Обычно сотрудник после командировки собирает чеки, заполняет таблицу, распечатывает документы, везёт их в главный офис или отправляет курьером. Бухгалтер получает всё это, вручную вбивает цифры в 1С, согласующий менеджер где-то подписывает, кто-то что-то пренепременно теряет.
В итоге у нас есть недовольный сотрудник, который хочет вытрясти свои деньги, вложенные в общее дело фирмы обратно, уставшая бухгалтерия и суммы, которые возвращаются с задержкой.
Мы с коллегами посидели, подумали и предложили способ решения этой проблемы. Речь идёт про продукт ЕВИОН: Авансовые отчёты которое нужно именно для того, чтобы разорвать этот порочный круг.
Что это такое
ЕВИОН: Авансовые отчёты – это программа для автоматизации процесса подготовки, согласования и обработки авансовых отчётов с прямой загрузкой данных в 1С. Простыми словами – сотрудник заполняет отчёт в удобном веб-интерфейсе, прикладывает фотографии чеков прямо со смартфона, менеджер согласовывает онлайн и бухгалтерия проводит оплату. Это экономит нервы, а сотрудник может рассчитывать, что если он вложил собственные средства, то очень быстро получит их обратно.
Пять реальных преимуществ решения
1С остаётся нетронутой
Один из главных страхов при внедрении любого нового инструмента – «а не сломает ли это нашу 1С?». Переживания оправданы. Ремонт системы обойдётся очень дорого. Но с ЕВИОН этот страх беспочвенен. Решение поставляется как расширение, которое устанавливается без изменения типовой конфигурации и работает в режиме поддержки обновлений.
Это означает, что когда выходит очередное обновление 1С, вы его устанавливаете как обычно и всё продолжает работать. Никаких конфликтов, никаких «переписывание конфигурации под себя», никакой потери поддержки от разработчика. При этом само решение добавляется одной кнопкой в любую типовую конфигурацию и интеграция не может вызвать никаких проблем.
Сотрудникам не нужен доступ к 1С
Лицензии 1С стоят денег. Открывать доступ к учётной системе каждому менеджеру или сотруднику – это и дополнительные расходы, и риски безопасности, и необходимость обучения. Да и сотрудники не то, чтобы любят со всем этим связываться. У сотрудника интерес только один – верните деньги побыстрее.
ЕВИОН предлагает тут отдельное приложение с простым, интуитивным интерфейсом. Сотрудникам не нужно знать, как устроена 1С. Они просто создают отчёт, прикладывают документы и отправляют на согласование. Никаких проблем не возникнет.
Можно прямо с телефона
Мобильная версия решения дублирует все функции основного приложения. Это не упрощённая «читалка», а полноценный инструмент для работы.
Так что если сотрудник оплатил такси после встречи с клиентом, то прямо в машине он открывает приложение, фотографирует чек, добавляет комментарий голосом и отчёт готов. Не нужно ничего хранить и не нужно помнить об этом через неделю.
Это особенно ценно для компаний с удалёнными сотрудниками, филиальной структурой, выездным персоналом или частыми командировками.
Полная прозрачность согласования
Ни сотрудник, ни бухгалтер, ни менеджер больше не оказываются в ситуации «а где мой отчёт завис?». Каждый документ проходит через чётко выстроенный маршрут с отслеживаемыми статусами: создан → отправлен → утверждён → оплачен.
Быстро – не 2-3 дня, а 30 минут
Среднее время подготовки одного авансового отчёта в ЕВИОН составляет не более 30 минут, включая заполнение всех данных, добавление комментариев и прикрепление подтверждающих документов.
Этого удалось достичь за счёт простой формы с минимальным количеством обязательных полей, возможности загружать документы напрямую с телефона или компьютера и голосового ввода комментариев – без необходимости ничего набирать вручную.
Что говорят цифры
Красивые слова о «снижении нагрузки» и «ускорении процессов» ничего не стоят без конкретных данных. У ЕВИОН они уже есть.
Мы посчитали, что по результатам внедрения решения у одного из заказчиков — компании с 120 сотрудниками — за первые три месяца использования:
- обработано 287 документов;
- исключено 451 листа бумажных документов;
- сэкономлено 162 часа рабочего времени сотрудников.
В деньгах это выглядит так:
Доставка документов курьерами 35 630 ₽
Бумага и расходные материалы 2 526 ₽
Время бухгалтерии на сбор и обработку 71 385 ₽
Рабочее время сотрудников 168 859 ₽
Итого за 3 месяца 278 400 ₽
Вместо итога
ЕВИОН: Авансовые отчёты – это решение для компаний, которые устали тратить деньги и время на сложный процесс. Оно не ломает привычную инфраструктуру, не требует дорогостоящего внедрения и не заставляет переучивать сотрудников работе в 1С.
Больше информации доступно на страничке решения ЕВИОН: Авансовые отчёты.