1. ПОНЯТИЕ ПЛАНИРОВАНИЯ
Планирование — это процесс определения целей организации и путей их достижения, а также распределения ресурсов, необходимых для реализации планов.
Простыми словами: планирование — это ответ на три вопроса.
Первый вопрос: ГДЕ МЫ СЕЙЧАС? Это анализ текущей ситуации: какие у нас ресурсы, какая доля рынка, какие сильные и слабые стороны, какие возможности и угрозы.
Второй вопрос: КУДА МЫ ХОТИМ ПРИЙТИ? Это постановка целей: какой объём продаж, какую долю рынка, какую прибыль, через какой срок.
Третий вопрос: КАК МЫ ТУДА ПОПАДЁМ? Это разработка способов достижения целей: какие шаги предпринять, в какой последовательности, какие ресурсы использовать, кто за что отвечает.
Планирование — это первая функция менеджмента. Сначала нужно спланировать, потом организовать, потом мотивировать, потом контролировать. Без плана организация похожа на корабль без штурвала: куда ветер подует, туда и поплывёт.
2. ПРИНЦИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ
Чтобы планирование было эффективным, оно должно соответствовать определённым принципам.
ПЕРВЫЙ ПРИНЦИП — ЕДИНСТВО. Планы организации должны быть согласованы между собой. Нельзя, чтобы план отдела продаж противоречил плану производства, а план производства — плану закупок. Все планы должны быть частями единого общего плана. Достигается это через разработку общей стратегии и последующую её декомпозицию на планы подразделений.
ВТОРОЙ ПРИНЦИП — УЧАСТИЕ. В планировании должны участвовать те, кто будет выполнять планы. Если план разработан без участия исполнителей, они его не поймут и не примут. Участие повышает качество плана (исполнители знают детали, которые могут не знать руководители) и облегчает реализацию (люди больше верят в то, что сами создали).
ТРЕТИЙ ПРИНЦИП — НЕПРЕРЫВНОСТЬ. Планирование — это не одноразовое событие, а непрерывный процесс. Внешняя среда меняется, появляются новые возможности и угрозы, поэтому планы нужно постоянно пересматривать и корректировать. Старое планирование: сделали план на год — и забыли. Современное планирование: план живёт и меняется вместе с реальностью.
ЧЕТВЁРТЫЙ ПРИНЦИП — ГИБКОСТЬ. Планы должны иметь возможность корректироваться. Для этого в планы закладываются резервы (время, деньги, ресурсы) и разрабатываются запасные варианты (план Б на случай, если план А не сработает).
ПЯТЫЙ ПРИНЦИП — ТОЧНОСТЬ. Планы должны быть настолько точными, насколько это возможно с учётом неопределённости. Долгосрочные планы менее точны, чем краткосрочные. План на год точнее, чем план на пять лет. План на месяц точнее, чем план на год.
ШЕСТОЙ ПРИНЦИП — ОБОСНОВАННОСТЬ. Планы должны основываться на фактах и анализе, а не на интуиции и желаниях. Использование данных о рынке, конкурентах, ресурсах, прогнозах повышает обоснованность планов.
СЕДЬМОЙ ПРИНЦИП — ЭФФЕКТИВНОСТЬ. Затраты на планирование не должны превышать выгоду от его результатов. Не нужно месяцами разрабатывать детальный план, который с высокой вероятностью изменится в первый же день. Планирование должно быть соразмерно масштабу задач и уровню неопределённости.
3. ВИДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ
Планирование классифицируется по разным признакам.
ПО ВРЕМЕННОМУ ГОРИЗОНТУ.
Долгосрочное планирование — на 3-5 лет и более. Определяет стратегические цели и направления развития. Менее детальное, более обобщённое. Содержит значительную долю неопределённости.
Среднесрочное планирование — на 1-3 года. Детализирует стратегические планы, распределяет ресурсы по направлениям. Более конкретное, чем долгосрочное.
Краткосрочное планирование — на месяц, квартал, год. Самые детальные планы, конкретные задания для подразделений и сотрудников, бюджеты, графики.
ПО ОБЪЕКТУ ПЛАНИРОВАНИЯ.
Стратегическое планирование — определяет миссию, цели и стратегию организации в целом. Ответы на вопросы: в каком бизнесе мы находимся? куда движемся? какими будем через 5 лет?
Тактическое планирование — определяет, как реализовать стратегию на уровне подразделений. Ответы на вопросы: что конкретно нужно сделать в этом квартале? кому поручить? сколько денег выделить?
Оперативное планирование — определяет конкретные действия на короткий период. Ответы на вопросы: что делать завтра? кто дежурит в субботу? сколько единиц продукции выпустить в смену?
ПО ОБЛАСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ.
Планирование производства — что и сколько производить, какое оборудование использовать, какой персонал нужен.
Планирование продаж — сколько и чего продать, кому, по какой цене, через какие каналы.
Планирование закупок — что, сколько и у кого закупить, когда, по какой цене.
Финансовое планирование — бюджеты, прогнозы доходов и расходов, планы инвестиций, управление денежными потоками.
Кадровое планирование — сколько и каких сотрудников нужно, когда нанимать, как обучать, как развивать.
4. УРОВНИ ПЛАНИРОВАНИЯ
В организации планирование осуществляется на разных уровнях. Каждый уровень имеет свои задачи и горизонты.
ВЫСШЕЕ РУКОВОДСТВО. Разрабатывает стратегические планы: миссию, цели на 3-5 лет, направления развития, крупные инвестиционные проекты. Результат: стратегия, бизнес-план, бюджет на год.
