Электронный путевой лист в 1С — это цифровая форма документа, который используется для фиксации данных о рейсе, транспортном средстве, водителе, маршруте, показаниях одометра, а также результатах медицинского осмотра и технического контроля.
С марта 2023 года электронный формат путевого листа утверждён приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Такой документ имеет юридическую силу и может использоваться наравне с бумажным путевым листом.
Что такое электронный путевой лист в 1С и для чего он нужен
Путевой лист относится к первичным документам, которые применяются для учёта работы транспортного средства и контроля действий водителя. Основание — п. 14 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта».
С 11 марта 2023 года путевой лист разрешено оформлять в электронном виде. Это предусмотрено п. 9 приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390.
Электронный путевой лист может оформляться на транспорт, который находится в собственности компании или используется по договору аренды. Документ применяется как для перевозки грузов, так и для служебных поездок организации или индивидуального предпринимателя.
Ответственность за отсутствие путевого листа
Размер штрафа зависит от того, кто допустил нарушение: водитель, должностное лицо или юридическое лицо.
Для водителя отсутствие путевого листа квалифицируется по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. Санкция — предупреждение или штраф 500 рублей.
Для должностного лица применяется ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ. Размер штрафа может составлять до 30 000 рублей.
Для юридического лица также применяется ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ. Санкция начинается от 5 000 рублей.
Инспектор ГИБДД может привлечь к ответственности не только при полном отсутствии путевого листа, но и при ошибках в его оформлении.
Если путевые листы связаны с учётом материально ответственных лиц, срок их хранения составляет 5 лет.
Почему компании переходят на электронные путевые листы
Бумажные путевые листы требуют большого объёма ручного заполнения. Это повышает вероятность ошибок, потери документов и некорректного отражения данных. В результате у компании увеличиваются трудозатраты и появляются дополнительные риски при проверках.
Электронный формат позволяет автоматизировать заполнение данных о транспортном средстве, водителе, медицинском осмотре и техническом контроле. Часть сведений подтягивается из учётной системы, поэтому сотрудникам не нужно вручную дублировать одну и ту же информацию в разных документах.
Электронный путевой лист также можно связать с бухгалтерскими системами, учётом ГСМ и GPS-мониторингом. Это упрощает документооборот, снижает количество ручных операций и помогает контролировать транспортные расходы.
Автоматизация учёта путевых листов в 1С
В 1С работа с путевыми листами организуется через электронный документооборот и государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Обмен выполняется через оператора, включённого в реестр Минтранса. В 2022 году фирма «1С» совместно с АО «Калуга Астрал» запустила сервис 1С-ЭПД для работы с электронными перевозочными документами.
Настройка путевого листа
Перед оформлением электронных путевых листов необходимо подключить учётную систему к сервису 1С-ЭДО. Без этого отправка и получение электронных перевозочных документов невозможны.
После подключения настройка выполняется в несколько шагов:
- Открыть раздел НСИ и администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами → Настройки ЭДО.
- Выбрать настройку ЭДО для нужного контрагента.
- В форме Настройки отправки документов установить флаги напротив строк:
«Электронный путевой лист»;
«Электронный заказ (заявка)»;
«Электронный договор фрахтования».
Проверка новых электронных документов в 1С-ЭДО выполняется автоматически каждые 30 минут. При необходимости этот интервал можно изменить в настройках.
Все электронные перевозочные документы отображаются в разделе Продажи → Электронные перевозочные документы.
Создание путевого листа
Новый электронный путевой лист создаёт оформитель — собственник или арендатор транспортного средства. В документ вносятся сведения о предстоящей поездке:
- вид перевозки и транспортного сообщения;
- данные транспортного средства и водителя;
- сведения об оформителе и его статусе;
- информация об ответственных за медосмотр и технический контроль;
- данные штатных сотрудников или сторонних организаций, которые участвуют в процессе.
Если медицинский осмотр или технический контроль выполняет сторонняя организация, её выбирают из справочника контрагентов. Для таких участников предварительно настраивают ЭДО.
После заполнения документа оформитель передаёт сведения другим участникам обмена через кнопку Отправить.
При отправке файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Оператор проверяет подпись и передаёт данные в ГИС ЭПД.
Электронные путевые листы в 1С:ERP: порядок оформления
Работа с электронными путевыми листами поддерживается в 1С:ERP начиная с версии 2.5.12.95. Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 25.03.2023 № 476.
Документооборот электронного путевого листа в 1С:ERP состоит из шести последовательных этапов. Эти этапы называются титулами.
Этап 1. Оформление
На первом этапе заполняются основные сведения о рейсе:
- транспортное средство;
- водитель;
- маршрут;
- вид перевозки;
- участники процесса;
- сведения о медицинском осмотре и техническом контроле.
Также указывается, кто будет проводить медосмотр и технический контроль транспортного средства.
Этап 2. Предрейсовый медицинский осмотр
Медицинский работник фиксирует результат осмотра и время его проведения.
Если путевой лист оформляется на нескольких водителей, данные вводятся по каждому водителю отдельно.
При отрицательном результате выбирается статус Медосмотр не пройден и указывается причина.
Этап 3. Технический контроль транспортного средства
Ответственный специалист вносит время проведения технического контроля, а также дату и время выпуска транспортного средства на линию.
В документе фиксируется отметка о разрешении или запрете выезда.
Этап 4. Показания одометра при выезде
После заполнения данных ответственный сотрудник запрашивает QR-код из ГИС ЭПД.
