы сбора, обработки и передачи информации. Информация должна быть доступной, понятной, достоверной, своевременной.
Пример: в компании нет нормальной системы учёта запасов. Менеджер по закупкам не знает, сколько товара на складе. Он заказывает «на глаз» — то слишком много, то слишком мало. Издержки растут, клиенты недовольны. Если бы у менеджера была точная информация о запасах, он мог бы принимать правильные решения.
8. ПРИЗНАКИ ОРГАНИЗАЦИИ
Чтобы группу людей можно было назвать организацией, она должна обладать определёнными признаками. Выделяют четыре основных признака.
ПЕРВЫЙ ПРИЗНАК — НАЛИЧИЕ ОБЩЕЙ ЦЕЛИ.
У организации есть цель (или система целей), которую она стремится достичь. Эта цель объединяет участников организации. У коммерческой организации цель — получение прибыли. У некоммерческой — реализация социальной миссии. Без общей цели группа распадается.
ВТОРОЙ ПРИЗНАК — НАЛИЧИЕ СТРУКТУРЫ.
В организации есть формальные отношения между людьми: кто кому подчиняется, кто за что отвечает, кто с кем взаимодействует. Есть должности, отделы, уровни управления. Без структуры организация превращается в хаос.
ТРЕТИЙ ПРИЗНАК — НАЛИЧИЕ УПРАВЛЕНИЯ (КООРДИНАЦИИ).
В организации есть люди (менеджеры), которые сознательно координируют деятельность других людей. Они ставят задачи, распределяют ресурсы, контролируют выполнение.
ЧЕТВЁРТЫЙ ПРИЗНАК — НАЛИЧИЕ ГРАНИЦ.
Организация отделена от внешней среды. Есть люди, которые являются членами организации (сотрудники), и люди, которые не являются. Есть ресурсы, принадлежащие организации, и ресурсы, ей не принадлежащие. Границы могут быть юридическими (устав, регистрация) и организационными (правила приёма на работу).
9. КЛЮЧЕВЫЕ ВЫВОДЫ
1. Законы организации — это объективные устойчивые связи, проявляющиеся независимо от воли людей. Их нельзя отменить приказом, можно только познать и использовать. Игнорирование законов ведёт к снижению эффективности и разрушению организации.
2. Закон синергии: совместная работа может давать положительный эффект (2+2=5) или отрицательный (2+2=3). Задача менеджера — создавать условия для положительной синергии.
3. Закон дополнения (эмерджентности): организация обладает свойствами, которых нет у её отдельных частей. Нельзя судить об организации по её частям — нужно смотреть на систему в целом.
4. Закон пропорциональности: эффективность организации зависит от соблюдения пропорций между её элементами. Нарушение пропорций ведёт к дисбалансу, перегрузкам и конфликтам.
5. Закон наименьших: общая производительность определяется самым слабым звеном (узким местом). Усилия нужно концентрировать на расширении узких мест, а не распылять на всё подряд.
6. Закон самосохранения: организация сопротивляется изменениям, угрожающим её стабильности. Внедряя изменения, нужно учитывать сопротивление и специально работать с ним.
7. Закон информированности: порядок в организации не может быть выше, чем уровень информированности менеджеров. Информация — основа управления.
8. Признаки организации: наличие общей цели, наличие структуры, наличие управления (координации), наличие границ. Если хотя бы один признак отсутствует — перед нами не организация, а просто группа людей.