СРЕДНЕЕ ЗВЕНО (начальники департаментов, филиалов). Разрабатывает тактические планы: как реализовать стратегию в своём подразделении, планы на квартал, распределение ресурсов. Результат: планы отделов, бюджеты подразделений, графики проектов.
НИЗОВОЕ ЗВЕНО (начальники участков, мастера, бригадиры). Разрабатывает оперативные планы: что делать завтра, на неделю, сменные задания, графики работы. Результат: сменные задания, графики, наряды.
5. ЭТАПЫ ПРОЦЕССА ПЛАНИРОВАНИЯ
Процесс планирования включает несколько последовательных этапов.
ПЕРВЫЙ ЭТАП — ОПРЕДЕЛЕНИЕ МИССИИ И ЦЕЛЕЙ. Что мы делаем? Для кого? Зачем? Чего хотим достичь? Миссия даёт смысл существованию организации, цели делают миссию измеримой.
ВТОРОЙ ЭТАП — АНАЛИЗ СРЕДЫ (SWOT-анализ). Что происходит во внешней среде? Какие у нас сильные и слабые стороны? Какие возможности и угрозы? Без анализа среды планы будут оторваны от реальности.
ТРЕТИЙ ЭТАП — РАЗРАБОТКА СТРАТЕГИИ. Как мы будем достигать целей? Какие конкурентные преимущества будем использовать? Стратегия — это генеральный план действий.
ЧЕТВЁРТЫЙ ЭТАП — РАЗРАБОТКА ПЛАНОВ И ПРОГРАММ. Детализация стратегии до конкретных планов. Кто, что, когда, сколько, с какими ресурсами должен сделать.
ПЯТЫЙ ЭТАП — БЮДЖЕТИРОВАНИЕ. Составление бюджетов: сколько денег потребуется на реализацию планов, откуда их взять. Бюджет — это план в денежном выражении.
ШЕСТОЙ ЭТАП — ДОВЕДЕНИЕ ПЛАНОВ ДО ИСПОЛНИТЕЛЕЙ. Планы должны быть известны тем, кто будет их выполнять. Нельзя хранить планы в сейфе.
СЕДЬМОЙ ЭТАП — КОНТРОЛЬ И КОРРЕКТИРОВКА. Отслеживание выполнения планов, анализ отклонений, корректировка планов при необходимости.
6. БЮДЖЕТИРОВАНИЕ КАК ИНСТРУМЕНТ ПЛАНИРОВАНИЯ
Бюджетирование — это часть процесса планирования, связанная с финансовым обеспечением планов.
Бюджет — это план в денежном выражении, который показывает ожидаемые доходы и расходы, поступление и использование денежных средств.
Виды бюджетов.
Бюджет доходов и расходов (БДР) — прогноз выручки, себестоимости, прибыли.
Бюджет движения денежных средств (БДДС) — прогноз поступления и выплаты денег (когда и сколько денег придёт и уйдёт).
Бюджет по балансовому листу — прогноз активов, обязательств и капитала.
Бюджетирование решает несколько задач.
- Планирование — переводит натуральные планы в деньги.
- Координация — согласовывает финансовые потоки разных подразделений.
- Контроль — позволяет сравнивать фактические доходы и расходы с плановыми.
7. ПРЕПЯТСТВИЯ ЭФФЕКТИВНОМУ ПЛАНИРОВАНИЮ
На практике планирование часто сталкивается с проблемами.
НЕПОЛНАЯ ИЛИ НЕТОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ. Прогнозы ошибаются, рынок меняется, конкуренты не дремлют. План, основанный на неточных данных, обречён.
СОПРОТИВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛА. Люди не любят изменений и не всегда понимают необходимость планирования. Они могут саботировать выполнение планов, если не чувствуют причастности к их разработке.
СЛОЖНОСТЬ КООРДИНАЦИИ. В крупных организациях много подразделений, и согласовать их планы бывает очень трудно. У каждого отдела своё видение и свои приоритеты.
ЖЁСТКОСТЬ ПЛАНОВ. План, который не меняется, быстро устаревает. Но частые изменения тоже вредны — люди перестают верить в планы.
ВЫСОКИЕ ЗАТРАТЫ НА ПЛАНИРОВАНИЕ. Планирование требует времени, людей, денег. Иногда затраты на планирование превышают выгоду.
8. КЛЮЧЕВЫЕ ВЫВОДЫ
1. Планирование — это процесс определения целей и путей их достижения. Это первая и важнейшая функция менеджмента. Планирование отвечает на три вопроса: где мы сейчас? куда хотим прийти? как туда попадём?
2. Принципы планирования: единство (все планы согласованы), участие (исполнители участвуют в разработке), непрерывность (планирование — постоянный процесс), гибкость (планы можно корректировать), точность (насколько возможно), обоснованность (на основе фактов), эффективность (выгода больше затрат).
3. Виды планирования: по времени (долгосрочное, среднесрочное, краткосрочное), по объекту (стратегическое, тактическое, оперативное), по области (производство, продажи, закупки, финансы, кадры).
4. Уровни планирования: высшее руководство (стратегия), среднее звено (тактика), низовое звено (оперативные планы).
5. Этапы планирования: определение миссии и целей → анализ среды (SWOT) → разработка стратегии → разработка планов и программ → бюджетирование → доведение до исполнителей → контроль и корректировка.
6. Бюджетирование — это финансовое планирование. Бюджет — план в деньгах. Бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, бюджет по балансовому листу.
7. Препятствия планирования: неточная информация, сопротивление персонала, сложность координации, жёсткость планов, высокие затраты.
8. План без действий бесполезен. Действия без плана опасны. Планирование не гарантирует успеха, но без планирования успех практически невозможен.