«Занять до конца месяца» – эта фраза в этой компании звучала каждые 4–6 недель. Не потому что бизнес был убыточным. А потому что деньги были – но не сейчас.
Строительная компания, отделочные работы и общестрой. Выручка 140 млн в год. Семь объектов одновременно. И хроническая нехватка денег в конкретные дни месяца – при том что годовой итог всегда был в плюсе.
Разберу что такое платежный календарь, зачем он нужен, и как конкретно эта компания с его помощью перестала занимать.
Что такое платежный календарь и зачем он нужен
Платежный календарь – это таблица где по датам расписаны все входящие и исходящие платежи на ближайшие 4–8 недель. Не за год, не за квартал – именно на ближайшие недели.
Его задача одна: показать заранее – когда на счете будет минус. Чтобы успеть что-то сделать до того как он случится.
Кассовый разрыв почти никогда не приходит неожиданно. Он приходит неожиданно только для тех кто не смотрит на нужные цифры заранее. Платежный календарь – это и есть «смотреть заранее».
Почему у этой компании постоянно не хватало денег
Когда начали разбирать – нашли три структурные причины.
Причина 1. Авансы от заказчиков приходили неравномерно.
Большинство договоров предусматривали аванс 30% при подписании и 70% по завершении этапа. Этапы завершались когда завершались – иногда совпадали, иногда нет. Предсказать когда придут деньги никто не пытался.
Причина 2. Зарплата, аренда и налоги – в одну неделю.
5-го числа – аванс по зарплате. 15-го – основная зарплата. 20-го – НДС и страховые взносы. 25-го – аренда офиса и склада. Четыре крупных платежа в течение 20 дней, все в первой половине месяца. Поступления – когда придут.
Причина 3. Субподрядчики требовали оплату по факту – не по графику.
Если субподрядчик закончил работу в среду – он звонил в четверг и просил деньги «сегодня-завтра». Компания платила срочно – потому что боялась потерять исполнителя. Это выбивало любой прогноз.
Как строился платежный календарь
Начали с простого: внесли в таблицу все известные платежи на 6 недель вперед. Не планируемые – а договорные. То есть те по которым есть конкретные обязательства.
Входящие – по каждому объекту: когда планируется завершение этапа, когда по договору заказчик обязан заплатить, какая сумма. Если дата размытая – ставили консервативный прогноз плюс 7 дней к обещанному сроку.
Исходящие – все обязательные платежи: зарплата по датам, налоги по календарю, аренда, кредитные платежи, плановые закупки материалов под объекты.
Когда таблица заполнилась – сразу стало видно: 8-го и 22-го числа каждого месяца образуется дефицит. Не случайный – структурный. Каждый месяц, из месяца в месяц.
Что изменили
Шаг 1. Пересмотрели условия с субподрядчиками.
Ввели фиксированные даты оплаты – 10-е и 25-е числа. Субподрядчики которые работали давно – согласились. Новым объяснили условия на старте. Срочных внеплановых выплат стало в три раза меньше.
Шаг 2. Договорились с двумя заказчиками о промежуточных платежах.
Вместо «аванс 30% + финал» – добавили промежуточный платеж по выполнении 50% работ. Это сдвинуло входящие платежи ближе к середине месяца – туда где был провал.
Шаг 3. Открыли кредитную линию на 3 млн как страховку.
Не для постоянного использования – а как буфер на случай если что-то пойдет не по плану. Обходится дешевле чем срочные займы у партнеров.
Через два месяца: последний раз занимали деньги у партнеров восемь месяцев назад. Платежный календарь стал еженедельным – каждый понедельник обновляется и смотрится на планерке.
Как сделать платежный календарь за один вечер
Не нужна сложная программа. Нужен Excel или Google Таблицы и один вечер.
Шаг 1. Создайте таблицу: строки – недели на 6 недель вперед, столбцы – входящие, исходящие, остаток на счете.
Шаг 2. Внесите все исходящие с известными датами: зарплата, налоги, аренда, кредиты, плановые закупки.
Шаг 3. Внесите все входящие с реалистичными датами: не когда хотите получить, а когда реально придут исходя из договоров и истории.
Шаг 4. Посмотрите где остаток уходит в минус. Это и есть ваши кассовые разрывы – только теперь видные заранее.
У вас есть платежный календарь – или кассовые разрывы до сих пор приходят «неожиданно»?
Лидия Ткачева, основатель ФинШтаб. Больше разборов – в Telegram-канале ФинШтаб.