Сегодня обсудим, как правильно проставлять печать на документах по правилам документооборота.
Обязательность печати
Наличие печати сейчас является обязательным только в унитарных предприятиях, а также в государственных и муниципальных учреждениях.
Для остальных организаций (общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества, некоммерческие организации), а также индивидуальных предпринимателей наличие печати не является обязательным. Они могут заверять документы только подписью руководителя или другого должностного лица.
Эти организации, а также ИП вправе сами решать, использовать печать или нет. Если организация желает иметь печать, то информация об использовании печати должна быть указана в ее уставе.
Даже если организация использует печать, ее требуется проставлять не во всех документах, а только в случаях, предусмотренных законом, которых не так много:
- Трудовые книжки (Порядок их ведения утвержден приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н);
- Доверенности, выдаваемые организацией представителю для участия в судебном или исполнительном производстве (ч. 5 ст. 61 АПК РФ, ч. 3 ст. 53 ГПК РФ, ч. 2 ст. 54 ФЗ «Об исполнительном производстве»);
- Акт о несчастном случае на производстве (ст. 230 Трудового Кодекса РФ);
- Копии учредительных документов, представляемых в Росреестр (ч. 9 ст. 18 ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»);
- Журнал учета проверок (ч. 10 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ);
- Приходный кассовый ордер № КО-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88);
Если же законом не предусмотрено проставление печати на том или ином документе, то организация, имеющая печать, не обязана ее проставлять и может заверить документ лишь подписью.
Так, по действующему законодательству не требуют проставления печати договоры, первичные документы, письма, доверенности, приказы, претензии, акты и многие другие документы, на которые все равно в практике ставят печати.
Правила проставления печати
Тем не менее использование печати распространенно повсеместно. На практике печатью заверяют практически любые документы. Печатью можно заверить как подпись руководителя, так и другого должностного лица на документах.
Правила проставления печати предусмотрены Национальным стандартом РФ - ГОСТ Р 7.0.97-2025. Данный стандарт регулирует правила документооборота в организациях.
Итак, при проставлении печати на документах действуют следующие правила:
1. Печать проставляется либо на свободном от текста месте либо захватывая часть наименования должности.
При этом должны оставаться видны имеющиеся на печати надписи и изображения.
2. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ.
3. Допускается обозначать место для печати на документе отметкой "МП" ("Место печати").
Юридическое значение
Если организация использует печать, то она обязана проставлять печать на документах в случаях, предусмотренных законом.
Нарушения правил проставления печати (если поставить печать не в том месте) не повлечет негативных юридических последствий для организации.
Если же в подобных случаях печать отсутствует - такой документ будет юридически недействительным.