QR-код можно отправить водителю из программы по электронной почте или передать через мессенджер.
Этап 5. Показания одометра при заезде
После возвращения транспортного средства в документ вносятся:
- признак окончания рейса;
- время заезда;
- итоговые показания одометра.
Этап 6. Послерейсовый медицинский осмотр
Послерейсовый медосмотр обязателен для пассажирских перевозок.
Для грузовых перевозок тумблер Послерейсовый осмотр переводится в положение Обязателен вручную, если такой осмотр предусмотрен.
По мере заполнения этапов пиктограммы навигации в программе окрашиваются в жёлтый цвет. Это означает, что сведения переданы всем участникам обмена.
Статусы отправленных титулов отображаются в списке электронных путевых листов в графе Состояние ЭДО.
Внедрение электронных путевых листов в 1С:ERP
Чтобы начать работу с электронными путевыми листами в 1С:ERP, компании необходимо:
- подключить 1С-ЭДО и 1С-ЭПД;
- настроить обмен через ГИС ЭПД;
- проверить маршруты подписания;
- настроить работу с электронными подписями;
- протестировать передачу данных между участниками документооборота.
После настройки организация сможет оформлять путевые листы в электронном виде по утверждённому формату, уменьшить объём ручной работы и снизить риск штрафов из-за ошибок в документах.
Модуль «Путевой лист» для 1С:ERP
Типовой функционал 1С:ERP закрывает базовые задачи электронного документооборота. Однако компаниям с собственным автопарком часто требуется не только оформление электронных документов, но и детальный учёт ГСМ, расчёт топлива по нормативам и расширенная аналитика.
Для таких задач используется специализированный модуль «Путевой лист» для 1С:ERP.
Модуль совместим с конфигурацией 1С:ERP Управление предприятием 2, начиная с версии 2.5.20.80. Он поставляется как расширение .cfe, поэтому не требует изменения типовой конфигурации.
Возможности модуля
Модуль «Путевой лист» расширяет возможности транспортного учёта в 1С ерп и позволяет автоматизировать следующие операции:
- работа с формами путевых листов 4-П, 4-С и специальными формами для грузового и спецтранспорта;
- автоматический расчёт нормативного расхода топлива по формулам Минтранса № АМ-23-р;
- применение сезонных, дорожных и климатических поправочных коэффициентов;
- учёт нескольких видов топлива или топливной смеси для одного транспортного средства;
- использование кнопки Расход топлива и журнала путевых листов с фильтрами по водителю, транспортному средству и периоду;
- автоматический перерасчёт пробега и расхода топлива при внесении исправлений задним числом;
- массовое создание путевых листов;
- заполнение путевых листов по шаблонам.
Этапы настройки модуля
Настройка модуля выполняется последовательно. Каждый этап связан с отдельной операцией в системе.
1. Настройка видов движения топлива
В справочнике Виды движения задаются статьи прихода и расхода ГСМ, которые затем используются для отражения операций в бухгалтерском учёте.
2. Создание карточки транспортного средства
В карточке транспортного средства указываются:
- государственный номер или VIN;
- модель;
- тип кузова;
- тип топлива;
- норма расхода на 100 км;
- ответственный водитель;
- гаражный номер.
3. Заполнение вкладки «Показатели нормы топлива»
На вкладке Показатели нормы топлива вносятся данные о маршруте, норме расхода топлива, поправочных коэффициентах и загрузке транспорта.
4. Формирование журнала путевых листов
На вкладке Журнал с помощью кнопки Расход топлива формируется сводный отчёт по расходу топлива за выбранный период.
5. Расчёт ГСМ
Функция Расчёт ГСМ используется для пересчёта пробега и топлива при изменении данных в документах.
Сравнение типового функционала 1С:ERP и модуля «Путевой лист»
Типовой функционал 1С:ERP позволяет работать с электронными путевыми листами по формату ФНС начиная с версии 2.5.12.95. Передача данных в ГИС ЭПД также поддерживается в типовой конфигурации.
Однако возможности типового функционала ограничены, если компании требуется детальный учёт ГСМ. Расчёт расхода топлива по нормам Минтранса, применение поправочных коэффициентов, учёт нескольких видов топлива и массовое создание путевых листов по шаблонам в типовой 1С:ERP не предусмотрены.
Модуль «Путевой лист» расширяет эти возможности. Он поддерживает электронный путевой лист по формату ФНС, передачу данных в ГИС ЭПД, расчёт расхода ГСМ по нормам Минтранса, работу с поправочными коэффициентами и учёт нескольких видов топлива. Также модуль позволяет массово создавать путевые листы по шаблонам и использовать журнал путевых листов с фильтрами по водителю, транспортному средству и периоду.
Таким образом, типовая 1С:ERP подходит для базового оформления электронных путевых листов, а модуль «Путевой лист» нужен компаниям, которым требуется расширенный транспортный учёт, контроль топлива и более детальная аналитика по автопарку.
Когда достаточно типового функционала, а когда нужен модуль
Если компания использует один-два автомобиля и ведёт транспортный учёт нерегулярно, возможностей типового функционала 1С:ERP обычно достаточно.
Если у организации есть собственный автопарк от пяти машин и требуется точный расчёт топлива по формулам Минтранса, специализированный модуль может быть оправдан уже в первый месяц эксплуатации.
Он помогает сократить ручной ввод, точнее учитывать ГСМ и быстрее получать данные по путевым листам.